Expertise France recrute un(e) adjoint(e) au responsable de programme pour la gestion opérationnelle du programme « STREAM AGD », Support for Trade, Revenues, Equipment Acquisition and Modernization of the Haitian Customs General Administration.

STREAM AGD est un projet d’assistance technique mis en œuvre par une équipe projet positionnée à la direction pays Haïti d’Expertise France. L’équipe est actuellement composée d’un chef de projet, et d’un chargé Suivi-Evaluation-Redevabilité-Apprentissage (SERA) mutualisé avec le projet SBC II.

DESCRIPTION DE LA MISSION :

Placé.e sous l’autorité hiérarchique du chef de projet, l’adjoint(e) appuie la coordination globale des 3 composantes du programme STREAM AGD, :

1.     L’amélioration de l'organisation de l’AGD

2.     L’amélioration des procédures douanières

3.     L’amélioration des équipements et des infrastructures de l’AGD

Détail des principales tâches :

Appui au pilotage du projet

• Appuyer le responsable de programme dans le pilotage et la tenue des tableaux de bords (planification des activités) ;
• planifier et coordonner la réalisation des travaux financiers en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence / du bailleur (RPP, revues semestrielles de projets) ;
• Planifier et coordonner les exercices de reporting technique et financier en lien avec les bailleurs ;
• Assurer le management transversal de l’équipe technique, via le suivi des feuilles de présence et des livrables.

Suivi comptable et financier

• Assurer la gestion et le suivi du compte projet conformément aux procédures internes en lien avec les unités de l’Unité Supports Projets de la direction pays Haïti;

• S’assurer de la mise en place pour l’équipe projet des procédures de paiement ainsi que les bonnes pratiques d’enregistrement comptable ;
• Superviser le contrôle des pièces comptables pour les dépenses de l’équipe projet en lien avec les services financiers de l’USP ;
• Vérifier la comptabilité (libellé, codes comptables, codes analytiques, lettrage, taux de change…) dans les outils disponibles : ERP, SAGE et fichiers Excel en lien avec le comptable.

  Suivi administratif

• Appuyer la passation des marchés (actualisation du plan de passation de marchés, élaboration des DAO, relecture des rapports d’évaluation, suivi des contrats, etc.) en lien avec  les services financiers de l’USP ;
• Contribuer à la contractualisation de l’expertise, notamment locale (identification des profils d’experts, élaboration des TDR,  suivi des contrats de prestation de service, suivi des livrables et des paiements, etc.) ;
• Appuyer et conseiller les équipes techniques), incluant la formulation de recommandations pour mener à bien les activités dans le contexte haïtien ;
• Appuyer les équipes dans l'identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet ;
• Gérer les appuis logistiques (voyages et missions, réservation hôtels, frais de missions, moyens divers, etc.)
• Responsable de l’organisation et de la bonne tenue des évènements (séminaires, formations, ateliers, réunions, comités de pilotages) en lien avec les services financiers de l’USP, notamment lors de la présence des équipes techniques sur place
• Collecter les devis, respecter la concurrence et faire le suivi des prestataires pour la réalisation d’évènements et d’activités  en lien avec les services financiers de l’USP.