Le Responsable Logistique et Événementiel appuie le Coordinateur des Fonctions Transversales (CFT) pour le pilotage des activités logistiques des projets et du bureau.
Elle/il s’assure du bon approvisionnement du bureau et des projets.
La/le responsable Logistique assure le suivi des équipements du bureau : véhicules, télécommunication et informatiques. Elle / Il a la responsabilité des chauffeurs et des femmes de ménage ;
Elle/il le garant du respect des règles de gestion des équipements.
La/le responsable logistique assure la formation continue des équipes aux procédures logistiques.
Elle/Il assure le reporting logistique du bureau auprès du coordinateur et du siège.
Elle/il assure l’intérim du Coordinateur des Fonctions transversales sur les questions en cas d’absence.

Les principales missions confiées au Responsable Logistique et Événementiel sont les suivantes :

Supervision de la gestion du stock fournitures du bureau
• Suivre les stocks de fournitures de bureau et faire des inventaires régulièrement
• Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme en lien avec les opérationnels, le siège et le Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT).
• Superviser l’archivage pour les dossiers logistiques
• Elaborer et superviser le suivi des actifs

Gestion du parc véhicules
• Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules
• Mettre en place la méthode de gestion d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables du parc véhicules
• Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (logbook, contrats, assurances, registration…)
• S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules
• S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, logbook, suivi carburant et des déplacements, etc.)
• Faire appliquer les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes

Gestion de la télécommunication
• Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc
• Gestion de la procédure de crédit téléphonique
• S’assurer de la qualité des installations, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des systèmes de communication
• Tenir à jour l’état de parc du matériel de télécommunication
• Effectuer des inventaires réguliers physiques du matériel de télécommunication du bureau

Gestion du parc informatique
• Participer au dimensionnement du parc informatique des projets et du bureau
• Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour de l’antivirus
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
• Entrer en contact avec le prestataire de service pour support technique
• S’assurer que les sauvegardes automatiques hebdomadaires soient réalisées
• Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc
• Tenir à jour l’état de parc informatique du bureau
• Effectuer des inventaires réguliers physiques du matériel informatique du bureau
• Suivi des abonnements logiciels et des maintenances éventuelles

Gestion du support
• Connaissances minimales autour du fonctionnement des applications (Appui fonctionnel)
• Prise en charge du support technique pour les aspects d’infrastructure locale (réseau, serveurs, communications)
• Prise en charge du support utilisateur pour les aspects techniques et fonctionnels d’utilisation de la bureautique ou d’accès aux SI
• Etc…

Gestion du réseau et de la sécurité des accès
• Gestion/suivi des lignes de communications et équipements associés (Wan, 4G Data, etc…)
• Gestion/suivi des réseaux locaux et accès aux équipements (filaire, wifi, etc..)
• Gestion éventuelle des domaines locaux
• Etc..

Missions et évènements
• Gérer, avec l’appui de son équipe, tous les aspects logistiques et administratifs concernant les missions et les évènements
• Mettre en place, en lien avec le CFT, une procédure et modalité de fonctionnement efficace pour le faire

Sécurité/Sûreté
• Préparer le document interne de suivi de la sécurité
• Classer et archiver les documents relatifs à la sécurité
• En lien avec la Direction Sûreté contribuer à la mise en place et au respect des lignes et consignes
• En lien avec la Coordinatrice Régionale Sûreté, faciliter une circulation correcte des informations relatives à la sûreté

Ressources humaines:
• Préparer les plannings des équipes logistiques sous sa responsabilité
• Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe
• Superviser la bonne réalisation des plannings du bureau (femmes de ménage, chauffeurs…)
• Former les équipes logistiques aux procédures EF
• Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés

Capitalisation / Reporting / Représentation
• Remplacer provisoirement le CFT en cas d’absence sur les questions qui le/la concerne
• Elaborer en lien avec le CFT les reportings mensuels logistiques
• Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs
• Superviser l’archivage des documents juridiques et logistiques du bureau et des projets en lien avec les moyens généraux au Siège.