L’Assistant.e de projet fera partie d’une équipe composée de collaborateurs basés à Yaoundé au Cameroun. Sous la supervision du Responsable Administratif et Financier, l’Assistant.e de projet contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des activités du projet « Océan Durable et Economie Bleue en Afrique Centrale » (ODEBAC), financé par l’Union Européenne.

Relations principales de travail :

Interne : l’équipe du projet ODEBAC, équipe des autres projets mis en œuvre par EF au Cameroun et dans la sous-région

Externe : les autres projets, les représentants d’autres agences ou institutions, les partenaires et fournisseurs

 Au sein de l’équipe projet, sous la supervision du Responsable Administratif et Financier qui définit, oriente et encadre son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projet contribuera notamment au bon respect des procédures de l’agence pour le suivi financier et budgétaire, la gestion des dépenses et la gestion administrative et de secrétariat, mais aussi sur la logistique.

GESTION ADMINISTRATIVE

• Aide à la gestion des aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle du projet

• Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques

• Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services

• Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil compliance interne

GESTION LOGISTIQUE

•  Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études, etc.)

• Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets

• Aide à la gestion du portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation

• Applique les procédures d’achat interne et externe

GESTION BUDGÉTAIRE, FINANCIÈRE ET COMPTABLE

•  Aide à la vérification et vérifie en premier ressort la conformité des pièces justificatives de dépenses, des justificatifs Terrain et/ou Partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes

• Contribue à l'élaboration des rapports financiers auprès du bailleur (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture) en collaboration avec le Responsable Administratif et Financier, et le/la Chargé.e de projets administratifs et Financier

• Contribue à la préparation et la conduite des audits, en lien avec le/s RAF.s du projet, les chargé.e.s de projets, / Chargé.es de projets administratif et financier,

• Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain

• Tient à jour les tableaux de bord existants

COMMUNICATION

• Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication)

APPUI TRANSVERSAL

•  Participe à l'organisation de la vie du projet (organisation de réunions, prise de comptes rendus, etc.)

• Assure l’archivage des documents administratifs de la composante (comptes rendus de missions, comptes rendus de réunions, TdR de formation, TdR de mission(s), bons de commande, factures, rapports techniques, etc.)