Position

Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau Mutualisé (BM) d’Expertise France au Burundi, la/le RAF assure le management du pôle administratif et financier du projet lead et du bureau mutualisé. Elle/Il apporte un soutien sur l’ensemble des projets sur les aspects financiers, ressources humaines, administratifs et logistiques.

La/le RAF mutualisé est rattaché.e hiérarchiquement à la Cheffe de projet lead d’Expertise France au Burundi à Bujumbura. 

La/le RAF mutualisé est en relation avec l’équipe Burundi du Bureau Mutualisé d’Expertise France, les chefs de projet, les Coordinateurs, Chargé et Assistants Administratifs et Financiers des différents départements et le/la référent/e bureaux mutualisés à la Direction des Opérations. Elle/Il est la/le responsable hiérarchique de l’équipe des services supports du bureau mutualisé.

Missions

En lien constant avec les équipes projets, les missions principales de la/du RAF sont les suivantes :

Gestion comptable des projets :

En supervision de la Chargée Administrative et Financière et du comptable, la/le RAF est responsable des activités suivantes :

• Veiller à la mise en œuvre des procédures de paiement et des bonnes pratiques d'enregistrement comptable
• Vérification de la cohérence des données comptables (description, codes comptables, codes analytiques, taux de change, etc : ERP et fichiers Excel) ;
• Contrôler la qualité des justificatifs comptables : veiller à ce que chaque dépense terrain est appuyée par une pièce justificative probante et en conformité avec les procédures d’Expertise France et des projets (respect des seuils de mise en concurrence, seuils d’engagement et de paiement) ;
• Contrôler la qualité des outils de trésorerie : veiller au paramétrage correct et à jour des journaux de caisse et banque des projets ;
• Suivre les opérations de caisse effectuées par la CAF (contrôles mensuels et ponctuels) ;
• Suivre les opérations financières du compte bancaire Expertise France : frais bancaires, retraits, règlements ; contrôle des chèques et des opérations de virements ;
• Superviser la bonne numérotation des pièces comptables, leur classement méthodique et l’archivage papier et électronique par la CAF ;
• Contrôler les clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant rapprochement bancaire et inventaire de caisse ;
• Transmettre des clôtures mensuelles au siège d’Expertise France après validation du/de la Responsable du bureau d’Expertise France au Burundi ;
• Anticiper les besoins en trésorerie des projets par le dépôt du dossier de demande d’approvisionnement sur le cloud après validation du/de la Responsable du bureau d’Expertise France au Burundi ;
• Contribuer à la clôture comptable et financière et aux clôtures annuelles et finales des projets en charge, en lien étroit avec le siège ;
• Assurer le respect de la politique d'archivage des documents comptables ;
• Veiller à la mise en place et au respect des dispositifs de contrôle interne et contribuer à l’identification, à l’analyse et à la mitigation des risques financiers et opérationnels.

Gestion budgétaire des projets et rapports financiers

Elle/Il est responsable des aspects relatifs aux finances, incluant les éléments budgétaires, et notamment :

• Garantir la bonne affectation budgétaire des dépenses terrain ;
• Vérifier l’éligibilité des dépenses terrain prévues au budget du projet et dont les montants respectent les règles de flexibilité budgétaire des projets ;
• Garantir le suivi budgétaire des dépenses locales (exécution financière) ;
• Veiller au respect de la réglementation nationale applicable en matière financière, fiscale et sociale, en lien avec les prestataires concernés ;
• Préparer et mettre à jour les prévisionnels de dépenses terrain du projet en lien étroit avec les équipes projets et le siège ;
• Assurer une vision consolidée de la performance financière des projets et alerter en cas de dérive budgétaire ou de sous-exécution significative ;
• Transmettre les suivis budgétaires mensuels des projets (format Expertise France) au siège d’Expertise France, après validation du/de la Chef.fe de projet lead du bureau mutualisé Burundi ;
• Préparer, compiler et contrôler les rapports financiers bailleur en lien avec le siège dans le cadre des différents projets en charge ;
• Participer à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers sous la supervision du/ de la Responsable du bureau, en concertation avec le siège d’Expertise France et notamment les Coordinateurs Administratifs et Financiers ;
• Préparer et participer aux audits internes puis assurer la mise en œuvre et le suivi des recommandations formulées par les auditeurs externes, les salariés du siège d’Expertise France et les bailleurs en mission de supervision ;
• Préparer et participer aux revues trimestrielles et annuelles des projets en charge ;
• Représenter Expertise France sur les aspects techniques, administratifs et financiers des projets, en appui aux Chef.fes de projets et sous la coordination du/de la Responsable du bureau mutualisé.

