English

Description of the mission:

Expertise France is the French international technical assistance agency, created from the merger of the six main French public implementing agencies on 1 January 2015, in order to enhance capacities to mobilize technical expertise, making it possible to address the growing needs of emerging and developing countries more effectively. Under the joint supervision of the Ministry of European and Foreign Affairs and the Ministry of Economy, within the AFD GROUP, Expertise France aims at participating in French cooperation and development aid through a wide range of interventions in areas such as sustainable development, economic development, public finances, governance and human rights, social protection and employment, health, and issues of stability, safety and security.

Expertise France is accredited by the European Commission for delegated management (the 'six pillars' audit), which means it can be awarded indirect management of projects and guarantees EF's capacity to successfully implement activities and projects with which it is entrusted, and ensure efficient distribution of administrative, hr and financial management tasks.

1. Position Purpose

The Logistics Assistant will provide effective administrative and operational support to the Logistics Department, with a strong focus on asset management, documentation and filing, vehicle movement planning, travel arrangements, and coordination of logistics requirements with projects and departments. The position requires a highly organized, detail-oriented individual with strong coordination and communication skills and excellent knowledge of Microsoft Office applications.

2. Key Responsibilities

Asset Management

·       Maintain accurate and up-to-date records of company assets, including office equipment, furniture, IT equipment, and other assigned assets.

·       Support asset registration, tagging, tracking, transfer, handover, and disposal processes :transfers, handovers, disposals after approval by the Liaison and Logistic manage .

·       Maintain asset documentation and ensure all records are properly filed and updated.

·       Participate in periodic physical inventory check, conducted with Liaison and Logistic Manager

·       Prepare asset reports and inventory lists as required for approbation by the Liaison and Logistic Manager Follow up with relevant departments regarding asset movements, transfers, and accountability.

Filing and Documentation Management

·       Maintain an organized and systematic filing system for logistics-related documents, both electronic and hard copy.

·       Ensure contracts, invoices, delivery notes, asset records, vehicle documents, hotel bookings, travel arrangements, and other logistics documentation are properly maintained.

·       Ensure documents are easily accessible and appropriately archived.

·       Support preparation and organization of documents for audits and internal reviews.

Vehicle and Car Movement Planning

·       Prepare and draft daily and weekly vehicle movement plans based on staff and project requirements, and submit then for validation by the Liaison and Logistic Manager

·       Coordinate vehicle requests and transportation schedules with projects and relevant departments.

·       Assign vehicles and drivers according to operational requirements and movement plans approved by the Liaison and Logistics Manager.

·       Monitor daily vehicle movements and ensure transportation arrangements are clearly communicated to drivers and staff.

·       Coordinate airport pick-ups, drop-offs, field movements, meetings, and other transportation requirements.

·       Maintain accurate records of vehicle usage, movements, mileage, and related information.

·       Coordinate with vehicle rental companies and drivers regarding transportation requirements and operational issues.

·       Immediately report any incident or security concern to the Liaison and Logistics Manager

Travel and Accommodation Coordination

·       Coordinate with projects and departments to arrange hotel bookings, flight bookings, airport transportation, and other travel-related logistics requirements.

·       Support travel arrangements for staff, consultants, experts, visitors, and project personnel.

·       Coordinate with hotels, travel agencies, airlines, and other service providers as required.

·       Make travel arrangements in accordance with organizational policies and approved requests, and refere any exception to the Logistics Manager

·       Maintain accurate records of travel bookings, confirmations, invoices, and related documentation.

·       Follow up on changes, cancellations, extensions, and other travel requirements.

Project Logistics Support

·       Coordinate closely with project teams to understand and respond to their logistics requirements.

·       Provide timely support for meetings, workshops, trainings, conferences, field visits, and other project activities.

·       Coordinate transportation, accommodation, venues, equipment, supplies, and other logistical arrangements.

·       Ensure project logistics requests are properly documented, followed up, and completed within required timelines.

·       Maintain effective communication with projects and internal departments regarding the status of logistics arrangements.

General Logistics Support

·       Support procurement and service arrangements related to logistics activities when required.

·       Obtain quotations and coordinate with suppliers and service providers as assigned, in line with procurement procedures

·       Follow up on invoices, payments, and supporting documents related to logistics services, and submit them to the Liaison and Logistics manager for verification.

·       Prepare logistics reports, trackers, schedules, and other required documentation.

·       Support the Logistics Manager with daily operational and administrative tasks.

·       Apply organizational policies, procedures, and security requirements and report any deviation to the manager

3. Required Qualifications

·       Bachelor’s degree in Logistics, Supply Chain Management, Business Administration, Management, or a related field.

·       3–5 years of relevant professional experience in logistics, administration, transportation, asset management, travel coordination, or a related field.

·       Strong practical experience in asset management and inventory control.

