English:

Description of the mission:

Expertise France is the French international technical assistance agency, created from the merger of the six main French public implementing agencies on 1 January 2015, in order to enhance capacities to mobilize technical expertise, making it possible to address the growing needs of emerging and developing countries more effectively. Under the joint supervision of the Ministry of European and Foreign Affairs and the Ministry of Economy, within the AFD GROUP, Expertise France aims at participating in French cooperation and development aid through a wide range of interventions in areas such as sustainable development, economic development, public finances, governance and human rights, social protection and employment, health, and issues of stability, safety and security.

Expertise France is accredited by the European Commission for delegated management (the 'six pillars' audit), which means it can be awarded indirect management of projects and guarantees EF's capacity to successfully implement activities and projects with which it is entrusted, and ensure efficient distribution of administrative, HR and financial management tasks.

Project name and description:

The technical assistance project to support inclusive reforms of Jordan’s civil service, is implemented by Expertise France through a resident project team based within the Country Office in Amman.  The overall objective of the project:

The main Jordanian authorities will efficaciously implement the Public sector modernization reforms, focusing on the PSMR and the HRM by-law, taking into account the promotion of effective women and men equality into the State's human resources.

Project Components

·       Component 1: Strengthening the institutional and strategic capacities of leading public institutions coordinating the implementation of the roadmap for modernizing Jordan's public sector.

·       Component 2: Supporting an inclusive and efficient civil service through the effective implementation of human resources reform that integrates professional equality

The Project Assistant will provide efficient administrative, logistical, and financial support for the Project Manager. Therefore, he/she works closely with the PSU. He/she will undertake the following tasks and responsibilities:

1.       Initiate and follow up on the procurement process:

·         Assist the program team with the contracting process of experts and/or service providers (preparing purchase requests, collect program signatures etc.).

·         Liaise with the Support Services Unit (Projects Support Unit) for all procurements and follow up on the procurement process and contract signature with the PSU.

2.       Administrative support:

·         Take care of administrative arrangements for conferences, seminars, training sessions, meetings and other project-related activities and events, including the preparation of memos, letters, invitations, and visibility material, publication of announcements;

·         Coordinate with the PSU on the travel procedures by requesting hotel accommodations, and transportation for staff and experts to the PSU

·         Assist with formatting documents, presentations, and correspondence;

·         Provide occasional support with translation/interpretation, assist in preparation for activities;

·         Support on calendar and meetings organization of the Inclusive reforms project.

·         Support on the project manager’s documentations when required.

3.       Documentation and reporting:

·         Support the preparation of project reports and documentation for Headquarters and donors;

·         Participate in regular team meetings and contribute to discussions on logistical and financial aspects;

·         Archive key documents and correspondence systematically;

·         Maintain an inventory of items purchased by the Project;

·         Contribute to the Procedure Manual of the Project;

·         Manage and regularly update a contact database, including information on key stakeholders, suppliers and partners;

·         Liaise with the Support Services Unit (Projects Support Unit) on the database for procurements list of suppliers, and locations of various logistical elements.

4.       Payments and accounting support for the Inclusive Reforms project :

·         Collect Operational advances from the PSU and proceed with cash payments when required

·         Collect all the needed supporting documents and submit it to the PSU for operation advance closure

·         Check and review the accounting records shared by the PSU and address any comments or required corrections

·         Contribute to monitoring budgetary execution as requested by the Inclusive Reforms Project Manager.

Reporting and supervision

·       Operational and direct supervision from the Project Manager for Inclusive Reforms;

·       Interaction with the USP and Country Director

Others:

·       Undertake any other duties as assigned by the line manager.

Qualifications and competences:

·       Bachelor’s degree in social science studies, ex: Business Administration, logistical studies, etc.

·       Providing a solid foundation in organizational management, administrative procedures, and financial principles and monitoring budgetary execution.

·       At least 3 years' experience in a similar position;

·       Ability to work fully in French and/or English;

·       Practical exposure to procurement processes, including preparation of purchase requests, follow-up on procurement procedures, and coordination with support units.

·       Good knowledge of Microsoft Office software (Word, Excel, PowerPoint etc.), and AI tools.

·       Excellent written and oral communication skills in both English and Arabic – French is an asset.

·       Basics knowledge on using operational systems for ex: Quantum, Iris, etc.

