Le/la Chargé.e de projet administratif et financier (CPAF) sera responsable de la gestion financière, budgétaire, de l’administration/RH, de la logistique et des achats de la Composante 1 du Programme régional Sociétés Inclusives. Ce rôle implique spécifiquement de superviser l’accord de contribution d’EF avec l’Union européenne, ce qui inclut le respect du cadre contractuel avec l’UE et des procédures d’EF, la garantie de la conformité, la gestion de la planification financière et la supervision des fonctions administratives au sein du projet. 
Il/elle supervisera de manière transversale les tâches administratives et financières des assistant(e)s de projet. Sous la supervision directe du Chef de projet adjoint d’EF, il/elle aura des relations fonctionnelles avec l’Administrateur du programme basé à Madrid (FIAP). Le/la CPAF a pour principales responsabilités d’assurer le fonctionnement efficace et fluide de tous les processus administratifs et financiers relatifs aux activités EF du projet.

Le/La CPAF senior aura les responsabilités et tâches suivantes (liste non exhaustive) :

1.    Gestion financière et budgétaire     

•    Suivre, mettre à jour le système de gestion financière du projet, en collaboration avec les assistantes de projet et les équipes opérationnelles ;
•    Vérifier, consolider et analyser au regard du budget global les données financières des fiches d’actions avec les équipes opérationnelles ;
•    Suivre et gérer le budget, en identifiant les écarts et en proposant des ajustements si nécessaires.
•    Appuyer le Chef de projet adjoint d’EF dans la gestion globale, la planification et la mise en œuvre du budget géré par EF conformément au budget contractuel. 
•    Préparer les prévisions budgétaires d’EF tout en assurant la cohérence entre la planification budgétaire et la planification opérationnelle. Identifier toute divergence, proposer et mettre en œuvre les ajustements nécessaires.
•    Préparer et vérifier les rapports financiers du budget d’EF, conformément aux délais et aux conditions contractuelles et en collaboration avec l’Administrateur de la FIAP.
•    Assurer le respect des procédures du bailleur et d’EF tout au long du projet.
•    Gérer les paiements en respectant les seuils financiers et les procédures EF.
•    Faciliter la préparation et transmissions des informations financières pour les exercices de redevabilité interne (revues de projet, RPP) et clôtures comptables.
•    Vérifier les pièces justificatives au regard des procédures d’EF et du bailleur.
•    Planifier, préparer et faciliter les audits en application des procédures d’EF.

2.    Gestion administrative et des ressources humaines     
•    Gérer et accompagner la préparation et la mise en œuvre des contrats de service impliquant des prestataires externes, des fournisseurs, des experts à court et long terme, lorsque requis.
•    Rester informé et suivre les règles administratives et procédures relatives aux activités d’EF, en mettant régulièrement à jour le responsable hiérarchique.
•    Participer à la préparation de tout rapport administratif obligatoire (interne, bailleurs de fonds, administration publique, etc.).     
•    Superviser la traduction de la documentation administrative et programmatique, selon les besoins.
•    Participer à et faciliter les recrutements des équipes projets.
•    Soutenir l’intégration des nouveaux membres de l’équipe projet d’EF (bureau et accès, mise à disposition d’équipements informatiques et applications IT, fournitures de bureau, etc.)    
•    Veiller au respect des procédures de gestion RH.
•    Faciliter, avec les managers, le suivi administratif RH de l'équipe projet (contrats, congés, notes de frais) dans le respect des procédures internes d'EF 
•    Assurer le suivi et la bonne exécution du contrat de bail pour le bureau du projet à Paris, en lien avec les Services Généraux (paiements, avenants...).
•    Établir et maintenir un système d’archivage robuste afin de garantir l’accessibilité de toute la documentation (tant physique que numérique).
•    Veiller à l’application des procédures d’archivage, y compris le traitement des pièces justificatives et le dépôt des documents électroniques et papier.

3.    Logistique et approvisionnement    
•    Suivre les processus d’approvisionnement, en particulier pour la passation de contrats avec des experts techniques/transversaux de courte durée pour la Composante 1 et l’Unité de coordination 
•    Superviser la préparation des aspects logistiques des missions sur le terrain et tout évènement opérationnel, y compris des tâches telles que la réservation du transport et de l’hébergement, la gestion des demandes de visa et la gestion des avances/allocations.
•    Superviser les procédures d’approvisionnement et s’assurer que les articles sont comptabilisés et que la qualité/quantité est contrôlée dans les rapports de stock et les systèmes de gestion des stocks.
•    Veiller à ce que les mesures convenues en matière de sûreté et de sécurité soient en place et respectées par l’ensemble du personnel, en liaison avec le chef de projet adjoint d’EF     
•    Archiver tous les documents d’approvisionnement et contractuels conformément aux procédures internes.

4.    Coordination    
•    Superviser et accompagner l’équipe d’assistants de projet sur les aspects administratifs et financiers via un lien fonctionnel ;     
•    Partager et coordonner les informations relatives à l’administration et aux finances avec le chef de projet adjoint d’EF et l’Administrateur (FIAP) ;
•    Travailler en étroite collaboration avec les responsables de l’administration et des finances des autres agences partenaires (FIAP, IILA, GIZ, etc.) sur des sujets liés à la logistique, aux finances, aux ressources humaines et à l’administration et assurer une communication proactive avec toutes les parties prenantes concernées.
•    Etre en lien avec l’Administrateur de la FIAP, notamment en ce qui concerne les questions de conformité, de reporting, de paiements et d’audit, chaque fois que nécessaire.