La liste ci-dessous n’est pas exhaustive ; les responsabilités et activités décrites ne sont pas limitatives.

En étroite collaboration avec le/la chargé(e) des achats et des contrats, l’assistant(e) contrats et marchés publics est responsable des activités de contractualisation des projets de coopération, conformément à la réglementation applicable et aux procédures internes d’Expertise France en matière de marchés publics et de subventions.

1. Planification des contrats et évaluation des besoins

-        Appuyer les équipes projet dans la préparation des plans de passation des marchés.

-        Contribuer à la rédaction des termes de référence et des spécifications techniques, ainsi qu’à la préparation des appels à propositions de subventions.

-        Planifier et optimiser les procédures de passation des marchés et d’attribution des subventions afin d’en garantir l’efficacité et la conformité.

2. Gestion des procédures de passation des marchés

-        Préparer les documents nécessaires à la constitution des dossiers de consultation des entreprises (DCE), à l’exclusion des spécifications techniques et des termes de référence.

-        Veiller à la gestion entièrement dématérialisée des procédures de passation des marchés, notamment au traitement des offres et aux échanges avec les candidats via PLACE, en collaboration avec les équipes Achats numériques du département des Affaires juridiques (DAJ).

-        Gérer les modifications des procédures de consultation en coordination avec le département des Affaires juridiques (DAJ).

-        Organiser l’ouverture des plis et préparer les documents nécessaires à l’évaluation des candidatures et des offres.

-        Mener les négociations avec les candidats et assurer une communication claire et efficace avec les soumissionnaires.

-        Rédiger les procès-verbaux d’ouverture des plis, les comptes rendus des comités et les procès-verbaux d’attribution des marchés, ainsi que tout autre document relatif aux procédures de passation des marchés.

-        Finaliser les contrats et vérifier la conformité des soumissionnaires à l’aide du formulaire de contrôle préalable.

-        Classer et archiver l’ensemble des documents conformément aux procédures internes, à l’aide des logiciels de gestion documentaire et contractuelle.

-        Dans le cadre des audits de procédures, fournir les documents demandés et expliquer les procédures mises en œuvre.

3. Gestion et suivi des contrats

-        Appuyer les équipes projet dans le suivi de l’exécution des contrats et le respect des dispositions contractuelles, notamment en ce qui concerne les modifications, les avenants et la vérification des livrables.

-        Contribuer à la gestion des relations avec les fournisseurs et à la mise à jour des informations relatives aux tarifs et aux fournisseurs.

-        Contribuer à l’analyse de l’environnement national de la commande publique.

-        Préparer les bons de commande et les marchés subséquents dans le cadre des accords-cadres.

4. Coordination et partage des bonnes pratiques

-        Participer activement au réseau des praticiens des achats et des subventions d’Expertise France et contribuer au partage des connaissances et des bonnes pratiques dans ces domaines.

-        Contribuer à la structuration et à l’organisation de l’Unité en développant des outils de gestion internes, des bases de données fournisseurs et d’autres ressources dédiées.

-        Assister le/la chargé(e) des achats et des contrats dans toute autre tâche juridique liée aux activités d’Expertise France, notamment la rédaction de notes juridiques, la veille juridique, les recherches jurisprudentielles et documentaires, ainsi que l’appui en matière de contentieux civil ou commercial.