·       Familiarity with EF procedures and public procurement processes is an asset;

·       Knowledge of international donors’ rules, especially EU regulations is an advantage.

Professional experience:

·       Experience in administrative and operational support, including document preparation meeting coordination, and logistical arrangements for events and project activities.

·       Excellent knowledge of procurement principles and processes;

·       Good financial and accounting skills;

·       Previous similar experience in international technical assistance or cooperation projects;

·       Strong work capacity, rigor, and organisation;

·       Excellent team player and detail-oriented.

·       -

Interpersonal and Soft Skills

·       Strong organizational skills, accuracy, and attention to detail;

·       Availability, flexibility, and autonomy;

·       Proactive, problem-solving skills;

·       Teamwork and coordination skills with excellent interpersonal abilities;

·       Ability to communicate well and reach out, both verbally and in writing, with a wide range of stakeholders including with high-level policy makers;

·       Ability to work under pressure in a multicultural environment.

 French:

Description de la mission

Expertise France est l’agence française de coopération technique internationale, créée le 1er janvier 2015 à la suite de la fusion des six principaux opérateurs publics français de coopération technique, afin de renforcer les capacités de mobilisation de l’expertise technique et de répondre plus efficacement aux besoins croissants des pays émergents et en développement.

Placée sous la tutelle conjointe du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et du ministère de l’Économie, au sein du GROUPE AFD, Expertise France contribue à la coopération française et à l’aide au développement à travers un large éventail d’interventions dans des domaines tels que le développement durable, le développement économique, les finances publiques, la gouvernance et les droits humains, la protection sociale et l’emploi, la santé, ainsi que les enjeux de stabilité, de sûreté et de sécurité.

Expertise France est accréditée par la Commission européenne pour la gestion indirecte (audit des « six piliers »). Cette accréditation lui permet de se voir confier la gestion indirecte de projets et atteste de sa capacité à mettre en œuvre efficacement les activités et les projets qui lui sont confiés, ainsi qu’à assurer une répartition efficiente des tâches de gestion administrative, des ressources humaines et des finances.

Nom et description du projet

Le projet d’assistance technique visant à soutenir des réformes inclusives de la fonction publique jordanienne est mis en œuvre par Expertise France au moyen d’une équipe projet résidente, basée au sein du bureau pays à Amman.

Objectif global du projet :

Les principales autorités jordaniennes mettront en œuvre efficacement les réformes de modernisation du secteur public, en mettant l’accent sur la feuille de route pour la modernisation du secteur public (PSMR) et le règlement relatif à la gestion des ressources humaines (HRM), tout en intégrant la promotion d’une égalité effective entre les femmes et les hommes dans la gestion des ressources humaines de l’État.

Composantes du projet

• Composante 1 : Renforcer les capacités institutionnelles et stratégiques des principales institutions publiques chargées de coordonner la mise en œuvre de la feuille de route pour la modernisation du secteur public jordanien.
• Composante 2 : Soutenir une fonction publique inclusive et efficace grâce à la mise en œuvre effective d’une réforme de la gestion des ressources humaines intégrant l’égalité professionnelle.

L’Assistant(e) de projet apportera un soutien administratif, logistique et financier efficace au Chef de projet. À ce titre, il/elle travaillera en étroite collaboration avec l’Unité d’appui aux projets (PSU) et assumera les tâches et responsabilités suivantes :

1. Lancement et suivi des procédures d’achat

• Assister l’équipe du programme dans les procédures de contractualisation des experts et/ou des prestataires de services, notamment en préparant les demandes d’achat et en recueillant les signatures nécessaires auprès de l’équipe du programme.
• Assurer la liaison avec l’Unité des services d’appui (Unité d’appui aux projets – PSU) pour l’ensemble des achats et assurer le suivi des procédures d’achat et de la signature des contrats en coordination avec la PSU.

2. Appui administratif

• Assurer les préparatifs administratifs des conférences, séminaires, sessions de formation, réunions et autres activités et événements liés au projet, notamment la préparation de notes de service, de courriers, d’invitations et de supports de visibilité, ainsi que la publication d’annonces.
• Coordonner avec la PSU les procédures de déplacement, notamment les demandes de réservation d’hébergement et de transport pour le personnel et les experts.
• Contribuer à la mise en forme des documents, des présentations et de la correspondance.
• Apporter ponctuellement un appui en matière de traduction et d’interprétation, ainsi qu’à la préparation des activités.
• Contribuer à la gestion de l’agenda et à l’organisation des réunions du projet « Réformes inclusives ».
• Apporter, si nécessaire, un appui à la gestion et à l’organisation de la documentation du Chef de projet.

