Réf.
2020/ADPL/5736
Type d'offre
Poste terrain
Type de contrat
CDD
Date limite de candidature
12/08/2020 23:59
Durée
1 an renouvelable
Assistant de projet (Bruxelles) (H/F)
Département Paix, stabilité, sécurité - P2S > Pôle Menaces globales et criminalité organisée
Mis en ligne le : 16/07/2020
EUROPE CONTINENTALE
BELGIQUE
Description de la mission
SITUATION / POSITION : Direction des Opérations / Département Paix, Stabilité et Sécurité / Pôle Menaces Globales
MISSION
L’assistant(e) de projet est placé(e) sous la supervision du coordinateur du projet Facilité Globale AML/CFT de l’Union européenne. Ce dernier oriente et supervise son travail au sein de l’équipe basée à Bruxelles.
La supervision fonctionnelle est assurée par la chargée de projet, l’assistant logistique et le chargé de projet administratif et financier au siège à Paris, qui ont pour rôle de le ou la former et de l’aider dans sa mission. L’assistant(e) travaille au quotidien avec l’ensemble de l’équipe conjointe du programme, avec des échanges fréquents avec la chargée de projets et l’assistant(e) de projets d’Expertise France à Paris.
Il/Elle travaille au quotidien avec l’équipe d’experts techniques, le chargé de projet responsable au siège à Paris du portefeuille Lutte anti-blanchiment de capitaux et financement du terrorisme (LAB/FT, AML/CFT en anglais) AML/CFT, et selon les besoins avec des acteurs financiers, techniques et managériaux intervenant sur le projet, en s’appuyant sur les moyens et services mis à sa disposition.
Le poste implique une grande autonomie, et un relationnel correspondant au travail dans un milieu européen, international et multiculturel, ainsi qu’une bonne maîtrise de l’anglais et du français.
Les principales missions sont listées ci-dessous.
Gestion logistique :
- Organisation et gestion en direct des déplacements des collaborateurs et intervenants (animateurs, experts, formateurs) en collaboration avec un prestataire voyages
- Réservation des billets d’avion/train et location de voitures
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
- Avance et solde de per diem
- Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
- Réservations en direct des salles de réunion, hôtels et transferts aéroport-hôtel dans un contexte international
- Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
- Récupération des pièces comptables justificatives et préparation à la mise en paiement
Gestion administrative :
- Préparation et envoi des lettres de société
- Lettres d’invitations, ordre de mission
- Mise en signature des documents
- Passation de marchés hors prestations liées aux activités
- Indexation, classement et archivage de documents liés aux missions concernées
- Gestion des tâches administratives de secrétariat Saisi et mise en forme des documents de travail (ERF…)
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents…)
- Mise à jour les tableaux de bord/suivi existants
Gestion budgétaire :
Aide à la suivi des dépenses et des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif)
Description du projet ou contexte
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique.
L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Avec un volume d’activité d’environ 230 millions d’euros en 2019, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.
Profil souhaité
Qualifications et compétences
Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 type gestion administrative, évènementiel ou tourisme
Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement)
Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages (plateforme etc…)
Etre méthodique & organisé(e)
Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail
Réactivité face à aux urgences
Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées)
Disponibilité et sens du service
Aisance relationnelle et rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe)
Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral
Expérience professionnelle
Expérience souhaitée d’au moins trois ans sur un poste similaire
Expérience voyagiste et événementiel serait un atout.
Informations complémentaires
- Lieu de la mission : Bruxelles, Belgique. Voyages réguliers à prévoir.
- Date de prise de fonction : 1er septembre 2020
- Contrat : contrat de travail belge d’une durée d’un an renouvelable
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.