·       Experience preparing and managing vehicle movement plans and transportation arrangements.

·       Experience coordinating hotel and flight bookings and travel arrangements.

·       Experience working with project teams and managing multiple logistics requests simultaneously.

4. Required Skills and Competencies

·       Excellent written and spoken English.

·       Strong knowledge of Microsoft Excel, Word, and PowerPoint.

·       Excellent organizational and filing skills.

·       Strong attention to detail and accuracy.

·       Strong planning, coordination, and follow-up skills.

·       Ability to prioritize tasks and work under pressure.

·       Ability to manage multiple requests and deadlines simultaneously.

·       Strong communication and interpersonal skills.

·       Good problem-solving and decision-making skills.

·       Ability to work independently as well as part of a team.

·       High level of integrity, accountability, and professionalism.

·       Ability to maintain confidentiality of organizational and staff information.

5. Preferred Experience

·       Experience working in an international organization, NGO, development organization, or project-based environment.

·       Experience working with vehicle rental companies, hotels, airlines, travel agencies, and other logistics service providers.

·       Experience maintaining electronic databases, trackers, and asset management systems.

·       Knowledge of logistics procedures, policies, and documentation standards.

French: 

Description de la mission

Expertise France est l’agence française de coopération technique internationale, créée le 1er janvier 2015 à la suite de la fusion des six principaux opérateurs publics français de coopération technique, afin de renforcer les capacités de mobilisation de l’expertise technique et de répondre plus efficacement aux besoins croissants des pays émergents et en développement.

Placée sous la tutelle conjointe du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et du ministère de l’Économie, au sein du GROUPE AFD, Expertise France contribue à la coopération française et à l’aide au développement à travers un large éventail d’interventions dans des domaines tels que le développement durable, le développement économique, les finances publiques, la gouvernance et les droits humains, la protection sociale et l’emploi, la santé, ainsi que les enjeux de stabilité, de sûreté et de sécurité.

Expertise France est accréditée par la Commission européenne pour la gestion indirecte (audit des « six piliers »). Cette accréditation lui permet de se voir confier la gestion indirecte de projets et atteste de sa capacité à mettre en œuvre efficacement les activités et les projets qui lui sont confiés, ainsi qu’à assurer une répartition efficiente des tâches de gestion administrative, des ressources humaines et des finances.

1. Objectif du poste

L’Assistant(e) logistique apporte un appui administratif et opérationnel efficace au Département logistique, en mettant particulièrement l’accent sur la gestion des biens et équipements, la documentation et l’archivage, la planification des déplacements des véhicules, l’organisation des voyages et la coordination des besoins logistiques avec les projets et les différents départements.

Ce poste requiert une personne très organisée, soucieuse du détail, dotée de solides compétences en coordination et en communication, ainsi que d’une excellente maîtrise des applications Microsoft Office.

2. Principales responsabilités

Gestion des biens et équipements

• Tenir des registres précis et régulièrement mis à jour des biens de l’organisation, notamment le matériel de bureau, le mobilier, les équipements informatiques et les autres biens attribués.
• Contribuer aux procédures d’enregistrement, d’étiquetage, de suivi, de transfert, de remise et de mise au rebut des biens, ces opérations étant soumises à l’approbation préalable du Responsable de la liaison logistique et de la sécurité.
• Assurer la gestion documentaire relative aux biens et veiller à ce que tous les dossiers soient correctement classés et mis à jour.
• Participer aux inventaires physiques périodiques réalisés en collaboration avec le Responsable de la liaison logistique et de la sécurité.
• Préparer les rapports relatifs aux biens et les listes d’inventaire, selon les besoins, pour approbation par le Responsable de la liaison logistique et de la sécurité.
• Assurer le suivi auprès des départements concernés des mouvements de biens, des transferts et de la responsabilisation des personnes auxquelles les biens sont confiés.

Gestion du classement et de la documentation

• Tenir un système de classement organisé et méthodique pour les documents liés à la logistique, en version électronique et papier.
• Veiller à la bonne conservation des contrats, factures, bons de livraison, registres des biens, documents relatifs aux véhicules, réservations hôtelières, dossiers de voyage et autres documents logistiques.
• Garantir l’accessibilité des documents et leur archivage approprié.
• Contribuer à la préparation et à l’organisation des documents nécessaires aux audits et aux contrôles internes.

