Responsabilités principales

1. Gestion des procédures de passation de marchés et suivi contractuel (40 %)

Le/la Chargé(e) d'appui opérationnel assure le suivi opérationnel des procédures de contractualisation nécessaires à la mise en œuvre des activités du projet.

À ce titre, il/elle est chargé(e) de :

-        accompagner la préparation des dossiers de consultation (TdR, DCE, pièces administratives, calendrier de passation) ;

-        assurer le suivi administratif des procédures de passation de marchés conformément aux procédures d'Expertise France ;

-        préparer les documents nécessaires aux contractualisations, notifications, avenants et clôtures de contrats ;

-        assurer le suivi administratif des contrats conclus avec les bureaux d'études, cabinets de conseil, consultants et prestataires ;

-        suivre les échéances contractuelles et anticiper les risques de retard ;

-        préparer les demandes de paiement et assurer leur suivi en lien avec l'USP ;

-        mettre à jour les tableaux de bord relatifs aux marchés, contrats et engagements ;

-        assurer l'interface avec l'USP et les équipes siège sur l'ensemble des questions liées aux procédures contractuelles.

2. Gestion et suivi des subventions aux collectivités territoriales (35 %)

Le/la Chargé(e) d'appui opérationnel contribue à la bonne mise en œuvre des contrats de subvention accordées aux collectivités territoriales partenaires.

À ce titre, il/elle :

-        appuie la préparation des contrats de subvention ainsi que l'ensemble des documents contractuels associés ;

-        vérifie la conformité administrative, budgétaire et procédurale des dossiers avant leur engagement ;

-        accompagne les collectivités bénéficiaires dans la compréhension et l'application des procédures de gestion financière et de justification des dépenses ;

-        suit l'exécution administrative et financière des contrats de subvention ;

-        contrôle les rapports narratifs et financiers transmis par les bénéficiaires ;

-        prépare les demandes de décaissement et assure leur suivi ;

-        met à jour les outils de suivi des subventions et veille au respect des échéances contractuelles ;

-        participe à la préparation des audits, missions de contrôle et exercices de clôture des subventions ;

-        identifie les risques pouvant affecter la bonne exécution des contrats de subvention et propose des mesures correctives.

3. Suivi administratif, financier et appui au pilotage du projet (25 %)

En appui au Chef de projet, le/la Chargé(e) d'appui opérationnel contribue au pilotage administratif et financier du projet.

À ce titre, il/elle :

-        participe au suivi budgétaire du projet et à la consolidation des prévisions financières ;

-        contribue aux exercices budgétaires internes (RPP, BI, BR, clôtures, projections) ;

-        participe à la préparation des rapports financiers destinés au bailleur ;

-        assure le contrôle de conformité des pièces justificatives relatives aux dépenses du projet ;

-        suit les paiements des experts, consultants et prestataires ;

-        prépare les éléments nécessaires aux audits financiers ;

-        assure l'archivage physique et numérique des documents administratifs, contractuels et financiers ;

-        élabore et met à jour les tableaux de bord de suivi du projet (marchés, subventions, budget, paiements, échéances) ;

-        prépare les éléments nécessaires aux réunions de coordination et de pilotage ;

-        contribue au suivi des indicateurs de mise en œuvre relevant de son périmètre.