Dans le cadre de ses fonctions, le/la chargé.e de projets Admin/finance sera l’interlocuteur/trice privilégié.e de la Coordinatrice Administrative et Financière du Département.

Par ailleurs le/la CP travaillera en étroite collaboration avec les Assistants de projet Administratif et Financier de l’unité qu’il encadrera.

MISSIONS : Les principales missions confiées au/à la chargé.e de projet admin/finance sont les suivantes :

Planification budgétaire et reporting interne :

En étroite collaboration avec les équipes projet :

• Planification budgétaire annuelle
• Suivi et mise à jour de la planification budgétaire à travers les trois exercices internes de l’agence : Budget Initial / Budget révisé / Prévisions d’atterrissage
• Suivi mensuel de l’exécution budgétaire et des prévisions opérationnelles à partir des outils de reporting interne (RPP)
• Analyse de l’exécution budgétaire des projets, et proposition d’ajustements
• Clôture annuelle comptable
• Suivi de la refacturation de la masse salariale de l’unité

Gestion financières des projets

• Elaboration des documents financiers liés au développement, au montage et au suivi des projets (budgets projets, analyse de rentabilité, avenants budgétaires...)
• Participation aux comités de développement des projets à travers le montage et la présentation des Analyses de Rentabilité Interne (ARI)
• Contrôle du respect des procédures internes d’Expertise France et des procédures bailleurs
• Suivi de l'exécution budgétaire : fiabilisation de l’information financière, supervision des rapprochements entre le logiciel comptable et les journaux de dépense, mise à jour des suivis budgétaires, mise à jour des prévisions, analyse des variations, pilotage financier des projets …
• Participation aux arbitrages budgétaires liés aux réorientations programmatiques
• Gestion des problématiques administratives et financières liées à la mise en œuvre des activités du projet (TVA étrangère, mis en place des moyens de paiement, compte bancaire, gestion des avances…)
• Appui aux chargés de projet pour le développement d’outils de suivi et de pilotage
• Gestion des audits financiers (préparation, vérification des pièces, lien avec les auditeurs, capitalisation )
• Suivi du reporting financier des partenaires et des bureaux terrain
• Encadrement et appui technique des assistants de projets Administratifs et financiers
  • Supervision de la tenue des journaux de dépenses, avances.
  • Vérification de la conformité des pièces justificatives
  • Rapprochement Journal de dépenses / Logiciel comptable
• Lien avec la DAF, le contrôle financier, le contrôle interne pour toutes les questions relatives aux projets

Achat

• Appui aux chargés de projet dans le suivi des procédures de passation des marchés publics et le processus de mise en concurrence
• Révision des modalités financières lors de l’établissement des contrats

Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention de l’unité sont à considérer.