Gestion RH

Sous la supervision du chef de bureau mutualisé, elle/il est le contact principal du cabinet de portage salarial à Bujumbura :

• Suivre le contrat de portage, renégocier et renouveler au besoin ;
• Suivre et contrôler le paiement des salaires par le cabinet de portage conformément aux contrats de travail ;
• S’assurer de la liquidation des impôts et des cotisations sociales conformément à la législation du pays par la société de portage ;
• Participer au recrutement du personnel national et participer au briefing des nouveaux arrivants :
• Former les équipes administration-finance aux procédures ;
• Superviser le suivi des congés, heures supplémentaires, récupérations, etc. du personnel sur la base des outils dédiés ;
• Participer à l’amélioration des procédures, outils et tableaux de bord RH au sein du bureau de Bujumbura ;
• Veiller aux plans de charges et au planning de travail de ses équipes et évaluer les compétences et les performances, en lien avec les Chef.fes des Projets;
• Fixer, en lien avec les Chef.fes des Projets du bureau mutualisé, les objectifs et mener l’évaluation de l’équipe sous sa supervision directe

Gestion logistique et appui à la mise en œuvre opérationnelle des projets

• Contribuer à la bonne gestion administrative et opérationnelle du bureau mutualisé
• Garantir le respect des procédures d’achat terrain et des passations de marché conformément aux directives des bailleurs. Elle/Il s’assure, entre autres, du respect de la procédure d’engagement des dépenses et est garant du contrôle interne. Elle/Il participe également à la validation des dossiers d’achat, en lien étroit avec le siège ;
• Suivre, négocier et renouveler les contrats d’achat de bien et service ;
• Superviser la gestion de parc automobile (entretien, consommation carburant, géolocalisation, etc.)
• Coordonner le travail d’inventaire du bureau ;
• Superviser les aspects de l’organisation logistique (invitations, réservations d’hôtel, réservation d’avions, visas, autorisations de circulations, locations de véhicules entre autres) pour les missions des équipes d’Expertise France (bureau mutualisé et siège) et des experts mandatés par Expertise France ;
• En cas de besoin et après un briefing préalable avec la chefferie de projet : assurer la sécurité de biens et des personnes ;
• Superviser la préparation administrative et logistique des réunions, ateliers, conférences, cérémonies et autres activités des projets du bureau mutualisé ;
• Superviser les dossiers de livraison d’équipements et matériels des projets du bureau mutualisé auprès des administrations de Douanes, Impôts, etc. et supervision de la préparation des réceptions et remises en conformité avec les procédures d’Expertise France ;

Appui aux opérateurs de mise en œuvre

• En lien avec les Chef.fes des projets, appuyer l’élaboration des accords de subventions ou de prestation de service avec les opérateurs de mise en œuvre ;
• Promouvoir auprès des opérateurs une culture de conformité, de transparence et de redevabilité dans la gestion des fonds ;
• Mettre en place un manuel de procédures projet à partager avec les responsables des subventions ou de prestation de service ;
• Former et renforcer la capacité de l’équipe finance et logistique sur les outils financiers et la bonne maitrise des procédures et règles à suivre dans le cadre du projet ;
• S’assurer de la mise en place par les opérateurs des règles et procédures administratives, financières et comptable prévues au titre du projet (Manuel de procédures) ;
• Vérifier les dossiers de dépenses et de marchés (contrôle des pièces comptables) avant le versement de la tranche suivante de la subvention par opérateurs ;
• Entretenir des échanges réguliers avec les opérateurs pour assurer la transmission dans les éléments administratifs, budgétaires et financiers dans les délais attendus ;
• Assurer le suivi des obligations contractuelles des prestataires et des opérateurs de mise en œuvre du programme ;
• Assurer les relations et renforcement continu des capacités des responsables de subventions ou de prestation de service.

Gestion des achats et des contrats 

La/le RAF assurera en lien avec les Chef.fes des Projets et la/le Chargé.e des Achats conformément aux règles et procédures de passation de marché d’Expertise France, la supervision de l’ensemble des fonds alloués pour les achats de biens, services et équipements et travaux et appuiera les projets dans la mise en œuvre du Plan de passation des contrats du projet. Elle/il assure un rôle de conseil et d’appui auprès des équipes projets sur les questions de passation de marchés et de gestion contractuelle.

Elle/il assure, appuie et encadre la/le Chargé.e des Achats sur :

• Le montage des Dossiers de Consultation Externe (DCE), s’assure de toute les validations requises pour chaque niveau de procédure et suit la rédaction des documents d’appels d’offre et au pilotage des processus de passation de marché (application des procédures de passation de marché, cadrage et lancement, suivi des appels d’offres, sélections des offres) en collaboration avec l’équipe du projet et le siège d’Expertise France ;
• La rédaction des différents contrats et/ou bons de commande des achats de biens, services et travaux ; Supervise la rédaction pour ceux relevant de la/du Chargé.e des Achats ;
• L’élaboration et à la mise en œuvre d’un système de gestion (archivage) et de suivi de l’exécution des contrats passés (préparation des dossiers de demande d’importation, documentation des livraisons des produits et leur remise au bénéficiaire).

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et peut être modifiée en fonction des besoins nécessaires à la bonne exécution des différents projets mis en œuvre par Expertise France au Burundi.