1.      contexte et justification

Le projet « Offre de Soins » (ODS – 21SANOC277), financé par l’Agence Française de Développement et mis en œuvre par Expertise France, vise à améliorer la qualité de l’offre de soins hospitaliers et à renforcer la formation des ressources humaines en santé aux Comores.

La feuille de route révisée du projet ODS (note FGZ du 19 mai 2025) prévoit notamment :

·        Le renforcement des capacités de l’École de Médecine et de Santé Publique (EMSP), y compris le développement d’outils de gestion administrative, financière et pédagogique (Axe 3 – Réalisation R3.1).

·        La structuration de la maintenance hospitalière et biomédicale, via la mise en place d’ateliers de maintenance, d’un inventaire fonctionnel des équipements et d’un outil de gestion de la maintenance (GMAO légère) pour les établissements réhabilités (Axe 2 – Réalisation R2.1 et Axe 4 ; Réalisation R4.1) 

Afin d’opérationnaliser ces orientations, le projet souhaite mobiliser une expertise court terme en développement d’outils informatiques pour concevoir et tester :

1.      Un outil de gestion pour l’EMSP ;

2.      Un outil de gestion du matériel biomédical et de la maintenance hospitalière dans l’attente de la mise en place du DIH et dont la base de donnée sera transférable à cet effet. 

Ces outils seront d’abord développés sous forme de prototypes robustes sous Excel, puis déclinés – si les conditions le permettent – sous un environnement applicatif plus convivial (type WinDev ou équivalent).

4       – Objectifs et résultats poursuivis 

4.1- Objectif Général :

Concevoir, tester et documenter deux outils opérationnels permettant :

·        De renforcer le pilotage de l’EMSP (gestion académique, RH et financière) ;

·        De structurer la gestion du matériel biomédical et de la maintenance dans les établissements appuyés par le projet ODS.

4.2 Objectifs spécifiques 

1.      Outil de gestion de l’EMSP

a)     Traduire les besoins de l’EMSP (direction, administration, enseignants) en spécifications fonctionnelles détaillées.

b)     Concevoir un premier outil sous Excel (ou suite bureautique compatible) permettant à minima :

§  La planification des cours et des salles (réservations, planning d’occupation),

§  La gestion des étudiants (inscriptions, parcours, résultats),

§  Le référentiel des formations et des sessions,

§  Le suivi de l’intervention des enseignants et vacataires (profil, qualifications.), Lien sessions ↔ formateurs (option fortement recommandée)

§  Un socle pour le suivi financier simplifié (droits d’inscription, indemnités, dépenses, recettes, etc.).

§  Un plan d’action de suivi des écarts et axes de progrès,

§  Tableaux de bord (activité, finance, RH formateurs)

c)      Tester et stabiliser l’outil avec les équipes de l’EMSP.

a)     Proposer une architecture cible pour une version applicative (type WinDev ou autre environnement convivial), avec un chiffrage sommaire de sa réalisation.

2.      Outil de gestion du matériel biomédical et de la maintenance

2.1.           Décliner, à partir de la feuille de route (R2.1, R4.1) et de la carte sanitaire, les besoins fonctionnels pour :

§  L’inventaire physique et fonctionnel des équipements par établissement,

§  Le suivi des interventions de maintenance préventive et corrective (calendrier),

§  La gestion des pannes, des mouvements de matériel, des contrats de maintenance et garanties (Historique des interventions préventives et correctives),

§  Référentiel fournisseurs / prestataires / contrats,

§  Gestion stock de pièces détachées et consommables techniques,

§  Référentiel des techniciens biomédicaux,

§  Alertes : Suivi des non-conformités / équipements critiques

§  La production d’indicateurs simples à travers un tableau de bord (taux de disponibilité, délais moyens de réparation, etc.). 

2.2.           Concevoir un premier outil de type GMAO légère sous Excel (ou tableur) utilisable dans chaque atelier de maintenance, avec possibilité de consolidation nationale.

2.3.           Tester l’outil avec un échantillon de techniciens et de directions d’établissements.

2.4.           Proposer une architecture cible pour une version applicative plus aboutie (type WinDev ou autre), en cohérence avec les ambitions de développement progressif d’un SIH (R4.5).

