Missões Principais

Pequenas Compras e Acompanhamento de Fornecedores

•       Realizar as pequenas compras necessárias ao funcionamento do escritório (material de escritório, consumíveis, produtos de higiene e de copa, etc.).
•       Pesquisar e solicitar cotações junto dos fornecedores, comparar as propostas e apresentá-las à Coordenadora das Funções Transversais.
•       Preparar pedidos de compra e organizar a documentação dos processos de aquisição (cotações, faturas, guias de entrega), em articulação com o polo de Compras e Contratos.
•       Acompanhar os fornecedores e prestadores de serviços (prazos de entrega, qualidade do serviço, faturação) e manter atualizada a lista de fornecedores.
•       Acompanhar a receção e a conferência de mercadorias e materiais entregues no escritório.

Receção, Acolhimento e Registos

•       Assegurar o acolhimento e o encaminhamento dos visitantes, colaboradores externos e prestadores de serviços.
•       Manter atualizados os livros de registo de entradas e saídas dos escritórios (visitantes, prestadores de serviços e, quando aplicável, materiais e equipamentos).
•       Receber e distribuir a correspondência e as encomendas, e atender e encaminhar as chamadas e pedidos de informação.

Organização e Gestão dos Escritórios

•       Organizar e manter em ordem os espaços de trabalho, as salas de reunião, os armários e as zonas de arrumação.
•       Gerir os stocks de consumíveis e de material de escritório, controlando as entradas e saídas e identificando as necessidades de reposição.
•       Apoiar a atualização do inventário de equipamentos e mobiliário, incluindo a entrega e recolha de equipamentos aos colaboradores.
•       Acompanhar a manutenção, a limpeza, a higiene e a segurança das instalações, e contactar os prestadores em caso de avaria.
•       Apoiar o acompanhamento dos consumos de eletricidade, água, internet e créditos telefónicos.

Gestão de Veículos e Agenda das Viaturas

•       Gerir a agenda das viaturas (reservas, atribuição e disponibilidade) e planificar a sua utilização diária.
•       Organizar as deslocações locais de colaboradores e visitantes, em coordenação com os motoristas.
•       Acompanhar o estado das viaturas e o seu plano de manutenção (revisões, reparações, seguros, inspeções e documentação).
•       Controlar os consumos de combustível, a quilometragem e os logbooks.

Apoio à Organização de Missões e Eventos

•       Apoiar a organização logística de missões e deslocações nacionais e internacionais: reservas de transporte, alojamento e salas de reunião, e preparação de documentos logísticos.
•       Apoiar a organização de reuniões, workshops e eventos dos projetos, contactando os prestadores de serviços e preparando salas, materiais e equipamentos.
•       Apoiar o acolhimento logístico de especialistas e visitantes.

Apoio Administrativo e Reporting

•       Manter atualizadas, em Excel, as bases de dados e os ficheiros de controlo (stocks, inventários, fornecedores, viaturas, registos de entradas e saídas).
•       Organizar e arquivar a documentação administrativa, em papel e em formato digital.
•       Elaborar relatórios e mapas de acompanhamento periódicos.
•       Gerir as agendas partilhadas, a marcação de reuniões e a correspondência eletrónica (Outlook), e prestar apoio administrativo à Coordenadora das Funções Transversais.
•       Contribuir para a melhoria dos procedimentos administrativos e logísticos internos.
•       Executar outras tarefas administrativas e logísticas que lhe sejam atribuídas pela Coordenadora, no âmbito das suas funções.