Au sein de l'équipe du bureau mutualisé (BM), sous la supervision de la Responsable du bureau mutualisé et en lien fonctionnel avec la Direction Administrative et Financière (DAF) du Siège, le/la Responsable Administratif et Financier opère sur les projets des différents portefeuilles et centralise les éléments communs aux projets. Il/elle est responsable de :

Juridique – contrats et achats (20 %)
•    Assurer le respect des règles et procédures administratives, financières et RH
•    Accompagner la politique liée à l'emploi (emploi direct/portage/CPS, grille salariale)
•    Assurer le suivi du contrat de bail du BM
•    Rédiger les contrats et termes de référence (TDR) en lien avec les projets du bureau mutualisé : contrat d’achat de service et d’expertise.
•    Assurer le filtrage et l'évaluation des candidatures et des offres reçues
•    Appuyer à la contractualisation en veillant au respect des procédures juridiques internes
•    Procéder à la vérification des livrables attendus par les prestataires avant toute mise en paiement
•    Assurer le suivi et la validation des paiements liés aux contrats

Financier / Administratif (70 %)
•    Assurer la mise à jour et le contrôle mensuel des journaux de dépenses des projets (affectation des dépenses, consommations, prévisions, etc.) ;
•    Veiller à la mise en œuvre des procédures de paiement et des bonnes pratiques d'enregistrement comptable 
•    S’assurer que les paiements aux fournisseurs, aux prestataires de services et aux intervenants sont effectués en temps opportun 
•    Surveiller et réguler les flux de trésorerie, la gestion des liquidités, les transactions bancaires, les virements
•    Préparer les exercices budgétaires internes (mensuels, semestriels, et annuels) en collaboration avec les équipes projet ;
•    Assurer la préparation des rapports externes (bailleurs de fonds) ;
•    Assurer le suivi des actifs du bureau mutualisé
•    Assurer le respect de la politique d'archivage des documents comptables et apporter l’appui nécessaire aux missions d'audit
•    Assurer le lien avec la DAF, au siège d’Expertise France au nom du BM et de ses projets
•    Gérer la TVA et les déclarations fiscales auprès des autorités dominicaines
•    Assurer la clôture comptable semestrielle et annuelle des projets.

Logistique (10 %)
•    Organiser les réunions, et éventuels ateliers du BM 
•    Suivre les besoins nécessaires pour l’aménagement du bureau (petites fournitures, équipements, etc)
•    Sur demande de la responsable du BM, apporter un appui logistique aux projets