Situation/position : Direction des opérations – département Capital humain et Développement social – pôle Education, Formation professionnelle et Emploi).

Au sein du département Capital humain et Développement social et sous la supervision de la responsable de pôle Education, Formation professionnelle et Emploi, l’assistant(e) de projets intervient en priorité en appui à la gestion des tâches administratives, financières et budgétaires mais aussi sur les activités de logistique sur les projets en gestion dans le pôle.

DESCRIPTION DE LA FONCTION : 

Gestion administrative :

• En lien avec les chargé.es de projet, appui administratif à la passation de marché : formatage et enregistrement des documents, publication, renseignement des tableaux de bord, élaboration des contrats…) ;
• Appui les chargés de projets sur le suivi des contrats (consommés, livrables, rédaction et suivi des bons de commande, avenants…).
• Mise en page de documents produits par les projets (termes de référence, rapports, publications divers, etc.) ;
• Rédaction de Comptes Rendus de réunions ;
• Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal, marchés, contrats de mise en œuvre, etc.) en version papier et en version électronique.

Gestion budgétaire et comptable :

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Elaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF);
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif) ;
• En coordination avec les chargé.es de projet, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires ;
• Prépare les audits annuels et finaux des projets.

Gestion logistique :

• En coordination avec les chargé.es de projet et les équipes sur le terrain, assure ou appuie l’organisation logistique du départ et retour des experts long-terme, des missions court terme et/ou d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, etc.) : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, per diem, visa), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).

Appui transverse au département

• Participe à la capitalisation des activités (classement et archivage de documents) ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents, …) ;

Des déplacements à l’étranger peuvent être requis dans le cadre des projets.