Basé(e) à Lomé, le/la Chargé.e d’appui opérationnel fera partie d’une équipe composée de collaborateurs basés à Lomé et en Afrique de l’Ouest (Sierra Leone, Guinée, Nigéria). Sous la supervision du Chef de projet et en coordination étroite avec l’Unité Support Projet (USP), le/la Chargé.e d’appui opérationnel assure un appui administratif, financier, et contractuel nécessaire à la mise en œuvre efficace et conforme du projet.

Il/elle contribue à la bonne exécution budgétaire et opérationnelle du projet, dans le respect des procédures d’Expertise France et des exigences du bailleur (AFD). À ce titre, il/elle joue un rôle central dans la sécurisation des dépenses, le suivi contractuel des expertises et prestataires, ainsi que dans la gestion et le suivi des subventions accordées aux organisations de la société civile (OSC).

Le/la Chargé.e d’appui opérationnel travaille en étroite collaboration avec l’équipe projet et l’USP, ainsi qu’avec les partenaires institutionnels et bénéficiaires de subventions, dans l’ensemble des pays d’intervention. A cette fin,des déplacements ponctuels peuvent être requis dans les régions d’intervention du projet.

Responsabilités principales 

1.       Suivi des subventions aux organisations de la société civile dans les pays d’intervention (≈ 60%)

• Appuyer la préparation des conventions de subvention et la formalisation des documents contractuels et outils de suivi interne
• Vérifier la conformité budgétaire et procédurale des dossiers avant engagement des subventions
• Assurer le suivi administratif et financier des subventions octroyées aux organisations de la société civile, incluant le contrôle des rapports narratifs et financiers
• Mettre à jour les tableaux de suivi des subventions et veiller au respect des échéances contractuelles
• Contribuer à la formation et à l’accompagnement des bénéficiaires sur les procédures de gestion financière et de justification des dépenses
• Participer à la préparation des audits ou contrôles relatifs aux subventions

2.       Gestion administrative et financière du projet (≈ 40%)

• Appuyer la mise en œuvre et le suivi de la gestion administrative et financière du projet, en lien avec le chef de projet et l’USP
• Participer à la consolidation du suivi budgétaire mensuel et veiller à la cohérence entre engagements, paiements et prévisions
• Contribuer à l’élaboration des prévisionnels budgétaires dans le cadre des exercices internes (RPP, BI, BR, clôtures semestrielles)
• Participer à la consolidation des rapports financiers à destination du bailleur, en lien avec l’USP
• Contribuer à la préparation et à la collecte des pièces justificatives lors des audits financiers
• Vérifier la conformité des pièces justificatives (factures, feuilles de temps, justificatifs de mission) pour les demandes de paiement des expert.es et des membres de l’équipe projet
• Assurer le suivi des paiements des expert.es et prestataires conformément aux dispositions contractuelles
• Assurer l’archivage physique et numérique des documents contractuels, financiers et techniques du projet
• Appuyer le chef de projet dans la gestion opérationnelle courante (comptes rendus, tableaux de bord, outils de suivi)

Ces missions ne présentent pas un caractère limitatif et pourront être adaptées en fonction des nécessités de service.