Basé(e) à Antananarivo, l’Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) fait partie de l’équipe de l’Unité Support Projets (USP). L’USP est constituée des services achats, logistique, finances et ressources humaines nécessaires à la mise en œuvre des projets ; elle est supervisée par le/la Coordinateur(trice) des fonctions transversales (CFT).

Le/la Assistant(e) Administratif(ve) Polyvalent(e) est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique directe de la Chargée des Ressources Humaines. Il/elle a pour principale mission d’assurer un appui administratif efficace aux fonctions RH et logistique du bureau.

MISSION PRINCIPALE

Assurer la gestion administrative courante des ressources humaines et un appui logistique ponctuel, en garantissant la fiabilité des données, le respect des procédures et la fluidité des processus internes, sous la supervision de la Chargée des Ressources Humaines.

MISSIONS

•         Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des dossiers administratifs RH.

•         Collecter et consolider les éléments variables de paie et assurer la liaison avec le tiers employeur.

•         Appuyer l’organisation des recrutements et l’intégration des nouveaux collaborateurs.

•         Contribuer à la gestion logistique des déplacements et de l’accueil des missionnaires.

•         Assurer l’accueil en cas d’absence de l’agent d’accueil et apporter un appui informatique de premier niveau aux utilisateurs.

•         Appuyer le chargé de la logistique dans la maintenance courante, la gestion des inventaires et les dossiers administratifs et fiscaux liés aux opérations logistiques.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Administration RH

•         Assurer le classement et l’archivage physique et numérique des dossiers RH.

•         Mettre à jour les bases de données RH (congés, absences, suivi administratif).

•         Préparer et transmettre les courriers administratifs au tiers employeur.

•         Gérer les courriers RH (réception, envoi, suivi).

•         Participer à l’amélioration et à la structuration des processus administratifs.

2. Appui à la gestion de la paie

•         Collecter et consolider les éléments variables de paie (absences, congés, avances, etc.).

•         Vérifier la cohérence des données collectées.

•         Préparer les fichiers de transmission au tiers employeur.

•         Assurer le suivi des retours et corrections éventuelles.

•         Assurer le dispatch des fiches de paie.

3. Appui au recrutement

•         Publier les offres d’emploi sur les plateformes dédiées.

•         Assurer le premier tri des candidatures selon les critères définis.

•         Assurer le suivi des candidatures tout au long du processus.

•         Organiser les recrutements :

-          Prise de contact avec les candidats

-          Planification des tests et entretiens

-          Organisation logistique (salle, lien Zoom, convocations)

•         Contribuer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs.

4. Appui logistique – Déplacement de personnes

•         Identifier une société de location de véhicules et une société de taxis fiables en lien avec le Chargé de Sûreté.

•         Assurer la réservation de billets d’avion nationaux et internationaux.

•         Contrôler les itinéraires reçus et optimiser les coûts.

•         Appuyer les nouveaux arrivants (missionnaires temporaires ou longue durée) pour leur séjour à Madagascar, notamment les réservations d’hôtels et la facilitation des relations avec les agents immobiliers pour les longs séjours.

5. Accueil et assistance informatique de premier niveau

•         Assurer l’intérim de l’agent d’accueil en cas d’absence, notamment pour l’accueil physique et téléphonique des visiteurs.

•         Apporter un appui de base aux utilisateurs pour les difficultés courantes liées aux ordinateurs.

6. Appui logistique – Maintenance, inventaire et suivi des biens

•         Assister le chargé de la logistique dans les petites interventions d’entretien des locaux et des équipements, dans la limite de ses compétences et des règles de sécurité.

•         Repérer et signaler les anomalies et dysfonctionnements constatés dans les bureaux.

•         Participer au comptage physique des biens lors des inventaires périodiques.

•         Participer à l’étiquetage du mobilier et des équipements ainsi qu’à la mise à jour des informations relatives à leur localisation et à leur affectation.

7. Appui administratif et fiscal

•         Assister le chargé de la logistique dans la préparation, la constitution et le suivi des dossiers administratifs et fiscaux liés aux opérations logistiques.

•         Préparer les demandes d’attestation de destination et collecter les pièces justificatives nécessaires.

•         Assurer le suivi des dossiers auprès des services concernés.