Descrição da missão

O/A Técnico/a de Subvenções intervém na coordenação administrativa e financeira das subvenções dos projetos. É o ponto de contacto com os beneficiários para as questões administrativas e financeiras relacionadas com a implementação da subvenção.

Preparação dos contratos de subvenção

Apoiar as equipas operacionais na elaboração prévia dos contratos de subvenção:

• Apoiar na estimativa da dotação orçamental; alinhar a estratégia e os objetivos com os recursos financeiros atribuídos;
• Apoiar na realização do diagnóstico de capacidades com o beneficiário e na organização dos comités de avaliação (com os Responsáveis dos polos da USP);
• Analisar as capacidades organizacionais e financeiras dos beneficiarios de subvenções; propor medidas ao Comité para analisar e mitigar os riscos identificados;
• Participar na estimativa das necessidades de acompanhamento do beneficiarios de subvenções para assegurar o reforço das suas competências;
• Recolher pedidos de esclarecimento e encaminhá-los para os serviços competentes;
• Assegurar a parametrização dos modelos de reporte financeiro fornecidos aos beneficiários.

Acompanhamento da implementação dos contratos de subvenção

• Apoiar a equipa de projeto na implementação de um plano de ação junto dos beneficiarios de subvenções, adaptado às capacidades de cada um;
• Assegurar a boa compreensão, por parte dos beneficiários de subvenções, da transferência de responsabilidade (implementação e financeira) e, em articulação com os Responsáveis dos polos transversais, dinamizar workshops de formação e acompanhamento com vista ao reforço de capacidades;
• Verificar a qualidade dos produtos entregáveis esperados (relatórios narrativos e financeiros), em ligação com a equipa de projeto;
• Utilizar diferentes ferramentas do beneficiário (previsões orçamentais, plano de contratação pública, plano de comunicação, etc.) para informar e alertar as equipas sobre o progresso dos contratos e eventuais desvios;
• Atuar como ponto de contacto para questões administrativas e financeiras;
• Desenvolver e atualizar um quadro de bordo de gestão administrativa dos contratos de subvenção;
• Propor melhorias para aumentar a qualidade dos Convites à Apresentação de Propostas ou para melhor acompanhar os beneficiarios de subvenções;
• Realizar pontos de situação regulares com o seu responsável e com os responsáveis de polo sobre o progresso dos contratos;
• Supervisionar as auditorias dos beneficiários;
• Garantir o registo contabilístico, pelo polo Financeiro, dos relatórios financeiros dos beneficiários e dos seus pedidos de pagamento.

Arquivo dos contratos

• Assegurar a formalização e assinatura adequada dos contratos de subvenção e respetivos anexos, bem como o correto arquivo dos documentos;
• Assegurar a recolha dos documentos resultantes dos procedimentos mencionados (provas de publicação, atas dos comités, notificações aos Promotores, etc.);
• Gestão documental dos projetos financiados por subvenção.