Sous la supervision du/de la Coordinateur.trice du Secrétariat technique de la Facilité, l’adjoint.e au Coordinateur/trice du secrétariat technique contribue à la mise en œuvre efficace et coordonnée des activités de la VTF. Il/elle assure un suivi rapproché des actions engagées, facilite la coordination entre les différentes parties prenantes et veille au bon déroulement opérationnel, administratif et logistique des activités.

Il/elle assure l’interface quotidienne avec les partenaires vietnamiens (MOT, VNRA, MOC, agences publiques), en vietnamien, afin de garantir la fluidité du dialogue institutionnel, l’accès complet à l’information et la bonne compréhension des enjeux locaux.

L’adjoint.e au Coordinateur/trice travaille de manière autonome dans un environnement complexe, structure les processus opérationnels, organise les événements multi-acteurs et contribue activement au pilotage local de la Facilité.

Les principales missions sont les suivantes :

En appui au Coordinateur du ST, contribue au pilotage opérationnel de la Facilité  

L’adjoint.e au Coordinateur/trice du secrétariat technique joue un rôle central d’appui dans la mise en œuvre de la Facilité, en garantissant la fluidité des processus, la bonne circulation de l’information et le respect des échéances, des engagements contractuels et des exigences de qualité.

Il/elle assure le suivi quotidien de l’avancement des activités mises en œuvre dans le cadre de la Facilité. A ce titre, il/elle :

•          Contribue à la rédaction, la mise en place et l’amélioration continue des manuels de procédures, workflows, outils de pilotage et documents cadres du secrétariat technique.
•          Suit la programmation, la planification et l’exécution des activités conformément au cadre logique, au calendrier de mise en œuvre et aux orientations stratégiques de la Facilité.
•          Met à jour les outils de suivi opérationnel (plans de travail, tableaux de bord, chronogrammes, matrices de suivi des livrables) ;
•          Suit l’état d’avancement financier des activités du Secrétariat technique ;
•          Identifie les éventuels points de blocage ou risques opérationnels et contribue à la définition de mesures correctives ;
•          Assure le suivi de la production, de la validation et de la qualité des livrables attendus ;
•          Appuie la coordination entre les équipes techniques, les experts mobilisés et les partenaires de mise en œuvre.

L’adjoint.e au Coordinateur/trice du secrétariat technique couvre le suivi opérationnel local et les interactions avec les partenaires vietnamiens, tandis que le coordinateur porte le dialogue international (UE, bailleurs, entreprises européennes) et que le chargé AT porte le dialogue technique.

Assure le suivi et la mise en œuvre des activités des activités

L’adjoint.e au Coordinateur/trice du secrétariat technique appuie l’organisation des activités nécessaires à la mise en œuvre de la Facilité. Il/elle est notamment responsable de :

•          Coordonner la préparation des missions d’experts, ateliers, réunions techniques, événements et dialogues politiques ;
•          S’assurer que les processus locaux soient bien respectés : invitations officielles, protocoles, démarches administratives auprès des autorités.
•          Préparer les agendas, supports organisationnels et documents nécessaires au bon déroulement des activités ;
•     Assurer le suivi opérationnel des contrats d’experts, prestataires et fournisseurs, s’assure de la conformité des prestations réalisées avec les termes de référence et les attendus définis (calendriers contractuels, les échéances et la remise des livrables) ;
•          Contribue au contrôle qualité des productions techniques en lien avec les équipes concernées ;
•          Alerte le/la Coordinateur.trice en cas de difficultés affectant la bonne exécution des contrats.

Assure la gestion de l’information et appuie la coordination des parties prenantes

L’adjoint.e au Coordinateur/trice du secrétariat technique facilite la circulation de l’information entre les différents acteurs impliqués dans la Facilité. A ce titre, il/elle :

•          Contribue à la préparation des réunions de coordination et à la préparation des documents
•          Maintient une relation de travail fluide avec les partenaires institutionnels, autorités locales et acteurs de mise en œuvre ;
•          Contribue à la préparation des rapports techniques et financiers périodiques ;
•          Assure le suivi-évaluation et contribue à la capitalisation des enseignements issus de la mise en œuvre (résultats, indicateurs, avancées et difficultés rencontrées) ;
•          Participe à la préparation des supports de présentation et documents de communication.