• PREPARATION DE LA PHASE D’IDENTIFICATION

En amont de la sélection des projets, le Gestionnaire anime les activités permettant de modéliser l’Appel à Projets. Il est appuyé par les experts techniques et l’équipe projet.

• Analyser des besoins ; pré-identifier des initiatives pertinentes.
• Recueillir le consensus des bénéficiaires finaux ; en lien avec le Chef de projet, s’assurer de la cohérence de l’Action avec les objectifs du projet et des attentes des bénéficiaires.
• Etablir les hypothèses d’intervention ; en appui de l’équipe projet, esquisser un cadre logique limité aux hypothèses d'intervention (théorie du changement)
• Accorder la stratégie et les objectifs avec les ressources financières allouées.

• APPUI A LA PHASE D’INSTRUCTION

 Lors de cette phase, le Gestionnaire prépare les Termes de Référence de l’activité et affine les objectifs.

• Finaliser les Termes de Références ; s’assurer de la faisabilité des objectifs et du soutien des organes de gouvernance du projet.
• Compléter le cadre logique de l’Appel à Projets ; ajouter des indicateurs dans le cadre cohérent avec l’objectif de l’Appel à Projets et de l’ambition du contrat principal.
• Définir le calendrier de mise en œuvre ; s’assurer de la logique temporelle de l’Appel, de la disponibilité du dispositif institutionnel (comité de sélection) et de la responsabilité des intervenants.
• Etablir les grilles d’évaluation ; définir les critères d’évaluation (critères d’éligibilité, de sélection et d’attribution).

• PREPARATION DE L’APPEL A PROJETS

Le Gestionnaire à pour charge de compléter les documents référents à la publication de l’Appel à Projets. Selon les seuils, les documents devront être validés avant publication par le Département des Affaires Juridiques.

• Rédaction du Règlement de l’Appel à Projets ; mise en contexte et cohérence du Règlement avec le contrat de subvention et de ses annexes.
• Formaliser le Comité d’évaluation ; Proposer les membres du Comité d’évaluation et s’assurer de leur disponibilité.

• PUBLICATION

Le gestionnaire s’assure de la publication de l’Appel à Projets sur le support approprié et du suivi de l’Appel.

• Publication sur la Plateforme appropriée et assurer la visibilité de l’Appel.
• Animation des séances d’information, avec l’appui des experts siège.
• Suivi et réponses aux questions posées dans les délais impartis.

• OUVERTURE DES OFFRES

Le Gestionnaire s’assure du respect des procédures de l’Agence.

• Séance de briefing ; il s’assure de la bonne compréhension des membres du Comité de sélection des enjeux et des règles de l’Appel.
• Assure le secrétariat de lors de la phase d’éligibilité des offres, d’analyses des notes et des projets.
• Contrôle et analyse les capacités organisationnelles et financières des Porteurs de projet. Il est force de propositions auprès du Comité pour analyser et mitiger les risques soulevés.
• Il ou elle assure le lien avec les Porteurs de projet pour clarifier des points si nécessaire.

• ARCHIVAGE

 Il s’assure de la bonne signature des contrats de subvention et des annexes adéquates et du bon archivage des documents.

• Il s’assure de la disponibilité des documents clés issus des procédures mentionnées ci-dessus (preuves de publication, PV des comités, notifications aux Porteurs, etc.)
• Gestion des documents issus de la mise en œuvre des projets subventionnés.

• SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DES CONTRATS DE SUBVENTION

 Le gestionnaire anime si besoin le réseau ainsi créé.

• Il ou elle développe un plan d’action auprès des Porteurs de projet pour les accompagner dans la mise en œuvre des projets en fonction des capacités de chacun.
• Il ou elle s’assure de la bonne compréhension par les Porteurs de projet du transfert de responsabilité (mise en œuvre et financière) et anime des ateliers de formation et d’accompagnement dans un objectif de renforcement de capacités. Il peut s’appuyer si besoin sur l’expertise de l’équipe projet, siège ou externe.
• Il vérifie la qualité des livrables attendus en lien avec l’équipe projet (rapports narratifs et financiers).
• Le gestionnaire s’appuie sur différents livrables (prévisions budgétaires, plan de passation de marché, plan de communication, etc.) pour informer et alerter l’équipe projet sur l’avancée des contrats et alerter sur de possibles dérapages.
• Il ou elle est le lien de contact avec les Porteurs de projet pour les questions administratives et financières.
• Développement et mise à jour de tableaux de bord et gestion administrative des contrats.
• Le gestionnaire appui l’équipe projet et les Porteurs dans l’organisation et le suivi des missions terrain, d’évaluation ou des audits.
• Il ou elle est force de proposition pour améliorer la qualité des Appels à Projets ou pour mieux accompagner les Porteurs de projet.