MISSIONS

Le/la Chargé·e Finances appuie le RAF dans le fonctionnement du service Finances et assure l’interface financière avec les équipes projets. Il/elle veille à la fiabilité des suivis budgétaires, au respect des échéances de reporting financier, à la qualité des audits et à l’application des procédures financières de l’agence. Il/elle assure directement le suivi d’un portefeuille de projets et des centres de coûts mutualisés, et contribue à la préparation des exercices d’ensemble du bureau, notamment les revues de projets.

Suivi financier et budgétaire des projets en Jordanie :

·        Assurer la tenue des suivis budgétaires (BFU) des projets de son portefeuille (mise à jour, contrôle de cohérence, diffusion dans les délais) conformément aux formats établis ;

·        Paramétrer les BFU des nouveaux projets de son portefeuille et appuyer le/la Chargé·e Finances (Finance Officer) dans le paramétrage des BFU des nouveaux projets du sien ; si nécessaire, mettre en œuvre les corrections et améliorations ;

·        Organiser et animer les réunions mensuelles autour des BFU avec les équipes des projets de son portefeuille ;

·        Appuyer le RAF dans la préparation des exercices budgétaires (initial, révisé, atterrissage) de l’agence.

·        Préparer les clôtures semestrielles et annuelles des projets de son portefeuille (production et contrôle des matrices) sous la supervision du RAF ;

·        Contribuer à la fiabilité des informations contractuelles et financières disponibles pour les projets appuyés par l’USP, notamment dans Atlas

Reporting financier & relation avec le siège

·        Préparer les rapports financiers de son portefeuille et en assurer un premier contrôle avant transmission au RAF ;

·        Tenir à jour le calendrier consolidé des reportings et audits de l’ensemble du bureau, en lien avec le RAF, le chargé finances et les chargés de projets du siège ;

·        Tenir l’état consolidé des demandes de versement aux bailleurs pour l’ensemble du bureau (envoyées, en attente, en retard), à partir du suivi assuré par les chargés finances;

·        Veiller à la qualité des rapports envoyés, à la standardisation de la communication et au respect des délais siège et bailleurs

Gestion des audits

·        Préparer les audits externes (TDR, précommandes, collecte de pièces, réponses aux suspens) de son portefeuille ;

·        En lien avec la RAF, coordonner la communication et les échanges avec le cabinet d’audit externe pour les projets de son portefeuille ;

·        Suivre l’envoi des rapports finaux d’audit dans les délais contractuels

Appui au RAF sur le fonctionnement du service Finances

·        Contribuer à la formalisation et l’application du cycle financier mensuel du bureau (clôture, transmission des éléments comptables, contrôles) ;

·        Participer à la diffusion et à l’appropriation des procédures financières auprès des équipes projets (circuit de la dépense, décision de réception, BAP) ;

·        Identifier les difficultés rencontrées par les équipes projets et proposer au RAF des ajustements de pratiques

Gestion financière de projets

·        Assurer le suivi financier direct des projets les plus complexes du portefeuille du bureau Jordanie (exigences des bailleurs, volume, fréquence des audits), selon la répartition définie par le RAF, notamment la vérification et le traitement des dossiers de paiement (Bons à payer ATLAS) ;

·        Être l’interlocuteur financier principal des chefs de projets pour ces projets ;

·        Assurer le suivi des mises en paiement (Bons à Payer) des centres de coûts mutualisés pour les budgets de fonctionnement;

·        Assurer l’adéquation entre les journaux comptables et les journaux de trésorerie des projets et centres de coûts de son portefeuille, incluant le suivi des corrections analytiques et comptables en lien avec le siège ;

·        Vérifier les imputations de comptabilité générale et de comptabilité analytique (imputations budgétaires des projets) ;

·        Suivre, avec les autres services, le mécanisme de remboursement et d’exonération de TVA pour les projets de son portefeuille

Responsabilités transversales

·        Participation aux réunions de coordination USP/projets ;

·        Préparation des revues semestrielles de l’ensemble des projets du bureau, en lien avec le RAF et les équipes projets ;

·        Appui à la mise en œuvre du contrôle interne ;

·        Appui au RAF sur les circuits de communication et de mise en paiement entre finances, comptabilité et trésorerie

Archivage :

·        Mettre en œuvre la procédure d’archivage pour ses dossiers qui concernent les Finances ;

·        Contribuer au classement et à l’archivage des dossiers du service Finances conformément au plan de classement du bureau.