DESCRIPTION DU POSTE

Basé(e) à Antananarivo, le/la Chargé(e) Achats et Contrats fait partie de l’équipe achats et contrats de l’Unité Support Projets. Il/elle seconde le Responsable achats et contrats et conduit, comme les autres chargés achats et contrats, des achats et des contrats dans le respect du règlement de la commande publique, des règles d’Expertise France et des exigences des bailleurs.

Poste de profil senior, il/elle porte en outre la stratégie des contrats-cadres du bureau, dont plusieurs dizaines restent à développer. Le poste ne se limite donc pas à la rédaction de contrats : il/elle analyse les marchés, engage le dialogue avec les fournisseurs, échange avec les projets sur les spécifications et construit la stratégie d’approvisionnement correspondante.

Le poste vise à rationaliser et sécuriser l’approvisionnement des projets, à améliorer la rapidité et la qualité des achats, et à fluidifier le travail entre les projets, les achats, la logistique, les finances, la CFT et la Direction pays.

MISSION PRINCIPALE

Seconder le Responsable achats et contrats et conduire des achats et des contrats conformes au règlement de la commande publique, en développant et en pilotant la stratégie de contrats-cadres de l’Unité Support Projets : analyse de marché, dialogue avec les fournisseurs, définition des spécifications avec les projets et stratégie d’approvisionnement, sous la supervision du Responsable achats et contrats.

MISSIONS

• Concevoir et mettre en place la stratégie d’achat et les contrats-cadres de l’Unité Support Projets : analyse de marché, dialogue avec les fournisseurs, spécifications avec les projets et stratégie d’approvisionnement.

• Conduire les procédures d’achats et de subventions et contractualiser dans le respect du règlement de la commande publique, au même titre que les autres chargés achats et contrats.

• Apporter un support technique et assurer le suivi des dossiers sensibles liés aux contrats-cadres.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

1. Développement et mise en place de la stratégie d’achat et des contrats-cadres

• Identifier et prioriser, avec le Responsable achats et contrats et les projets, les besoins récurrents pouvant faire l’objet de contrats-cadres (plusieurs dizaines à développer).

• Réaliser des analyses de marché (offre locale et régionale, niveaux de prix, concurrence, capacités des fournisseurs, risques d’approvisionnement) pour fonder le choix de la stratégie d’achat.

• Engager le dialogue avec les fournisseurs et prestataires (sourcing, consultation préalable du marché, clarification des offres) dans le respect des principes de transparence et d’égalité de traitement.

• Échanger avec les projets sur l’expression de besoin et les spécifications techniques, et en assurer la traduction dans les documents de consultation.

• Définir la stratégie d’approvisionnement : allotissement, mode de passation, durée, modalités de commande, critères d’attribution et indicateurs de suivi.

• Conduire les contrats-cadres de la consultation à la contractualisation, en utilisant les modèles applicables et en les adaptant aux spécificités du dossier.

• Assurer le déploiement des contrats-cadres auprès des projets (information, appui à l’utilisation, suivi des commandes et de la performance des fournisseurs) et préparer leur renouvellement.

2. Appui aux procédures d’achats et de subventions

• Conduire des achats et des contrats dans le respect du règlement de la commande publique, au même titre que les autres chargés achats et contrats.

• Rédiger ou relire les règlements de consultation, règlements d’appel à projets, lignes directrices, dossiers d’appel d’offres et modèles de contrats annexés.

• Vérifier la cohérence juridique des critères d’éligibilité, de sélection, d’attribution et des exigences administratives.

• Appuyer la préparation des courriers aux soumissionnaires, notes de clarification, rapports d’évaluation ou documents soumis à validation.

• Coordonner avec l’Adjoint achats sur la conformité des pièces avant lancement ou attribution des procédures.

3. Support technique et suivi des dossiers sensibles liés aux contrats-cadres

• Assurer un suivi renforcé des garanties, retenues de garantie, assurances, pénalités, réserves, réceptions provisoires et définitives, ordres de service et avenants.

• Appuyer l’analyse des montages impliquant un mandat, une maîtrise d’ouvrage, une maîtrise d’ouvrage déléguée ou des responsabilités partagées avec des partenaires.

• Identifier les risques contractuels, opérationnels ou documentaires liés aux contrats-cadres et alerter le Responsable achats et contrats.

• Participer à la préparation des éléments nécessaires en cas de difficulté d’exécution, de différend ou d’audit, en lien avec les équipes concernées et, en tant que de besoin, le département juridique du siège.

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

Le/la Chargé(e) Achats et Contrats assure un rôle de conception, de conduite, de suivi et d’alerte. Il/elle seconde le Responsable achats et contrats, auquel restent portés les validations finales, les arbitrages sensibles et les échanges stratégiques, y compris avec le département juridique du siège.

• Garantir la qualité et la conformité au règlement de la commande publique des procédures et des documents contractuels conduits.

• Réduire les risques de non-conformité contractuelle et documentaire.

• Garantir la pertinence de la stratégie d’approvisionnement proposée : analyse de marché étayée, spécifications partagées avec les projets, résultats obtenus.

• Assurer la traçabilité des procédures et des versions, et la qualité de l’archivage.

• Alerter sur les risques contractuels, opérationnels ou réputationnels.