Sous la supervision directe du chef de projet (Team Leader), l’assistant(e) de projet apportera un soutien transversal à la mise en œuvre opérationnelle, administrative, logistique et documentaire du projet « Promouvoir les chaînes de valeur de l’agriculture et de la pêche en Guinée-Bissau ». Le poste a pour objectif d’assurer le bon fonctionnement de l’équipe de projet, de faciliter la coordination interne entre les composantes techniques et les fonctions de soutien, et de contribuer à la mise en œuvre efficace des activités conformément aux procédures d’Expertise France, aux exigences du bailleur de fonds et au plan de travail approuvé. Il servira de point d’appui pour l’organisation du travail quotidien, le suivi des échéances, la circulation de l’information, la préparation des documents et la bonne articulation entre les fonctions techniques, administratives et fiduciaires.

Principales responsabilités

·       Apporter un soutien administratif et opérationnel quotidien au chef de projet et aux membres de l’équipe de projet, en assurant le suivi des tâches, des délais, des réunions, des déplacements et des besoins logistiques.

·       Contribuer à l’organisation, à la préparation et à l’archivage de la documentation administrative du projet, notamment la correspondance, les notes internes, les comptes-rendus, les listes de présence, les rapports d’activité, les termes de référence, les bons de commande, les documents de mission et autres documents administratifs.

·       Apporter son soutien à la préparation, à l’organisation et au déroulement des réunions, formations, missions sur le terrain, consultations avec les parties prenantes et autres événements liés au projet, y compris les invitations, les ordres du jour, les réservations, le matériel, la logistique, l’accueil des participants et la rédaction des comptes rendus.

·       Contribuer au suivi du plan de travail du projet, en recueillant des informations auprès des membres de l’équipe, en mettant à jour des outils simples de suivi et en signalant au chef de projet les éventuels retards, besoins ou points à surveiller.

·       Assister l’équipe financière dans la préparation et la compilation des documents administratifs et justificatifs liés aux paiements, achats, missions, avances, régularisations, inventaire et archivage des dossiers, sans pour autant se substituer aux responsabilités fiduciaires spécifiques à chaque fonction.

·       Faciliter la communication avec les fournisseurs, les prestataires de services, les partenaires, les bénéficiaires et les participants, sous la direction des responsables techniques ou administratifs compétents.

·       Apporter son soutien à l’organisation des déplacements de l’équipe projet et des consultants, y compris la planification logistique, les réservations, le transport, l’hébergement, la préparation des documents de mission et la coordination pratique avec le chauffeur.

·       Contribuer à la préparation de rapports internes et externes, en recueillant les contributions de l’équipe, en consolidant les informations de base, en vérifiant la cohérence documentaire et en veillant à la mise en forme des documents conformément aux modèles applicables.

·       Tenir à jour un système d’archivage physique et numérique organisé, actualisé et accessible pour les documents du projet, conformément aux procédures internes, aux exigences d’audit et aux règles de confidentialité.

·       Participer à la mise à jour des calendriers, des listes de contacts, des bases de données simples, des tableaux de suivi des activités et d’autres outils de gestion du projet.

·       Contribuer à la bonne gestion des équipements, du matériel et des espaces de travail du projet, en signalant les besoins en matière de réapprovisionnement, d’entretien ou de soutien logistique.

·       Effectuer d’autres tâches compatibles avec la fonction qui lui sont confiées par le chef de projet, en fonction des besoins liés à la mise en œuvre du projet.

·       Contribuer à la préparation de l’ensemble de la documentation nécessaire aux déplacements professionnels, y compris les lettres d’invitation, les ordres de mission, les briefings de sécurité, les formulaires d’autorisation de sécurité, les demandes de visa et les notes de frais.

·       Contribuer à la planification, à l’organisation et à l’optimisation des coûts des missions, en veillant à leur exécution efficace en coordination avec les interlocuteurs concernés : réservation des billets d’avion, hébergement, calcul et gestion des indemnités journalières, entre autres.

·       Assurer la continuité des fonctions du/de la responsable logistique en cas d’absence, en veillant au maintien des processus, à la communication avec le terrain et au respect des procédures internes.

Cette description de poste peut faire l’objet de modifications à tout moment, en fonction de l’évolution des activités et de la nécessité de s’y adapter. De plus, la liste des activités n’est pas exhaustive ; d’autres tâches liées à votre domaine de compétences et s’inscrivant dans les limites de votre charge de travail pourront vous être confiées.

Positionnement hiérarchique et fonctionnel

L’assistant(e) de projet rendra compte directement au chef de projet (Team Leader). Dans l’exercice de ses fonctions, il/elle travaillera en étroite collaboration avec tous les membres de l’équipe de projet et pourra recevoir des orientations fonctionnelles de la part des coordinateurs de composante, ainsi que des responsables des domaines administratif, financier, des achats, de la gestion des subventions et du MEAL, dans le cadre des tâches qui leur sont associées.