1. Objectif du poste

Sous la supervision du/de la Chargé(e) de la Logistique des Missions et Événements, l'Assistant(e) Logistique assure l'exécution opérationnelle quotidienne des arrangements de voyage, de la logistique des missions et de l'appui aux ateliers pour Expertise France Rwanda, conformément aux procédures établies. L'Assistant(e) Logistique est le premier point de contact pour les besoins logistiques pratiques des voyageurs pendant leur séjour au Rwanda.

2.  

     Responsabilités principales

Missions – Exécution opérationnelle

• Réserver les billets de voyage et les hôtels via le système de réservation interne ou par email, conformément aux demandes et aux procédures (notamment les procédures de sécurité)
• Organiser les prises en charge à l'aéroport avec les hôtels ou avec les chauffeurs du bureau
• Soumettre les demandes de Mission Security Clearance (MSC) et d'Ordres de Mission (OM) sur les plateformes concernées lorsque nécessaire, conformément aux procédures établies
• Vérifier que les voyageurs disposent d'une MSC et d'un OM valides avant leur départ
• Informer le/la Facility Manager de tout besoin de véhicule pour une mission de terrain au moins une semaine à l'avance
• Suivre le statut des paiements de vols et d'hôtels avec le service financier et signaler tout retard de paiement
• Résoudre les demandes logistiques quotidiennes des missions de courte durée (téléphones de prêt, etc.) dans la journée même

Ateliers – Appui opérationnel

• Solliciter des devis auprès des lieux d'accueil des ateliers (principalement des hôtels), conformément aux termes de référence (budget et arrangements logistiques) reçus des projets, et proposer la solution la plus adaptée
• Recueillir les signatures de validation des dépenses auprès des personnes désignées pour chaque projet
• Assurer la réservation des salles dans les délais, et vérifier que les hôtels/fournisseurs exécutent les arrangements logistiques convenus contractuellement
• Vérifier les factures par rapport à la demande initiale et les soumettre pour paiement une fois validées par le projet demandeur
• Collecter et archiver les pièces justificatives en coordination avec les assistant(e)s de projet
• Coordonner directement avec les fournisseurs pour les ateliers organisés au bureau, en étant leur principal point de contact

Administration (visa)

• Assurer, de bout en bout, le processus de visa longue durée (collecte des documents, rédaction des lettres d'appui, suivi auprès de l'Immigration), avec l'appui du/de la Chargé(e) de la Logistique des Missions et Événements
• Collecter et compiler les documents de demande de visa selon les instructions du/de la Chargé(e) de la Logistique des Missions et Événements

Autres

• Apporter un appui ponctuel au/à la Facility Manager sur : l'enregistrement et l'inventaire des actifs, et les achats directs urgents
• Appliquer les procédures existantes relatives aux arrangements de voyage et aux ateliers, et signaler au/à la Chargé(e) de la Logistique des Missions et Événements toute lacune ou difficulté rencontrée dans leur application
• Signaler les problèmes d'utilisation des documents existants (livret d'accueil, Constant Companion, etc.) au/à la Chargé(e) de la Logistique des Missions et Événements en vue de leur révision