Sous la responsabilité hiérarchique du/de la Coordinateur.trice de projets Education, le/la Coordinateur.trice adjoint.e appuie la mise en œuvre de la stratégie globale du projet et de coordination de la planification, du pilotage et de mise en œuvre des activités du projet confié à Expertise France dans le respect des exigences bailleur. Le/la Coordinateur.trice adjoint.e sera plus spécifiquement responsable de la coordination et de l’animation des actions menées dans le département du Nord-Est en Haïti dans le cadre du Projet Education pour un Avenir en Commun. 

Basé.e à Cap Haïtien, le/la Coordinateur.trice adjoint.e contribue à l’atteinte des objectifs du projet. Il/Elle fait partie de l’équipe projet composée du Coordonnateur.trice de projet et des expert.e.s. Le projet travaille en lien fonctionnel avec l’Unité Support Projets (USP) qui regroupe les fonctions supports (achats/contrats, logistique, finances, ressources humaines) et avec l’assistant.e et les chargé.e.s de projets du département Géographique au siège d’Expertise France.

Le/la Coordinateur.trice adjoint.e aura pour missions principales :

Coordination opérationnelle et appui au pilotage du projet :

• Contribuer à la planification opérationnelle en cohérence avec les orientations stratégiques du projet dans le respect du cadre contractuel bailleur et des procédures de reporting interne Expertise France ;
• Participer à l’identification et à la définition des besoins du projet ;
• Assurer la coordination quotidienne avec les experts, partenaires et prestataires du projet;
• Mettre à jour les outils de suivi (tableau de bord, reporting, chronogramme…);
• Contribuer à l’élaboration des cahiers des charges, termes de référence, des offres techniques des partenaires (appels à proposition), juridiques et financières, et de l’ensemble des documents contractuels.

Suivi administratif, financier et contractuel en lien avec l’unité support projets :

• Assurer le suivi des engagements, décaissements et prévisions budgétaires du projet ;
• Préparer et suivre les facturations, paiements et remboursements liés aux activités du projet ;
• Appuyer la gestion des contrats (prestataires, partenaires) en lien avec les pôles logistique et achats/contrats;
• Veiller à la conformité des activités avec les procédures internes Expertise France et bailleur ;
• En lien avec le/la chargé.e de subvention, superviser la bonne gestion des subventions du projet

Reporting, audit et clôture

• Contribuer à la préparation du reporting technique et financier à destination d’Expertise France et du bailleur ;
• Assurer la cohérence et la conformité des documents produits avec les exigences contractuelles ;
• Assurer le suivi du bon déroulement des audits du projet ;
• Contribuer aux exercices de clôture administrative et financière du projet ;
• Assurer le cadre contractuel avec le bailleur : production des avenants, reportings etc.

Suivi-évaluation, capitalisation et communication du projet :

• Appuyer le chargé SERA (suivi, évaluation, redevabilité, apprentissage) dans la collecte des données et le suivi des indicateurs ;
• Appui à la rédaction de notes et compte-rendus ;
• Assurer la circulation de l’information sur les différents dossiers du projet entre les parties prenantes (unité support projet, partenaires institutionnels, bénéficiaires, bailleur, équipe siège);
• Organiser des réunions régulières de suivi avec les pôles de l’unité support projet et équipe siège au besoin;
• Elaborer les éléments de langage relatifs aux activités du projet sur lesquels une visibilité est attendue ;
• Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan de communication et de visibilité du projet.

En cas d’empêchement ou d’absence du/de la Coordinateur.trice du projet, le/la Coordinateur.trice adjoint.e assure temporairement les tâches suivantes : 

• Il/elle assure le lien avec le bailleur ;
• Il/elle contribue à la bonne conduite des relations institutionnelles avec les partenaires et acteurs nationaux et locaux. A cet effet, il/elle assure un suivi transparent et fluide des activités mises en œuvre avec les autorités haïtiennes ;
• Il/elle maintient un niveau optimal de connaissance et d’appropriation des différentes parties prenantes du projet.