III. Objectifs et résultats attendus

1. Objectif général

La présente mission s'inscrit dans le cadre de la Composante 1 du projet SANKOFA II, qui vise à renforcer la documentation, la préservation et l'accessibilité du patrimoine bâti au Ghana grâce à une meilleure gestion documentaire, mais aussi des activités d'inventaire, de conservation et de numérisation.

L'objectif général de cette mission est de soutenir le Ghana Museums and Monuments Board (GMMB) et Expertise France dans la préparation de la mise en œuvre de l'activité « Recensement, catalogage, évaluation de la qualité et numérisation de la documentation papier du GMMB », en fournissant le cadre technique, opérationnel et financier nécessaire à sa mise en œuvre.

En étroite collaboration avec le GMMB, et plus particulièrement avec la Division des Monuments, le(s) expert(s) sélectionné(s) définiront le périmètre de l'intervention, élaboreront une méthodologie adaptée d'inventaire et de préservation, évalueront les fonds documentaires ainsi que leurs besoins en matière de conservation, estimeront les ressources humaines, techniques et financières nécessaires, prépareront une feuille de route opérationnelle pour la mise en œuvre de l'activité et élaboreront la documentation technique nécessaire au lancement de sa phase d'exécution.

La mission contribuera également à la planification du futur ArchLab (espace d'archive et laboratoire), en identifiant les travaux minimums de réhabilitation nécessaires, en estimant les coûts associés dans la limite du budget disponible du projet et en préparant les termes de références nécessaires au recrutement d'une entreprise ou d'experts spécialisés chargés de la mise en œuvre des activités de recensement documentaire, d'inventaire, de préservation, de numérisation ainsi que des travaux associés à l'ArchLab.

Les objectifs spécifiques de la mission sont les suivants :

• Évaluer l'état actuel des fonds documentaires placés sous la responsabilité du GMMB ;
• Définir le périmètre et la méthodologie du recensement documentaire, de l'inventaire et du catalogage ;
• Identifier et hiérarchiser la documentation à inventorier et à numériser ;
• Évaluer les besoins en matière de préservation documentaire et formuler les mesures de conservation appropriées ;
• Estimer les ressources humaines, techniques, logistiques et financières nécessaires à la mise en œuvre de l'activité ;
• Identifier les infrastructures, équipements et matériels nécessaires à la manipulation, à l'inventaire, à la préservation et à la numérisation des documents ;
• Élaborer un plan de mise en œuvre détaillé de l'activité documentaire ;
• Élaborer une stratégie de renforcement des capacités destinée au personnel du GMMB chargé de la gestion documentaire et de l'inventaire ;
• Évaluer les besoins de réhabilitation du futur ArchLab et préparer un plan de mise en œuvre par phases ;
• Estimer le coût des travaux de réhabilitation pouvant être financés de manière réaliste dans le cadre du budget disponible de SANKOFA II alloué à cette activité ;
• Préparer les documents de consultation et les termes de références nécessaires au recrutement d'une entreprise ou d'experts spécialisés chargés de la mise en œuvre de l'activité.

IV. Description de la mission

1. Objet de la mission

La mission consiste à fournir une expertise technique en matière de gestion du patrimoine documentaire, de préservation archivistique et de numérisation afin d'appuyer la préparation de l'activité de documentation du projet SANKOFA II.

L'expert travaillera en étroite collaboration avec Expertise France, le Ghana Museums and Monuments Board (GMMB), et plus particulièrement avec les équipes de la Division des Monuments.

La mission vise à établir un cadre de mise en œuvre réaliste, techniquement solide et budgétisé permettant à Expertise France de lancer l'activité de documentation dans des conditions techniques et opérationnelles optimales.

