MISSIONS : Les principales missions confiées à l’assistant.e de projets sont les suivantes :

Gestion administrative

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives,
• Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,
• Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche et compilation de documents, etc.).

Gestion financière :

• Mise en paiement des factures des fournisseurs et suivi des dépenses
• Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger :
  • Approvisionnement des caisses et des comptes bancaires sur le terrain ;
  • Consolidation des journaux de caisses et de banques et réalisation des corrections nécessaires ;
  • Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.)
  • Vérification des engagements (contrats de subventions, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;
  • Clôture de la comptabilité mensuelle
• Suivi financier des projets :
  • mise à jour des suivis financiers des projets (journaux de dépenses et journaux d’avances)
  • élaboration et mise à jour des suivis des partenaires, des prestataires, des fournisseurs, des experts, etc.
  • suivi des paiements, relances et enregistrements.
• Assurer la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.

Il/elle pourra, de manière marginale et ponctuelle, appuyer également la gestion logistique des projets :     

• Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
• Gestion des avances de per diem
• Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane
• Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
• Réservation des hébergements
• Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire
• Appui à l'organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
• Appui éventuel pour les passations de marchés des projets

Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention du pôle peuvent être proposés.