Réf.
2022/UADPEDP/8024
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDDU
Date limite de candidature
03/07/2022 23:59
Contrat
Salarié
Durée
12 mois
Un.e assistant.e de projets e de projets (H/F)
Département Paix, stabilité, sécurité - P2S > Pôle Menaces globales et criminalité organisée
Mis en ligne le : 21/06/2022
TOUTES ZONES
FRANCE
PARIS
Description de la mission
SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, stabilité, sécurité / pôle Menaces Globales
Sous la supervision du Directeur du département, de son adjoint ainsi que du Responsable de pôle, le/la Assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financiers, juridiques et administratifs, les efforts en cours en vue d’accompagner la mise en œuvre des différents projets constitutifs du portefeuille de l’unité Sécurité Maritime. Au sein d’une unité de gestion fonctionnelle, il/elle travaillera aux côtés des chargés de projets techniques et opérationnels et des assistants de projets afin de répondre à leurs besoins opérationnels et les appuyer sur tout le volet financier et contractuel avec les experts et prestataires mobilisées dans le cadre des projets, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition, pour les différents projets du pôle.
Description du projet ou contexte
Volet contractuel :
- Appuyer l’ensemble de l’unité dans l’ensemble du processus de contractualisation : de la rédaction des contrats et des pièces de procédures à la signature et l’archivage des contrats (Dossier de Consultation des Entreprises, Contrat, PV de contractualisation, grille de sélections, circuit de signatures, archivages des pièces…)
- Intervient à différentes étapes de la procédure de consultation et contractualisation (Mise en ligne des offres sur les plateformes dédiées, enregistrements des dossiers dans l’ERP, archivages des pièces, tenue à jour des outils de suivi (plan de passation de marchés, tableaux de suivi de l’exécution de contrats.)
- Négociation des contrats simples avec les co-contractants (- 40 000 €) et suivi de l’exécution de ces contrats
- Participe aux processus d’audit des projets pour le volet contractuel
- Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…)
- Réalise la procédure de Due Diligence
- Appui au suivi administratif RH (formulaire de publication, contractualisation, avenants, rupture de contrat, gestion congés…) ;
Volet financier :
- Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement
- Renseigne dans le logiciel Atlas les Bons à Payer
- Archive les pièces comptables et les BAP
- Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables
- En collaboration avec les chargés de projet, renseigne les lignes budgétaires des dépenses dans Atlas
- Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie
- Renseigne le journal de dépenses et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc .)
- Procède au suivi des avances
- Réconcilie le journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle
- Participe aux exercices de clôtures comptables
- Apporte un appui dans la préparation des audits
- Apporte un soutien technique aux comptables terrain et aux assistants de projet qui passent des BAP
- Suit les demandes de trésorerie des comptables terrain
- Vérifie les journaux de caisse / banque des bureaux terrain
- Rédige des notes méthodologiques pour assurer une facturation en bonne et due forme de nos prestataires / experts
- Vérifie les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions
Profil souhaité
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
- Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages
- (plateforme etc…)
- Etre méthodique & organisé.e
- Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
- Réactivité face à aux urgences
- Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
- Disponibilité et sens du service
- Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe)
- Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
- Capacité à travailler en en équipe et à communiquer sur ces activités, prise d’initiative
Informations complémentaires
Lieu : Paris 40 boulevard de Port Royal – 75005 Paris
Type de contrat : CDDU 12 mois Rémunération :
Date de début : Juillet 2022
Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.