Objectif général

Contribuer à la mise en place, à la consolidation et à l’amélioration continue du Système de Management de la Qualité de l’ABMed, en appui au processus d’atteinte du Niveau de Maturité 3 (NM3) selon le GBT/OMS.

Objectifs spécifiques

• Appuyer l’élaboration, la révision et la mise en conformité de la documentation du SMQ, conformément à un suivi de la mise en œuvre des actions correctives et préventives issues des audits et évaluations et aux Plans de Développement Institutionnel identifiés ;
• Contribuer à la mise en œuvre et au suivi des audits internes ;
• Participer au renforcement des capacités et des compétences du personnel en matière de management de la qualité (sensibilisation, formation).

Résultats attendus

• Documentation du SMQ élaborée, révisée et mise en conformité, selon les exigences ISO et GBT
• Audit internes mis en œuvre et suivi
• Capacités et compétences du personnel en matière de management de la qualité renforcées

Livrables

• Procédures, formulaires et documents qualité validés ;
• Projets de manuel qualité et de manuel de procédures ;
• Documents relatifs aux audits internes et aux revues de direction ;
• Tout document inhérent au renforcement de capacité du personnel en matière de management de la qualité SMQ
• Rapports mensuels de mission incluant des recommandations ;
• Tout autre document jugé pertinent dans le cadre de la mission.

Méthodologie

Travaillant sous la supervision du SAQ, le qualiticien devra rédiger, dans les temps impartis, les informations documentées exigées par les référentiels identifiés et jugés pertinents par l’ABMed selon les activités menées par chaque direction et service dans le cadre de la démarche qualité.

Le qualiticien devra s’approprier la documentation disponible afin de comprendre la mission de l’ABMed, la vision qualité, le management par approche processus, la cartographie des risques, les actions de maîtrise des risques et opportunités, les normes en matière de gestion administrative, comptable et financière.

A ce titre le qualiticien sera chargé de :

• Présenter au SAQ et à la DG, un chronogramme de la mission de consultance ;
• Effectuer l’état des lieux de l’organisme et de la documentation qualité disponible au travers d’une bonne revue documentaire ;
• Recueillir les informations utiles à la rédaction auprès du personnel concerné par les informations documentées à rédiger ;
• Rédiger les informations documentées exigées par l’outil GBT/OMS et la Norme internationale ISO 9001 version 2015 ;
• Rédiger les informations documentées nécessaires à l’efficacité du système de management de la qualité au sein de l’ABMed ;
• Avoir des rencontres trimestrielles avec la CoOrdo du projet ;
• Soumettre les projets de documents à la validation des personnes responsables.

En outre, le SAQ en charge de la conduite du projet de management de la qualité devra s’assurer que :

a) L’étendue des informations documentées fournie dans le cadre de la mise en place du système de management de la qualité sera fonction de :

• la taille de l’organisme, de ses domaines d’activité et de ses processus, produits et services ;
• la complexité des processus et de leurs interactions ; et
• la compétence des ressources humaines.

b) Lors de la création et de la mise à jour des informations documentées, les éléments suivants seront appropriés :

• identification et description des informations documentées (par exemple leur titre, date, auteur, numéro de référence) ;
• format (langue, version logicielle, graphiques) et support (électronique, papier);
• revue effectuée (et leur approbation pour en déterminer la pertinence et l’adéquation).

c) Les informations documentées exigées par le système de management de la qualité et par les référentiels seront maîtrisées :

• disponibilité et aisance dans l’utilisation, quand et là où elles sont nécessaires 
• protection et inviolabilité (contre toute perte de confidentialité, utilisation inappropriée ou perte d’intégrité).

d) La mise en œuvre des activités suivantes sont applicables :

• distribution, accès, récupération et utilisation ;
• stockage et protection, y compris préservation de la lisibilité ;
• maîtrise des modifications (par exemple, contrôle des versions);
• conservation et élimination.

Les informations documentées d’origine externe que l’organisme juge nécessaires à la planification et au fonctionnement du système de management de la qualité doivent être identifiées comme il convient et maîtrisées

Agenda

Le qualiticien travaillera en étroite collaboration avec le Service de management de la qualité et les autres services de l’Agence. Une feuille de route validée par le Service de management de la qualité précisera les priorités, les échéances et les livrables attendus. Les résultats seront présentés à travers des rapports mensuels, assortis de recommandations d’amélioration continue.

Le qualiticien travaillera du lundi au vendredi conformément aux horaires de travail de l’ABMed. Les jours fériés calendaires lui seront concédés conformément au code du travail en république du Bénin.