Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau Mutualisé (BM) d’Expertise France au Cap Vert, sous la supervision du Responsable des Services Supports (RSS), le/la Responsable Achats et Contrats (RAC), est en charge de sécuriser les engagements et actes juridiques passés par le BM et apporter autant que de besoin son expertise à l’ensemble des services du BM. Il/elle managera le Chargé Achats et Contrats (CAC), avec qui il/elle travaillera en étroite collaboration. 

Il/elle évoluera au sein de l’équipe support du BM, constituée de 6 personnes, et sous le management du RSS : un Responsable des Affaires Financières (RAF), un RAC (poste en question), un Chargé de Logistique et des Moyens Généraux, un CAC, un Chargé de Finances et un Chargé de Trésorerie. L’équipe pourra évoluer en fonction des besoins. 

De manière détaillée, mais non exhaustive, ses tâches seront :

1. Supervision du traitement des commandes et mise en œuvre du processus achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France
•    Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat
•    Superviser le suivi des demandes d’achat et de l’avancement du traitement des commandes
•    Apporter un appui au CAC pour la réalisation des achats et la rédaction des contrats
•    Valider les dossiers d’achats/de subventions et les contrats y afférents selon les seuils autorisés par les procédures EF
•    Avec l’appui du CAC, rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation interne (coordination et siège) selon la réglementation applicable à Expertise France et particulier le règlement des marchés publics et subventions
•    Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles applicables
•    Elaborer les plans de passation de marchés pour chaque projet et superviser sa mise à jour
•    Préparer avec les équipes projets les exercices budgétaires internes (RPP, BR, PA/BI) afin d’assurer que les délais de contractualisation soient bien pris en compte dans les planifications 
•    Centraliser les achats d’équipements durables et les faire valider par le/la RSS avant envoi au service dédié au siège
•    S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures internes
•    Appuyer les équipes dans l’établissement des dossiers d’appels d’offres et le suivi de bonne exécution, en particulier des marchés de travaux en veillant aux règles spécifiques à ce type de marchés (code de la commande publique, CCAG, droit de la construction…) 

2. Suivi d’exécution des contrats
•    Assurer le suivi et le respect des conditions contractuelles : livrables, rapports narratifs et financiers intermédiaires et finaux, délais en lien avec les équipes projets, et vérifier et valider les tranches de paiement des subventions au niveau contractuel 
•    S’assurer du respect des règles EF auprès des bénéficiaires 
•    Mettre en place des outils de gestion des contrats en lien avec le service financier et le/la RSS
•    Former les bénéficiaires aux règles EF et des bailleurs si nécessaire 
•    Participer aux audits sur les aspects juridiques.

3. Management
•    Préparer les plannings du CAC

4. Capitalisation / Reporting 
•    Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d'assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables 
•    Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle des projets afin de garantir le respect les termes du contrat 
•    Elaborer en lien avec le/la RSS les reportings mensuels contrat et achat 
•    Superviser l’archivage des documents juridiques-achat du bureau et des projets 
•    Participer autant que de besoin aux chantiers lancés par le DAJ
•    Former les équipes projets à la mise en œuvre du processus d’achat, selon le règlement des marchés publics, et les accompagner dans le suivi des contrats