Réf.
2021/AAEFDPPRE/6177
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDD
Secteurs d'activité
Gestion administrative et financière
Date limite de candidature
31/03/2021 00:00
Contrat
Salarié
Durée
4 mois
Assistant administratif et financier de projets - Pôle Relations Experts F/H
Département Coopération Bilaterale et Mobilisation de l'Expertise - CBME > Pôle relations experts (REX)
Mis en ligne le : 29/01/2021
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
MISSIONS : en lien étroit avec les chargés de projet, les principales missions confiées au/à l’assistant(e) administratif et financier sont les suivantes :
Gestion financière et budgétaire :
- Assure le suivi des dépenses et le remboursement des frais de mission des experts suivis par le pôle ;
- Vérifie la conformité des pièces justificatives;
- Établit les factures et contribue au suivi budgétaire et financier et aux exercices de reporting bailleurs ;
- Apporte son appui à la coordinatrice administrative et financière ;
Gestion administrative :
- Assure le suivi des dossiers de candidatures et les réponses aux candidats ;
- Appuie la constitution des dossiers RH des expatriés en lien avec le pôle et la DRH ;
- Met à jour les tableaux de bord ;
- Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents ;
- Saisit et met en forme des documents ;
Gestion logistique
- Assure ou appuie l’organisation logistique des départs en mission des expatriés et de leurs familles : déplacements (ordre de mission, billets d’avion, frais de déménagement), préparation des dossiers remis aux expatriés, etc.
Communication
- Gère la publication des fiches de poste ;
- Appuie les activités de communication (préparation et mise à jour de liste de diffusion, appui à la préparation de documents de communication à l’attention des experts expatriés).
Capitalisation – animation de viviers
- Appuie la mise en place d’un fichier d’experts, alimentation d’une base de données de CV.
Reporting
- Participe au reporting sur l’activité du pôle.
Description du projet ou contexte
SITUATION/POSITION : Direction des Opérations / Département Coopération Bilatérale et Mobilisation de l’Expertise / pôle Relations Experts.
Placé(e) sous la responsabilité du responsable de pôle, l’assistant(e) administratif et financier vient en appui de l’équipe sur la gestion des tâches administratives. Il / elle contribue à la mise en oeuvre opérationnelle de la double mission du pôle : suivi de l’ensemble du cycle relatif à la mobilisation des experts techniques internationaux en expatriation dans le cadre des projets et animation/fidélisation des réseaux d’experts. Il / elle participe, sur les aspects administratifs et budgétaires, et en lien avec les chargés de projets, au suivi quotidien des missions des experts techniques internationaux.
Profil souhaité
- Expérience réussie d’environ 2/3 ans sur un poste similaire ;
- Formation supérieure Bac+2/3 type comptabilité, gestion administrative ;
- Des compétences en comptabilité et en gestion de budget sont indispensables ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel ;
- Méthodique, organisé et réactif ;
- Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) ;
- Diplomatie, réactivité, et polyvalence.
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.