Responsabilités principales

1. Gestion administrative des dossiers de dépenses

·       Collecter, organiser et vérifier les factures et pièces justificatives liées aux activités.

·       Vérifier la complétude et la conformité des dossiers administratifs et financiers avant transmission.

·       Assurer le classement et l’archivage des documents selon les procédures internes.

·       Mettre à jour les outils de suivi des dossiers et des dépenses.

·       Identifier les pièces manquantes et relancer les interlocuteurs concernés.

2. Préparation et transmission des dossiers de paiement

·       Préparer les dossiers de paiement en lien avec les équipes projets et logistiques.

·       Vérifier la conformité des factures, contrats, bons de commande et justificatifs.

·       Déposer les dossiers complets auprès de l’équipe Finance de l’USP.

·       Assurer le suivi des dossiers jusqu’au paiement.

·       Traiter les retours et demandes de compléments.

3. Suivi et coordination

·       Assurer le suivi administratif des dépenses et paiements.

·       Maintenir une communication régulière avec les équipes projets, logistiques et l’USP.

·       Contribuer à la résolution des anomalies et à l’amélioration des pratiques.

4. Appui aux activités administratives du portefeuille

·       Appuyer la Responsable Admin-Fin dans la gestion administrative et documentaire.

·       Contribuer à la préparation de tableaux de suivi et de reporting.

·       Participer à la mise à jour des bases de données et outils internes.

·       Appuyer la traçabilité des activités et la qualité documentaire.

·       Contribuer à la tenue de l’archivage des documents des différents projets du portefeuille.

5. Appui logistique

·       Contribuer à l’organisation logistique des missions, formations, réunions et événements.

·       Préparer les dossiers administratifs des participants (listes, convocations, documents).

·       Appuyer la préparation des déplacements (billets, per diem, documentation).

·       Veiller à la collecte des pièces logistiques nécessaires à la justification des dépenses.

·       Veiller au respect des consignes administratives et sécuritaires.

6. Appui aux audits et au contrôle interne

·       Préparer les documents demandés lors des audits.

·       Assurer la disponibilité et la traçabilité des dossiers.

·       Contribuer à l’amélioration continue des procédures.

Cette liste de tâches est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins.