Vos principales missions ? 

Le/la Chargé.e de Projets Administratif et Financier assure un rôle central de :
•    sécurisation et contrôle qualité des productions administratives et financières ;
•    accompagnement, appui méthodologique et montée en compétences des équipes terrain ;
•    diffusion et harmonisation des bonnes pratiques et procédures ;
•    prévention et remontée des risques financiers, contractuels et opérationnels.

Mise en œuvre du projet : gestion financière, administrative et contractuelle 

-     Pilotage financier et budgétaire
o    Appuie les équipes projets dans la mise en œuvre et le suivi des outils de pilotage financier, conformément aux procédures et outils internes d’Expertise France ;
o    Accompagne les équipes projets dans l’élaboration, la consolidation et le suivi des budgets annuels et pluriannuels ;
o    Apporte un appui méthodologique aux équipes dans la production des reportings financiers bailleurs et internes ;
o    Contrôle la cohérence, la fiabilité et la conformité des données financières produites par les équipes projets ;
o    Challenge les hypothèses budgétaires, les prévisions financières et les consommations afin d’identifier les écarts, risques ou points de vigilance ;
o    Vérifie la qualité et la conformité des exercices de reporting mensuel et des travaux financiers réalisés par les équipes projets dans le respect du calendrier budgétaire et de clôture de l’Agence ;
o    Vérifie la conformité, la complétude et la fiabilité des pièces et livrables financiers transmis par les équipes projets ;
o    Veille à la bonne intégration et à la fiabilité des données projets dans les systèmes de gestion internes (budgets, contrats, échéances, données identitaires, etc.) ;
o    Accompagne les équipes projets dans la préparation des clôtures budgétaires annuelles et des audits, avec l’appui de l’assistant.e de projet ;
o    Identifie les écarts, points de vigilance et risques financiers, budgétaires ou de conformité et accompagne les équipes dans la mise en œuvre des actions correctrices nécessaires.

-    Gestion administrative et contractuelle
o    Participe à la mise à jour du manuel de procédures et contribue à l’élaboration et à l’amélioration des outils et procédures internes ;
o    Accompagne les équipes dans les procédures de passation de marché, en faisant notamment le lien avec les fonctions supports du siège ;
o    Supervise la préparation et le lancement des appels à projets et appuie les équipes dans la gestion des subventions ;
o    S’assure de la bonne gestion des contrats en cours ;
o    Contribue à la mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi administratifs et contractuels ;
o    Participe à l’identification des ressources nécessaires (experts, prestataires, etc.) au regard des termes de référence définis par les équipes projet et met en place les cadres contractuels nécessaires (appels d’offres, contractualisation directe) ;
o    S’assure de la bonne appropriation et de la bonne application des procédures internes et des exigences bailleurs dans l’exécution des projets ;
o    Garantit la bonne gestion des risques administratifs et contractuels des projets et assure la remontée des alertes auprès du CPAF - Transverse
o    Veille au bon classement et à l’archivage des documents administratifs, financiers et contractuels ;
o    Participe à la préparation et réalisation des audits avec l’assistant.e de projet.

Lors de la phase de lancement de projet, le Chargé de projet administratif et financier peut avoir un rôle direct dans la mise en œuvre, dans l’attente du recrutement et de la prise de fonction des équipes administratives et financière. 

-     Formation des équipes terrain
•    Organise des sessions de formation et des missions de formations des équipes, lors de la mise en place du projet et au cours du projet. 
•    Assure un rôle de référent et de support auprès des équipes terrain afin de renforcer leur autonomie et leur montée en compétences ;
•    Contribue à la diffusion d’une culture de conformité, de qualité et d’amélioration continue au sein des projets.

-    Processus de capitalisation et d’amélioration continue
•    Participe à la valorisation des retours d’expérience et à la diffusion de bonnes pratiques ;
•    Contribue à l’amélioration continue des processus administratifs et financiers ;
•    Identifie les besoins d’évolution des outils, méthodes et dispositifs de contrôle.