Au sein de l’équipe de projet, en étroite collaboration avec un/une Chargé/e logistique export en cours de recrutement, et sous l’autorité hiérarchique directe du chef de projet « Appui de l’Union européenne à la Force conjointe du G5 Sahel », qui relève du département Paix, stabilité, sécurité (P2S) de la direction des opérations (DO) d’Expertise France, le/la gestionnaire de contrats a pour rôle :

Missions:

Assurer le suivi de l’exécution par les fournisseurs des contrats d’achat de fournitures, services et travaux, depuis leur notification par Expertise France jusqu’à leur clôture (« contract management ») :

• il/elle assure le pilotage global de la mise en œuvre des contrats avec les fournisseurs (planification ; coordination ; suivi ; contrôle) ;
• il/elle s’assure que les fournisseurs respectent l’ensemble des engagements et obligations contractuels qui leur incombent ;
• il/elle coordonne avec les prestataires de services le démarrage et à la mise en œuvre des prestations ;
• le cas échéant, il/elle traite les sujets de coordination technique ou de coordination opérationnelle qui peuvent survenir de manière subséquente à la notification des contrats ;
• il/elle assure la mise en œuvre de toutes les étapes d’admission / validation / vérification des prestations ; il/elle participe aux opérations de contrôle de la facturation fournisseur ;
• il/elle réalise le suivi de tous les écarts, difficultés, non-conformités, aléas ou incidents qui peuvent impacter la bonne exécution des contrats fournisseurs et appellent à des actions correctrices ; il/elle veille à ce que toutes ces problématiques soient identifiées et traitées ; au besoin, il/elle prépare les éventuelles sanctions qu’Expertise France pourrait appliquer à des fournisseurs qui ne respectent pas leurs engagements ;
• il/elle effectue le reporting des résultats du contrat en termes de coût, de performance, de qualité et de délai ; il/elle est le/la référent/e dans l’équipe sur les détails du contrat, les activités réalisées, en cours et à venir, les problématiques rencontrées et les éventuelles actions correctrices qui nécessitent d’être déployées ;
• il/elle assure une veille de tous les éléments pouvant amener à une modification ou à une adaptation des contrats ; il/elle prépare le cas échéant les projets d’avenant lorsque de tels avenants sont nécessaires ;
• il/elle est responsable de la gestion administrative et de l’archivage des documents relatifs à l’exécution des contrats ; il/elle renseigne et met à jour un tableau de suivi des contrats ;
• il/elle anime les opérations de capitalisation à la clôture des prestations ;

dans le cas particulier des contrats d’achat de fournitures : il/elle organise les missions de « recette usine » chez les fournisseurs (opérations de vérification quantitative et qualitative des équipements avant la mise en colisage) en lien avec les parties prenantes internes et externes concernées ;

dans le cas particulier des contrats d’achat de prestations de services ou intellectuelles (et notamment d’assistance à maîtrise d’ouvrage) : il/elle déclenche les prestations (via bon de commande) et assure un suivi de celles-ci, en s’assurant que celles-ci répondent aux attentes et exigences d’Expertise France ; il/elle assure la coordination, y-compris sur le plan logistique, des experts ou des bureaux d’études lorsqu’il est prévu des déplacements ;

dans le cas particulier des contrats de travaux : il/elle anime le dialogue avec les maîtres d’œuvre de suivi d’exécution en vérifiant que ces derniers répondent aux attentes et exigences d’Expertise France ; il/elle identifie et est en mesure de traiter l’ensemble des sujets et problématiques qui peuvent nécessiter une intervention d’Expertise France en qualité de maître d’ouvrage ;

Assurer un soutien au/ à la chargé/e logistique export :

• il/elle fournit un soutien au/à la chargé/e logistique export pour ce qui concerne le suivi documentaire des flux internationaux d’équipements et de matériels vers les pays du G5 Sahel, en lien avec les fournisseurs d’Expertise France (états de colisage, expéditions par voie aérienne ou maritime/terrestre, formalités du post-acheminement, livraisons et remises)
• il/elle appuie le/la chargé/e logistique export dans la préparation et le suivi des demandes de licences d’exportation, pour tous les équipements soumis à des régimes de contrôle à l’exportation, et dans le cas échéant du respect des obligations légales d’Expertise France en matière d’exportation.

Assurer un appui à la fonction « passation des marchés publics » de l’équipe projet :

• il/elle se coordonne avec la fonction « achat » du projet lorsqu’il apparaît nécessaire de prévoir des avenants ou des contrats annexes aux marchés publics qui ont été passés ;
• il/elle assure une remontée d’informations permanente de type « retour d’expérience » (RETEX) sur la bonne exécution des contrats et la consolidation des évaluations post-contractuelles des fournisseurs ;
• il/elle fournit un soutien dans la préparation des éventuels dossiers de règlement des litiges fournisseurs ;