Objectif général: Réaliser un diagnostic technique, fonctionnel et organisationnel, des procédures (métier) d’enregistrement et de suivi des associations/ONG, et formuler des recommandations pratiques pour faire adapter l’application « DATA-MIONGCA+ » correspondant aux besoins des deux bénéficiaires principaux (SPONG et la DAPSE).

Objectifs spécifiques:

État des lieux métier (procédures)

    Décrire le parcours d’un dossier de reconnaissance d’une OSC :

·       Date de dépôt du dossier, de vérification des pièces requises par des textes réglementaires en vigueur, et enfin l’approbation ;

·       Date d’approbation de l’agrément pour des associations locales ou de convention établissement pour les ONG étrangères ;

·       Date de l’Arrêté portant agrément d’une ONG pris par le Ministre en charge de la coopération internationale ;

·       Confirmer ce parcours dans l’applicatif DATA - MIONGCA+ en précisant le ou les acte(s) administratif(s) délivré(s) par le Ministre dans les champs concernés ;

·       Clarifier la gestion des statuts juridiques des OSC ;

·       Indiquer pour les actes administratifs renouvelables leurs dates d’expiration et de renouvellement (Convention de Collaboration, Arrêté portant agrément d’une ONG) ;

·       Indiquer éventuellement dans DATA-MIONGCA+ les cas de retrait ou suspension d’un acte administratif, la fin d’opérations d’une ONG ou la dissolution d’une association.

·       Prendre en compte dans DATA – MIONGCA+ la planification annuelle et pluriannuelle des interventions des OSC ( qui fait quoi et quand, dans quel (s) secteur(s), pour quelle nature d’intervention, où, avec quel(s) financement(s), pour quelle(s) réalisation (s) et avec qui, pour quelle (s) cible (s))

·       Définir les besoins de pilotage : Elaborer annuellement une note de synthèse des interventions des ONG/OSC (formation sur la méthodologie), produire les statistiques pour l’élaboration des tableaux de bord simples et la détermination des indicateurs.

Diagnostic du système d’information (outil et données)     

·    Faire l’inventaire des outils existants, outils de collecte de données ou autres formulaires de données, procédures de sauvegarde et accès. Cet inventaire devra comprendre les processus d’enregistrement des associations pour la DAPSE et ceux des ONG nationales et internationales pour le SPONG

·    Analyser la structure des données : champs, cohérence, doublons, qualité, possibilité d’historiser les changements.

·    Évaluer l’usage réel : facilité de saisie et d’exploitation des données par des requêtes risques (perte de données, dépendance à une personne, absence de trace des modifications).

·    Identifier les améliorations à faible coût : sécurisation minimale, sauvegardes, règles de saisie, simplification des écrans.

Proposition de solution et plan d’actions (budget contraint)

·     Définir une cible simple : suivi numérique des dossiers, étapes de traitement, pièces jointes, traçabilité, profils utilisateurs.

·      Proposer une feuille de route par étapes (priorités) : actions immédiates (actions rapides).

·      Présenter au moins deux scénarios : (i) amélioration de l’existant, (ii) évolution plus structurée si des moyens supplémentaires sont obtenus.

·   Fournir une estimation budgétaire simplifiée (ordre de grandeur) et les prérequis (Travaux de révision de la structure de DATA – MIONGCA+, matériel, formation, organisation de son alimentation : collecte des données, codification et saisie des données, vérification de la cohérence et qualité des données).