Le ou la Responsable administratif et financier garantit la bonne gestion administrative, budgétaire, comptable et financière des projets et du bureau. Il ou elle sécurise l’exécution financière, fiabilise les reportings internes et bailleurs, veille au respect des procédures internes et accompagne la montée en compétence des équipes finance locales. Selon le niveau de décentralisation, il ou elle exerce un rôle d’appui technique, de coordination, de supervision ou de pilotage complet.

Pilotage financier et budgétaire

• Mettre à jour et fiabiliser le suivi financier et budgétaire des projets et des coûts mutualisés.
• Contrôler la consommation budgétaire et l’alignement entre l’exécution financière et la programmation opérationnelle.
• Réaliser les analyses budgétaires périodiques. Participer à la révision des budgets et au chargement et à la mise à jour des données financières dans les outils de gestion.
• Contribuer à la prise de décision stratégique en fournissant des analyses financières.
• Garantir la cohérence entre les outils de suivi et de comptabilité (X3, Atlas, FGT) et les pièces justificatives.
• Superviser les corrections comptables et analytiques, la clôture des avances et les imputations des coûts mutualisés et de la masse salariale.
• Suivre et clôturer les avances.
• Contribuer au traitement des corrections analytiques et comptables et des régularisations associées.
• Veiller à la bonne prise en compte des coûts mutualisés et des réaffectations de masse salariale.
• Préparer les données nécessaires aux clôtures semestrielles et annuelles.

Reporting interne et bailleur

• Coordonner la production, dans les délais, de rapports financiers internes et bailleurs fiables, y compris les revues mensuelles de projets, conformément aux exigences contractuelles et aux directives du siège. Plus précisément, participer aux exercices budgétaires internes des projets et des coûts du bureau mutualisé, notamment les budgets révisés (BR) et la programmation annuelle / les budgets initiaux (PA/BI).
• Préparer les éléments financiers nécessaires à la facturation aux bailleurs, suivre les encaissements avec le siège et garantir la cohérence entre le reporting, la comptabilité et le suivi budgétaire.

Contrôle interne et conformité

• Vérifier l’éligibilité des dépenses et les imputations comptables et analytiques au regard des procédures d’Expertise France et des exigences des bailleurs, y compris celles applicables aux subventions.
• Identifier les risques financiers, proposer des mesures correctives et maintenir une piste d’audit complète avec des pièces justificatives accessibles.
• Alerter sur les risques financiers et proposer des mesures correctives.
• Sécuriser la piste d’audit et la disponibilité des justificatifs.
• Contribuer au suivi, au contrôle et à la conformité de la gestion financière des subventions, en veillant au respect des exigences des bailleurs et des procédures internes.

Trésorerie et exécution financière

• Prévoir les besoins de trésorerie et superviser les demandes d’approvisionnement, les comptes bancaires locaux, la petite caisse et les avances en coordination avec le siège.
• Superviser les contrôles des paiements, le respect des échéances de paiement, les rapprochements, les inventaires de caisse et les procédures de clôture de trésorerie, dans le respect des délégations de pouvoir.

Audits bailleurs (principalement UE) et clôture

• Préparer les audits des projets et des partenaires.
• Coordonner la recherche de preuves et les réponses aux auditeurs.
• Participer à la mise en œuvre des recommandations d’audit.
• Superviser la clôture administrative et financière des projets et du bureau.
• Contribuer à la recherche de preuves et à la justification des dépenses.

Management et appui technique

• Encadrer, animer et accompagner les équipes locales selon le niveau de décentralisation du bureau en Moldavie.
• Participer à la diffusion des bonnes pratiques financières.
• Contribuer au recrutement, à l’intégration et à la montée en compétence des personnels financiers et administratifs.
• Élaborer ou actualiser les outils, notes de service et documents méthodologiques.