Réf.
2020/ADPAEFUCEP/5447
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDDU
Domaines d'expertises
Gestion administrative et financière
Date limite de candidature
31/03/2020 00:00
Contrat
Salarié
Durée
11 mois
Assistant de projet admininstratif et financier - Unité Culture et Patrimoine (F/H)
Département Gouvernance - GOUV > Pôle Modernisation de l'Etat et Gouvernance locale
Mis en ligne le : 20/02/2020
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
Gestion financière :
- Recueille et vérifie la conformité des pièces justificatives des frais de mission et autres factures,
- Saisit les bons à payer (avance, soldes),
- Planifie, participe et suit les audits internes et externes, notamment en archivant les pièces justificatives,
- Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs (enregistrement administratif, suivi, relance),
- Contribue au suivi du budget en lien avec les chargé-e-s de projets,
- Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France.
Gestion administrative:
- Assure la gestion administrative des documents de projet, des demandes d’expertise et de subvention : formatage, enregistrement, photocopies, indexation de documents, etc,
- Gère les appels téléphoniques et rédige divers mails,
- Assure la mise à jour des tableaux de bord,
- Constitue un appui à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents etc.) ;
Gestion logistique:
- Organise les déplacements des collaborateurs et intervenants (experts, partenaires, personnels siège) en collaboration avec le prestataire voyages : réservation des billets d’avion/train & location de voitures,
- Réserve les salles de réunion, hôtels & transferts aéroport-hôtel dans un contexte international,
- Contrôle les itinéraires reçus et optimise les coûts,
- Gère le volet administratif des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements,
- Assure les relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation.
Communication:
- Appuie les activités de communication : mise à jour du site, préparation de documents de communication etc.
Réponses aux appels d’offre:
- Appuie la préparation des appels d’offre (documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impression etc.)
Description du projet ou contexte
Au sein de l’unité de programme « culture/patrimoine » de la direction des opérations, sous la supervision hiérarchique de la directrice du département Gouvernance démocratique et droits humains (GDDH), l’assistant-e administratif et budgétaire vient en appui sur la gestion des tâches administratives et de secrétariat, mais aussi sur la logistique et la gestion financière dans le cadre de la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de projet.
Il/Elle travaille sous la supervision de la coordinatrice de l’unité de programme « culture/patrimoine » à qui il/elle apporte un soutien opérationnel dans l’ensemble des tâches relatives aux projets.
En fonction des besoins, il-elle sera aussi potentiellement amené-e à fournir un appui financier et administratif au développement des projets du portefeuille du département
Profil souhaité
- Expérience réussie d’environ 2 ou 3 ans minimum sur un poste similaire, orienté gestion budgétaire, comptable et administrative – une expérience en coopération internationale ou en ONG est un atout ;
- Formation supérieure BAC +2/3 maximum, BTS, DUT, licence ou niveau équivalent – en comptabilité, gestion, administration ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel, et de logiciels comptables ;
- Etre méthodique, organisé-e et réacti-f-ve ;
- Avoir le sens des responsabilités, être proacti-f-ve et autonome ;
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles, relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) et de travail en équipe,
- Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe, notamment à distance ;
