Dans le cadre de la phase préparatoire du Projet PAPES, un.e expert.e court terme sera mobilisé.e pour la préparation du manuel de procédures du projet,  document clé permettant le démarrage du projet et décrivant l’ensemble des procédures administratives, comptables et financières de mise en œuvre du projet.

L’expert sera responsable de la rédaction du manuel des procédures administrative, financière et comptable. Ses tâches se présentent comme suit :

·         Présentation de la méthodologie et formulation des données et documentation à collecter ;

·         Entretiens avec les acteurs clés, EF et avec l’AFD ;

·         Élaboration d’une version provisoire du manuel des procédures administrative, financière et comptable

·         Retour du MESR, UAM et de l’AFD sur la version provisoire;

·         Finalisation du manuel des procédures révisé sur la base des retours sur la version provisoire ;

·         Validation par MESR, UAM et l’AFD; et

·         Remise au MESR et l’UAM de la version finale du manuel des procédures administrative, financière et comptable.

La mission de l’expert court terme est estimée à 15 jours de travail dont une mission de 5 jours au Niger et devrait être réalisée en janvier/février 2022

Champ d’application du manuel des procédures

Le manuel des procédures décrira le processus de :

Traitement des opérations spécifiques de contrôle et de consolidation comptable et financière du PAPES;

Mise en œuvre des opérations administratives, financières et comptables du Projet dans le cadre de l’utilisation des ressources mises à disposition par l’AFD ;

Dispositions et procédures concernant :

-          La coordination institutionnelle et les activités d’exécution courantes du projet ;

-          Les responsabilités respectives des équipes projets dans la mise en œuvre du projet et dans l’exécution du financement ;

-          Les décaissements et la gestion financière du projet ;

-          La passation des marchés et contrats ;

-          La coordination du projet et son pilotage, et les responsabilités respectives de tous les acteurs impliqués et des comités ;

-          Le reporting et l’établissement des rapports d’exécution technique et financière ;

-          L’évaluation, la communication et toutes autres dispositions et procédures administratives, financières, techniques et organisationnelles qui seront nécessaires au projet.

Le manuel des procédures décrira aussi, dans les détails, les différentes étapes du processus de budgétisation, de comptabilisation des opérations financières et de tous les niveaux et nature de contrôles nécessaires pour les différentes composantes du projet.

Structuration du manuel des procédures

Partie 1 : Description du projet

La première partie décrira les objectifs, la stratégie d’implantation et d’intervention ainsi que l’attelage institutionnel et organisationnel du projet. Elle comprendra deux sections à savoir :

Section 1 : Description du Projet (objectifs, composantes, financement et coûts du Projet, organisation du Projet, bailleur de fonds, ministère de tutelle, comité de pilotage du Projet, organisation administrative, financière et comptable, etc.)

Section 2 : Description des postes de travail & gestion

Partie 2 : Procédures administratives, financières et comptables (deux sections : les fonds gérés par MESRI et les fonds gérés par UAM)

La deuxième partie décrira les procédures administratives, financières et comptables prenant en compte les dimensions suivantes : objet de la procédure, application de la procédure, règles de gestion, et description des opérations séquentielles nécessaires. Elle comprendra un préambule et cinq (5) sections à savoir :

Préambule : Structuration des procédures

Section 1 : Procédures administratives

Section 2 : Procédures financières

Section 3 : Procédures comptables

Section 4 : Procédures de reporting, de contrôle, de supervision et de coordination          

Section 5 : Supports de gestion