En juillet 2020, Expertise France s’est dotée d’une politique de suivi-évaluation. Cette politique vise à ancrer la culture du suivi-évaluation au sein de l’agence et cherche à garantir la qualité, l’efficacité et la redevabilité de ses interventions. Elle énonce les principes, standards et engagements minimaux en matière de suivi-évaluation auxquels se réfère l’agence. Le déploiement de la politique suivi-évaluation a démarré à l’automne 2020 et s’est renforcé et accéléré en 2021. La priorité a d’abord été donnée à la diffusion et l’utilisation généralisée des outils de pilotage (tableaux de bord pour le suivi des projets et des portefeuilles, météo de projet pour identifier les difficultés et des mesures correctives, modèles de plan de suivi-évaluation et élaboration d’un guide méthodologique, etc.). Afin d’ancrer la culture du suivi-évaluation au sein de l’agence, un effort particulier a été fait sur la sensibilisation et la formation des collaborateurs au suivi-évaluation.

En 2022, Expertise France souhaite mettre davantage l’accent sur la composante Evaluation et en a fait une priorité au sein de sa feuille de route portant sur les chantiers prioritaires de transformation de l’agence. Il s’agira plus particulièrement d’améliorer et d’harmoniser les pratiques des évaluations de projets gérées directement par l’agence à des fins d’apprentissage et d’amélioration de la qualité opérationnelle. Dans ce cadre, il y a une forte volonté de renforcer les capacités des équipes dans l’organisation et le pilotage des évaluations de projets, tant à mi-parcours que finales, avec une forte composante de renforcement de capacités. Et ce afin que les standards de qualité des évaluations soient respectés et que les résultats soient utiles aux équipes et validés par les bailleurs, avec une attention particulière pour l’AFD. En effet, depuis le 1^er Janvier 2022, Expertise France a officiellement intégré le groupe AFD. Une nouvelle politique de suivi-évaluation pour l’ensemble du groupe AFD est actuellement en cours d’élaboration, et devrait être finalisée en septembre 2022. Il s’agira donc de s’assurer que l’ensemble des outils et process développés en matière d’évaluation au sein d’EF puissent s’inscrire dans ce cadre et répondre aux objectifs et principes communément posés.

Afin de répondre à cet enjeu, l’unité SERA (Suivi-Evaluation-Redevabilités-Apprentissage) de l’agence a lancé le chantier EVA au dernier semestre 2021. En novembre 2021, un état des lieux des pratiques évaluatives au sein d’Expertise France a été mené sur un échantillon d’évaluations – intermédiaires et finales – pilotées par Expertise France entre 2020 et mi-2021. Il s’agissait de mesurer le niveau de qualité de ces évaluations et leur utilité. A partir des constats issus de cette analyse de la situation s’est tenu un atelier de co-construction de recommandations en mai 2022 avec les référents techniques SERA des départements thématiques sous la coordination de l’unité SERA de la direction des opérations. Il s’agissait de proposer des pistes d’interventions pour mieux répondre aux besoins identifiés en vue de rehausser les standards de qualités des évaluations menées par Expertise France.

 Constats et besoins                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                           

Sur le plan méthodologique, selon l’état des lieux, plusieurs défis sont à relever pour améliorer les pratiques d’évaluation :

• Les effets sur le plus long terme sont rarement évalués, et les aspects quantitatifs sont souvent plus mis en avant que les aspects qualitatifs dans les cadres logiques.
• La planification et le pilotage des évaluations ne sont pas suffisamment standardisés dans des délais pas toujours optimaux.
• La mobilisation des référents métiers n’est pas systématique ou adaptée aux besoins des projets, ou dans une temporalité adéquate.
• Le principe de pluralité et d’engagement des parties prenantes n’est pas toujours respecté – notamment dans l’élaboration des questions évaluatives - et l’implication des bénéficiaires finaux dans les évaluations reste faible. La restitution aux partenaires des projets hors bailleur n’est pas encore systématique.
• Le contrôle qualité est caractérisé par une absence de référentiel qu’il faudra mieux définir ; les rôles et responsabilités ainsi que les processus à chaque étape doivent être davantage spécifiés ; enfin les ressources doivent être mieux identifiées.
• Les termes de référence des évaluations et les livrables attendus (note de cadrage, outils de collecte, rapports intermédiaires et finaux) ne sont pas encore suffisamment harmonisés et maitrisés par les équipes.
• Les évaluations sont encore peu utilisées à des fins d’apprentissage, et l’absence fréquente d’un suivi systématique et régulier des recommandations des évaluations limite leurs retombées stratégiques et opérationnelles.

De ces constats, il émane des recommandations visant notamment à consolider les bonnes pratiques en matière d’évaluation et à créer des process et des outils adaptés, pour :

1. rendre la gestion de chaque phase de l’évaluation plus efficace ;
2. améliorer la qualité des évaluations, tant au niveau des process, que des méthodologies employées et des livrables réceptionnés ; et
3. encourager les équipes chez Expertise France à capitaliser les constats et les leçons tirées à partir des évaluations menées, et opérationnaliser les recommandations issues des évaluations pour un meilleur apprentissage opérationnel et organisationnel.

Il a été jugé nécessaire qu'Expertise France puisse disposer d'une note méthodologique sur l’évaluation de projets accompagnéé d'une boîte à outils d’évaluation, personnalisés pour l'agence, se basant sur les expériences et les besoins des équipes opérationnelles au siège et sur le terrain, et inspiré par un benchmarking des standards, normes et bonnes pratiques d'autres organisations en matière d’évaluation.

L’état des lieux et les recommandations de l’atelier de co-construction ainsi qu’un premier recueil des outils d’évaluation utilisés par les collaborateurs chez Expertise France, et le guide de suivi-évaluation interne à l’agence seront mis à la disposition du prestataire de services.