2. Tâches à réaliser

A. Évaluation documentaire et définition du périmètre d'intervention

L'expert devra :

• conduire des consultations avec le GMMB, notamment la Division des Monuments, ainsi qu'avec les autres départements concernés ;
• identifier et cartographier les fonds documentaires existants pertinents pour l'activité ;
• déterminer la localisation précise des fonds documentaires ainsi que leurs conditions de stockage ;
• évaluer l'état actuel d'organisation et de conservation des collections ;
• identifier les catégories de documents qui seront intégrées au futur inventaire ;
• définir le périmètre et les limites du recensement documentaire et de l'exercice d'inventaire ;
• estimer le volume total de documentation à traiter ;
• identifier les priorités, contraintes et risques susceptibles d'affecter la mise en œuvre.

B. Planification opérationnelle

L'expert devra :

• estimer la durée nécessaire à la mise en œuvre du recensement documentaire et de l'inventaire ;
• estimer le nombre et les profils des ressources humaines nécessaires ;
• définir les différentes phases de mise en œuvre ;
• élaborer un plan de travail opérationnel détaillé, comprenant les principales étapes, les jalons et le séquencement des activités ;
• identifier les risques opérationnels et proposer les mesures d'atténuation appropriées.

C. Évaluation des équipements et des ressources

L'expert devra :

• identifier les équipements nécessaires à la réalisation des activités de recensement documentaire, d'inventaire et de numérisation ;
• identifier les fournitures et matériels d'archivage nécessaires ;
• évaluer les besoins en équipements informatiques (hardware) et logiciels (software) ;
• identifier le mobilier et les équipements de stockage nécessaires ;
• préparer les spécifications techniques des équipements recommandés ;
• collecter des devis indicatifs correspondants.

D. Élaboration du budget et estimation des coûts

L'expert devra :

• estimer les coûts liés au recensement documentaire et à l'inventaire ;
• estimer les coûts des équipements et du matériel ;
• estimer les coûts liés à la numérisation ;
• estimer les coûts logistiques et opérationnels ;
• consolider un budget détaillé et réaliste pour la mise en œuvre de l'activité de documentation.

E. Élaboration d'une stratégie de renforcement des capacités

L'expert devra :

• identifier les membres du personnel du GMMB devant participer à l'activité de documentation ;
• estimer le nombre d'agents à former ;
• identifier les lacunes en matière de capacités institutionnelles ;
• recommander les compétences nécessaires pour assurer une gestion documentaire durable ;
• élaborer une stratégie de renforcement des capacités ;
• concevoir un projet de programme pour une ou deux sessions de formation portant sur l'inventaire documentaire, la préservation archivistique et la gestion documentaire.

F. Planification du développement de l'ArchLab

L'expert devra :

• évaluer l'état actuel de l'espace identifié pour accueillir le futur ArchLab ;
• définir les exigences fonctionnelles de l'ArchLab afin de soutenir les activités de recensement documentaire, d'inventaire et de numérisation ;
• identifier les travaux minimums de réhabilitation nécessaires pour rendre l'ArchLab opérationnel ;
• hiérarchiser les travaux de réhabilitation en fonction des besoins opérationnels ;
• estimer le coût des travaux pouvant être financés de manière réaliste dans le cadre du budget disponible de SANKOFA II ;
• identifier, le cas échéant, les besoins complémentaires de réhabilitation qui ne pourraient pas être couverts par le budget du projet ;
• élaborer un plan de mise en œuvre par phases pour la réhabilitation et la mise en service de l'ArchLab.

G. Préparation des documents de consultation

L'expert préparera l'ensemble de la documentation technique nécessaire au recrutement d'une entreprise ou d'experts spécialisés chargés de la mise en œuvre de l'activité de documentation.

Cette documentation comprendra notamment :

• un projet de Termes de Référence et de Spécifications techniques ;
• le périmètre des prestations (Scope of Services) ;
• les exigences techniques ;
• les livrables attendus ;
• un calendrier indicatif de mise en œuvre ;
• les profils d'expertise et les ressources humaines requises ;
• les spécifications techniques des équipements, lorsque cela est pertinent ;
• les critères d'évaluation applicables à la procédure de recrutement.

Ce dossier de consultation devra permettre à Expertise France de lancer le recrutement d'un prestataire spécialisé chargé de réaliser les activités de recensement documentaire, d'inventaire, de préservation, de numérisation ainsi que les activités connexes.