Planification des déplacements des véhicules

• Préparer et élaborer les plans quotidiens et hebdomadaires de déplacement des véhicules en fonction des besoins du personnel et des projets, puis les soumettre à la validation du Responsable de la liaison logistique et de la sécurité.
• Coordonner les demandes de véhicules et les horaires de transport avec les équipes projet et les départements concernés.
• Affecter les véhicules et les chauffeurs en fonction des besoins opérationnels et des plans de déplacement approuvés par le Responsable de la liaison logistique et de la sécurité.
• Suivre les déplacements quotidiens des véhicules et veiller à ce que les modalités de transport soient clairement communiquées aux chauffeurs et au personnel.
• Coordonner les transferts vers et depuis l’aéroport, les déplacements sur le terrain, les trajets liés aux réunions et les autres besoins de transport.
• Tenir des registres précis de l’utilisation des véhicules, de leurs déplacements, du kilométrage et des informations connexes.
• Coordonner avec les sociétés de location de véhicules et les chauffeurs les besoins de transport et les éventuels problèmes opérationnels.
• Signaler immédiatement tout incident ou toute préoccupation liée à la sécurité au Responsable de la liaison logistique et de la sécurité.

Coordination des voyages et de l’hébergement

• Coordonner avec les projets et les départements les réservations d’hôtels, de vols, les transferts aéroportuaires et les autres besoins logistiques liés aux déplacements.
• Apporter un appui à l’organisation des déplacements du personnel, des consultants, des experts, des visiteurs et des équipes projet.
• Assurer la coordination avec les hôtels, les agences de voyages, les compagnies aériennes et les autres prestataires de services, selon les besoins.
• Organiser les déplacements conformément aux politiques de l’organisation et aux demandes approuvées, et soumettre toute dérogation à l’approbation du Responsable logistique.
• Tenir des registres précis des réservations de voyage, des confirmations, des factures et des documents connexes.
• Assurer le suivi des modifications, annulations, prolongations et autres besoins liés aux déplacements.

Appui logistique aux projets

• Travailler en étroite coordination avec les équipes projet afin de comprendre leurs besoins logistiques et d’y répondre.
• Fournir un appui rapide et adapté à l’organisation des réunions, ateliers, formations, conférences, visites de terrain et autres activités des projets.
• Coordonner les transports, l’hébergement, la réservation des salles, les équipements, les fournitures et les autres dispositions logistiques.
• Veiller à ce que les demandes logistiques des projets soient correctement documentées, suivies et traitées dans les délais requis.
• Assurer une communication efficace avec les équipes projet et les départements internes concernant l’état d’avancement des dispositions logistiques.

Appui logistique général

• Contribuer, si nécessaire, aux procédures d’achat et à l’organisation des prestations liées aux activités logistiques.
• Recueillir des devis et assurer la coordination avec les fournisseurs et les prestataires de services qui lui sont assignés, conformément aux procédures d’achat.
• Assurer le suivi des factures, des paiements et des pièces justificatives relatifs aux prestations logistiques, puis les soumettre au Responsable de la liaison logistique et de la sécurité pour vérification.
• Préparer les rapports logistiques, les tableaux de suivi, les plannings et toute autre documentation requise.
• Assister le Responsable logistique dans les tâches opérationnelles et administratives quotidiennes.
• Appliquer les politiques, les procédures et les exigences de sécurité de l’organisation, et signaler au responsable tout écart constaté.

3. Qualifications requises

• Être titulaire d’un diplôme de licence (Bac+3) en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires, management ou dans un domaine connexe.
• Justifier de trois à cinq ans d’expérience professionnelle pertinente en logistique, administration, transport, gestion des biens, coordination des voyages ou dans un domaine similaire.
• Posséder une solide expérience pratique en gestion des biens et en contrôle des stocks.
• Avoir une expérience dans l’élaboration et la gestion des plans de déplacement des véhicules et des dispositifs de transport.
• Avoir une expérience dans la coordination des réservations d’hôtels, de vols et des autres modalités de voyage.
• Avoir une expérience de travail avec des équipes projet et être capable de gérer simultanément plusieurs demandes logistiques.

4. Compétences et aptitudes requises

• Excellente maîtrise de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Bonne maîtrise de Microsoft Excel, Word et PowerPoint.
• Excellentes compétences organisationnelles et de classement.
• Grande attention aux détails et souci de l’exactitude.
• Solides capacités de planification, de coordination et de suivi.
• Capacité à hiérarchiser les tâches et à travailler sous pression.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs demandes et échéances.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Bonnes capacités de résolution des problèmes et de prise de décision.
• Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu’en équipe.
• Grand sens de l’intégrité, de la responsabilité et du professionnalisme.
• Capacité à préserver la confidentialité des informations relatives à l’organisation et au personnel.

5. Expérience souhaitée

• Expérience au sein d’une organisation internationale, d’une ONG, d’une organisation de développement ou dans un environnement axé sur la mise en œuvre de projets.
• Expérience de travail avec des sociétés de location de véhicules, des hôtels, des compagnies aériennes, des agences de voyages et d’autres prestataires de services logistiques.
• Expérience dans la tenue de bases de données électroniques, de tableaux de suivi et de systèmes de gestion des biens.
• Connaissance des procédures, des politiques et des normes documentaires en matière de logistique.