Le ou la Chargé·e de trésorerie et finance est responsable de la gestion opérationnelle et de la sécurisation des flux de trésorerie, des paiements, des comptes bancaires et des opérations de caisse, tout en assurant la production, la consolidation et le contrôle des données financières des projets et du bureau mutualisé. Le poste contribue au suivi budgétaire, aux reportings financiers et bailleurs, aux clôtures financières et aux audits, en veillant à la fiabilité, à la conformité et à la traçabilité des informations financières.

Principales responsabilités

1. Gestion de la trésorerie, des paiements et des comptes bancaires

• Préparer les bons à payer et vérifier les pièces justificatives avant paiement.

• Préparer et exécuter les paiements conformément aux seuils et aux procédures de validation applicables.

• Suivre les encaissements, les décaissements et les avances.

• Tenir et contrôler quotidiennement les journaux de banque et de caisse.

• Participer à l’ouverture, au fonctionnement et à la clôture des comptes bancaires et des caisses locaux.

• Effectuer les opérations d’approvisionnement de trésorerie.

• Analyser et anticiper les besoins de trésorerie.

• Suivre les soldes et les opérations bancaires ainsi que les seuils minimaux et maximaux de caisse et de comptes.

• Effectuer les rapprochements bancaires et les inventaires de caisse mensuels.

• Maintenir une communication régulière avec les banques, l’équipe finance et les équipes projets.

2. Suivi financier et budgétaire

• Tenir à jour le suivi financier des projets et des coûts mutualisés.

• Veiller à la bonne imputation budgétaire des dépenses dans les outils de suivi financier et les systèmes de gestion de projets.

• Effectuer les rapprochements avec Sage X3 et les autres outils comptables.

• Vérifier la cohérence des imputations comptables et de la consommation budgétaire.

• Identifier et analyser les écarts et alerter le ou la Responsable administratif et financier si nécessaire.

• Suivre et clôturer les avances en suspens.

• Contribuer aux corrections et aux régularisations analytiques et comptables.

• Participer aux révisions budgétaires et aux exercices budgétaires internes.

• Analyser les besoins de trésorerie et contribuer aux prévisions financières.

3. Comptabilité, contrôle financier et conformité

• Enregistrer les opérations de trésorerie dans le système comptable.

• Effectuer les rapprochements de comptes et suivre les comptes de tiers, notamment les fournisseurs et les partenaires.

• Vérifier l’éligibilité et la conformité des dépenses aux procédures internes et aux exigences des bailleurs.

• Valider les demandes de création de comptes de tiers.

• Veiller à la fiabilité, à la justification et à la traçabilité des données financières.

• Contribuer à la sécurisation des flux financiers par une séparation appropriée des tâches et des contrôles de validation.

• Préparer le dossier comptable mensuel.

• Archiver les pièces justificatives et les documents comptables conformément aux procédures internes.

4. Reporting financier et bailleur

• Préparer les données nécessaires aux reportings comptables et financiers périodiques.

• Contribuer aux rapports financiers intermédiaires et finaux destinés aux bailleurs.

• Consolider et vérifier les informations financières nécessaires au suivi et au pilotage des projets.

• Appuyer l’analyse budgétaire et l’évaluation des risques financiers.

5. Clôtures financières et audits

• Participer aux processus de clôture financière mensuelle, semestrielle et annuelle.

• Préparer et vérifier les données financières nécessaires aux exercices de clôture.

• Contribuer à la consolidation des informations financières de fin de projet.

• Préparer la documentation financière et les pièces nécessaires aux audits.

• Contribuer à la recherche de preuves et à la justification des dépenses.

• Participer au suivi des recommandations d’audit.

6. Activités transversales

• Contribuer à l’amélioration des outils, des procédures et des processus financiers.

• Participer à la diffusion des bonnes pratiques financières.

• Appuyer l’équipe finance dans les activités nécessaires au bon fonctionnement du bureau.

Cette liste de responsabilités n’est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins opérationnels du bureau.