Présentation de l’unité de coordination :

L’Unité de coordination (UC) est un élément central du programme « Sociétés inclusives » ; elle apporte un soutien global à l’ensemble de l’équipe du programme, composée du personnel des agences de mise en œuvre au sein du consortium, travaillant ensemble selon le principe « agir comme une seule et même équipe ». Le rôle principal de l’UC est de définir et, surtout, de veiller à la bonne mise en œuvre des procédures opérationnelles (SOP), qui détaillent, pour chaque processus clé, les étapes critiques, les rôles et les responsabilités au sein de l’équipe, la documentation de référence à utiliser et les processus de validation à suivre.

L’unité de coordination facilite la prise de décision stratégique, intègre la planification opérationnelle et gère un système d’information afin d’améliorer la coordination et le suivi. Elle apporte également un soutien administratif et financier, notamment en matière de contrôle de qualité des questions transversales, ainsi que dans la planification et la mise en œuvre du suivi-évaluation, de la redevabilité et de l’apprentissage (MEAL) pour les actions et activités menées dans les pays et régions cibles. En outre, l’UC traite de questions clés telles que l’égalité de genre et d’autres formes d’inégalité, en veillant à ce que toutes les activités du programme soient alignées sur des indicateurs et objectifs spécifiques. Fonctionnant de manière décentralisée, l’UC renforce l’efficacité du programme et garantit une mise en œuvre efficace dans toutes ses dimensions.

Sous la supervision du responsable de l’unité de coordination, le/la chargé.e de projet de l’unité de coordination participera à toutes les tâches de planification stratégique et de gestion opérationnelle de l’unité de coordination. Il/elle sera responsable des tâches et fonctions suivantes (liste non exhaustive).

Principales responsabilités

Tâches de reporting et d'analyse

• Veiller à la production de documents analytiques et de rapports de haute qualité en anglais et en espagnol.
• Soutenir l’unité de coordination dans la collecte, la consolidation, l’analyse et la rédaction de la documentation du programme, en intégrant les contributions des différentes composantes du programme dans des produits cohérents et de haute qualité.
• Collecter et examiner les contributions techniques, les rapports et la documentation produits par les différentes composantes et équipes du programme.
• Consolider les informations provenant de multiples sources en documents de programme intégrés.
• Analyser et synthétiser les informations techniques afin de produire des résultats clairs et structurés.
• Rédiger et réviser des documents en anglais, notamment :

-       Rapports du programme

-       Notes d'information

-       Présentations destinées aux réunions de coordination et aux instances de gouvernance du programme

-       Notes analytiques

-       Présentations et résumés

-       Flashnotes

-       Autres documents liés au programme, selon les besoins

• Veiller à la cohérence et à l'uniformité de l'ensemble des documents du programme.
• Soutenir les activités MEAL et la préparation des rapports du programme, y compris les rapports périodiques destinés aux partenaires et à INTPA.
• Contribuer à la préparation des documents d'information destinés aux réunions, aux mécanismes de coordination et aux comités de pilotage.
• Contribuer au renforcement du système de gestion des connaissances et de la documentation du programme.
• Effectuer d'autres tâches d'analyse ou de rédaction demandées par le responsable de l'Unité de coordination.

Autres tâches :

• Organiser et planifier les réunions de coordination ainsi que toutes les réunions des instances de gouvernance (invitations, ordres du jour, logistique, etc.), en étroite collaboration avec l'équipe de coordination ;
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et les notes internes, et assurer le suivi ;
• Aider à l'organisation de réunions et d'événements de haut niveau liés à l'UC (en veillant à une planification efficace, aux documents d'appui et au suivi) ;
• Apporter un soutien à l'élaboration, à la révision et à l'ajustement des plans de travail et des plans de suivi des programmes.