Basé-e à Rabat, au Maroc, la-le Chargé-e d’appui opérationnel assure, sous la  responsabilité hiérarchique de la cheffe de projet PRIM2 et en coordination étroite avec l’Unité Support Projet (USP), l’appui administratif, financier, logistique et contractuel nécessaire à la mise en œuvre efficace et conforme du projet.
Il/elle contribue à la bonne exécution budgétaire et opérationnelle du projet, dans le respect des procédures d’Expertise France et des exigences des bailleurs (UE, AFD). À ce titre, il/elle joue un rôle central dans la sécurisation des dépenses, le suivi contractuel des expertises et prestataires, ainsi que dans la gestion et le suivi des subventions accordées aux organisations de la société civile (OSC).

La-le Chargé-e d’appui opérationnel travaille en étroite collaboration avec l’équipe projet, l’USP basée à Rabat, ainsi qu’avec les partenaires institutionnels et bénéficiaires de subventions. Les tâches relatives au suivi des subventions aux organisations de la société civile sont réalisées en coordination avec la Responsable des subventions et partenariats, qui assure la supervision d'ensemble du portefeuille de subventions et valide les orientations et livrables correspondants. 

La-le titulaire peut être amené-e à collaborer avec des expert-e-s et/ou des partenaires de mise en œuvre pour le suivi des contrats et des missions. 

Des déplacements ponctuels sont prévus dans les régions d’intervention du projet.

Responsabilités principales (indicatives)

Les missions décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et pourront évoluer en fonction des besoins du projet et des nécessités de service, dans le respect de la nature et du niveau du poste.

1. Gestion administrative et financière du projet 
   •    Assurer la préparation et le suivi de la gestion administrative et financière du projet, en lien avec la cheffe de projet et l'USP et dans le respect du périmètre d'intervention défini par l'USP, notamment :
                  -    préparer les états récapitulatifs de frais (ERF) et vérifier la complétude des justificatifs associés ;
                  -    préparer les dossiers de paiement ;
                  -    préparer les notes de justification ;
                  -    suivre l'avancement de ces dossiers et des demandes correspondantes auprès de l'USP.
   •    Participer à la consolidation du suivi budgétaire mensuel et veiller à la cohérence entre engagements, paiements et prévisions
   •    Contribuer à l’élaboration des prévisionnels budgétaires dans le cadre des exercices internes (RPP, BI, BR, clôtures semestrielles)
   •    Participer à la consolidation des rapports financiers à destination du bailleur, en lien avec l’USP
   •    Contribuer à la préparation et à la collecte des pièces justificatives lors des audits financiers
   •    Vérifier la conformité des pièces justificatives (factures, feuilles de temps, justificatifs de mission) pour les demandes de paiement des expert-e-s et des membres de l’équipe projet et les états récapitulatifs de frais des experts et des membres de l’équipe projet
   •    Assurer le suivi des paiements des expert-e-s et prestataires conformément aux dispositions contractuelles
   •    Assurer l’archivage physique et numérique des documents contractuels, financiers et techniques du projet
   •    Appuyer la cheffe de projet dans la gestion opérationnelle courante (comptes rendus, tableaux de bord, outils de suivi)
   •    Assurer la coordination avec l'USP pour la réalisation des paiements liés aux ateliers (frais de transport, dédouanement, per diem, etc.) et le suivi de leur exécution ;
   •    Préparer, en lien avec l'USP, les dossiers d'exonération de TVA à soumettre à la Direction Générale des Impôts. À ce titre, il/elle assure le suivi de la collecte des signatures nécessaires auprès des partenaires et des bailleurs ;
2. Suivi des subventions aux organisations de la société civile 
   •    Appuyer la préparation des conventions de subvention et la formalisation des documents contractuels et outils de suivi interne
   •    Vérifier la conformité budgétaire et procédurale des dossiers avant engagement des subventions
   •    Assurer le suivi administratif et financier des subventions octroyées aux organisations de la société civile, incluant le contrôle des rapports narratifs et financiers
   •    Mettre à jour les tableaux de suivi des subventions et veiller au respect des échéances contractuelles
   •    Contribuer au suivi des échéances de reporting, de paiement et de clôture des subventions
   •    Contribuer à la collecte et l’archivage physique et numérique des pièces justificatives relatives aux subventions
   •    Contribuer à la formation et à l’accompagnement des bénéficiaires sur les procédures de gestion financière et de justification des dépenses
   •    Participer à la préparation des audits ou contrôles relatifs aux subventions
   •    Réaliser des visites terrain de suivi des OSC financés
3. Logistique et appui opérationnel  
   •    Organiser, en lien avec l'USP, les aspects administratifs et logistiques des missions des membres de l'équipe projet et des expert.e.s : préparer les demandes de Mission Security Clearance, les ordres de mission et les termes de référence (TDR), et en assurer le suivi ; 
   •    Consolider les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe et des experts lors des missions (visa, réservation, véhicule, etc.) en lien avec l’USP ;
   •    Assurer la logistique et l’organisation liées aux ateliers, séminaires, et réunions de projet ;
   •    Consolider les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe (équipements, véhicule pour RDV extérieur, crédit téléphonique/internet, etc.) en lien avec l’USP ;
   •    Assurer le suivi et la régularisation des avances en espèces en lien avec l’USP
   •    Assurer le suivi des actifs et immobilisations du projet et de leur inventaire avec l’USP.
4. Appui aux achats et au suivi contractuel 
   •    Assurer la préparation des dossiers de consultation (premières versions des cahiers des charges et des TdR, sur la base des besoins exprimés par les équipes techniques), l'identification des prestataires, ainsi que le suivi des devis et des factures, en appui des procédures d'achat menées par l'équipe projet. 
   •    Vérifier la conformité des dossiers d’achat au budget validé et aux procédures d’Expertise France avant engagement de la dépense
   •    Assurer le suivi des échéances contractuelles et identifier les besoins éventuels d’avenants