3. Documentation et reporting

• Contribuer à la préparation des rapports et de la documentation du projet destinés au siège et aux bailleurs de fonds.
• Participer aux réunions régulières de l’équipe et contribuer aux discussions relatives aux aspects logistiques et financiers.
• Assurer l’archivage systématique des documents essentiels et de la correspondance.
• Tenir à jour l’inventaire des biens et équipements achetés dans le cadre du projet.
• Contribuer à l’élaboration du manuel de procédures du projet.
• Gérer et mettre régulièrement à jour une base de données de contacts comprenant les informations relatives aux principales parties prenantes, aux fournisseurs et aux partenaires.
• Assurer la liaison avec l’Unité des services d’appui (PSU) concernant la base de données des fournisseurs, les listes liées aux achats et la localisation des différents éléments logistiques.

4. Appui aux paiements et à la comptabilité du projet « Réformes inclusives »

• Retirer les avances opérationnelles auprès de la PSU et procéder aux paiements en espèces lorsque cela est nécessaire.
• Rassembler l’ensemble des pièces justificatives requises et les transmettre à la PSU pour la clôture des avances opérationnelles.
• Vérifier et examiner les documents comptables transmis par la PSU, puis traiter les observations formulées et effectuer les corrections nécessaires.
• Contribuer au suivi de l’exécution budgétaire à la demande du Chef de projet « Réformes inclusives ».

Rattachement hiérarchique et supervision

• Supervision opérationnelle et directe assurée par le Chef de projet « Réformes inclusives ».
• Interaction avec l’Unité des services d’appui (PSU) et le Directeur pays.

Autres responsabilités

• Exécuter toute autre tâche confiée par le supérieur hiérarchique direct.

Qualifications et compétences

• Être titulaire d’un diplôme de licence (Bac+3) en sciences sociales ou dans un domaine pertinent, tel que l’administration des affaires, la logistique ou un domaine similaire.
• Disposer de solides connaissances en gestion organisationnelle, en procédures administratives et en principes financiers, ainsi qu’en suivi de l’exécution budgétaire.
• Justifier d’au moins trois ans d’expérience dans un poste similaire.
• Être capable de travailler couramment en français et/ou en anglais.
• Avoir une expérience pratique des procédures d’achat, notamment la préparation des demandes d’achat, le suivi des procédures d’acquisition et la coordination avec les unités d’appui.
• Avoir une bonne maîtrise des logiciels Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ainsi que des outils d’intelligence artificielle.
• Posséder d’excellentes capacités de communication écrite et orale en anglais et en arabe ; la connaissance du français constitue un atout.
• Avoir des connaissances de base dans l’utilisation de systèmes opérationnels tels que Quantum, IRIS, etc.
• La connaissance des procédures d’Expertise France et des procédures de marchés publics constitue un atout.
• La connaissance des règles applicables aux bailleurs de fonds internationaux, notamment de la réglementation de l’Union européenne, constitue un avantage.

Expérience professionnelle

• Expérience en appui administratif et opérationnel, notamment dans la préparation de documents, la coordination de réunions et l’organisation logistique d’événements et d’activités de projet.
• Excellente connaissance des principes et des procédures d’achat.
• Bonnes compétences financières et comptables.
• Expérience antérieure dans un poste similaire au sein de projets de coopération internationale ou d’assistance technique.
• Forte capacité de travail, rigueur et sens de l’organisation.
• Excellent esprit d’équipe et grand souci du détail.

Compétences interpersonnelles et comportementales

• Solides compétences organisationnelles, précision et attention particulière aux détails.
• Disponibilité, flexibilité et autonomie.
• Esprit d’initiative et capacité à résoudre les problèmes.
• Aptitude au travail en équipe et à la coordination, associée à d’excellentes qualités relationnelles.
• Capacité à communiquer efficacement, à l’oral comme à l’écrit, et à interagir avec un large éventail d’acteurs, y compris des décideurs de haut niveau.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement multiculturel.