5 - Résultats attendus

5.1 Spécifications fonctionnelles

§  Cahier des charges fonctionnel détaillé pour l’outil EMSP.

§  Cahier des charges fonctionnel détaillé pour l’outil biomédical / maintenance.

5.2   Prototypes Excel opérationnels

5.2.1. Fichier(s) Excel (ou équivalent) pour l’EMSP :

§ Modules fonctionnels identifiés (gestion des étudiants, des cours, des enseignants, etc.),

§ Formulaires simples et menus facilitant l’utilisation,

§ Premières requêtes / tableaux de bord de suivi.

5.2.2        Fichier(s) Excel (ou équivalent) pour la gestion du matériel biomédical :

§ Base d’inventaire structurée,

§ Formulaires de saisie des interventions de maintenance,

§ Tableaux de suivi et indicateurs de base.

5.3      Documentation et formation

§  Guides d’utilisation et de maintenance de chaque outil (version française, langage simple).

§  Sessions de formation / ateliers pratiques pour :

§  Les équipes de l’EMSP sur l’outil dédié ;

§  Les techniciens biomédicaux et les responsables d’établissements sur l’outil de maintenance.

5.4 Feuille de route pour une version applicative avancée

·        Note de cadrage technique (architecture cible, prérequis, options technologiques – dont WinDev ou autre environnement) pour la transformation des prototypes Excel en application(s) dédiée(s).

·        Estimation sommaire des charges (jours / coûts) et des risques (maintenance, hébergement, compétences locales requises). 

6. Activités à réaliser

Ø  L’expert interviendra en étroite collaboration avec :

·        L’équipe ODS (coordination, AT sur l’EMSP, AT biomédicale le cas échéant) ;

·        La direction et l’équipe administrative de l’EMSP ;

·        Les techniciens biomédicaux et les directions des établissements concernés.

6.1. Phase 1 – Analyse des besoins et cadrage (présentiel ou à distance)

·        Prise de connaissance des documents de référence :

·        Feuille de route ODS (en particulier R2.1, R3.1, R4.1, R4.5) ;

·        Documents internes EMSP (processus actuels d’inscription, plans de cours, etc.),

·        Éventuels fichiers Excel déjà utilisés pour le suivi du matériel ou de l’EMSP.

·        Entretiens structurés avec les parties prenantes :

§  Direction EMSP, administration, enseignants ;

§  Techniciens biomédicaux, directions d’hôpitaux, DESPP si nécessaire.

·        Formalisation des processus cibles (diagrammes simples) pour chaque outil.

·        Rédaction des spécifications fonctionnelles validées (version 1).

6.2. Phase 2 – Conception des prototypes Excel

·        Conception des maquettes (structures de bases, listes déroulantes, formulaires de saisie, tableaux de bord).

·        Développement des fonctionnalités clefs sous Excel :

§  Formules, tableaux croisés, filtres avancés,

§  Éventuellement macros / VBA si justifié et accepté (en tenant compte des compétences locales pour la maintenance) 

·        Tests internes et corrections.

6.3. Phase 3 – Test sur le terrain et ajustements

·        Ateliers de démonstration et de test avec :

§  L’équipe EMSP,

§  Un groupe pilote de techniciens biomédicaux / un ou deux établissements. 

·        Recueil des retours, ajustements des structures et des interfaces.

·        Stabilisation des versions « v1.0 » des outils.

6.4. Phase 4 – Documentation, formation et feuille de route applicative

·        Rédaction des manuels utilisateurs (pas à pas, captures d’écran, exemples).

·        Rédaction d’un guide d’administration de base (sauvegardes, archivage, mises à jour mineures).

·        Animation de sessions de formation pratique (présentiel ou visio).

·        Élaboration de la note de cadrage pour le passage à une version applicative : 

§  Périmètre fonctionnel prioritaire,

§  Environnement technique recommandé (WinDev ou autre, web/desktop, hébergement, sauvegardes),

§  Articulation possible avec d’autres briques SIH envisagées,

§  Estimation de charge et de compétences nécessaires