L’assistant·e de projet contribue à la Team Europe Initiative Women Leadership in the Public ICT Sector (WLICT), pilotée par Expertise France.

Au Bénin, dans le cadre de l’OS3, il/elle appuie la sécurisation de l’environnement numérique pour les femmes et les filles et la lutte contre les Violences Basées sur le Genre Facilitée par la Technologie (VBG-FT) au Bénin, au Nigéria et au Sénégal. L’assistant.e de projet sera placé.e sous l’autorité de la Coordinatrice de Composante (OS3), à Cotonou, à laquelle il/elle rend compte. L’assistant·e de projet sera également amené à travailler en étroite collaboration avec l’Unité de support de projets (USP) d’Expertise France Togo/Bénin basée à Cotonou.

L’assistant.e de projet sera notamment responsable du bon respect des procédures de l’agence pour le suivi financier et budgétaire, la gestion des dépenses et la gestion administrative de l’OS3. A ce titre, il/elle consolidera les données financières et budgétaires de la composante. De plus, il/elle appuiera les actions de communication, de visibilité et de production de contenus.

L’assistant.e de projet sera mobilisé.e à temps plein sur le projet et sera en charge de :

L’appui à la gestion financière et budgétaire des activités de la Composante OS3

·         Sous la coordination de la Coordinatrice de composante, et en lien avec le siège d’Expertise France, assurer le suivi des dépenses réalisées par Expertise France dans le cadre de son assistance technique avec les outils dédiés (JDD, X3, Atlas) et contribuer aux exercices de reporting financier interne – clôture financière, prévisions budgétaires, RPP, etc.

·         En lien avec le siège d’Expertise France et l’Unité Support Projet au Bénin, gérer les approvisionnements nécessaires du compte en banque et de la caisse, les paiements locaux, le suivi des dépenses, la collecte des pièces justificatives du terrain, etc.

·         Sous la coordination de la Coordinatrice de composante et en lien avec le siège d’Expertise France, élaborer les rapports financiers du projet, en respect des procédures internes et des obligations du projet ;

·         Contribuer à la réalisation des audits: élaboration des contrats d’audit, suivi et gestion des demandes des auditeurs, fourniture des pièces justificatives, etc. en respectant le calendrier et les deadlines du projet.

L’appui à la gestion logistique des activités de la composante OS3 au Bénin, Nigéria et au Sénégal

·         Gestion des formalités administratives et logistiques préalables aux déplacements des experts et des participants (demandes de visas, réservation des billets d’avion, réservation des hébergements, ordres de mission, autorisations de la sûreté, etc.) ;

·         Appui à l’organisation des évènements (relations prestataires et coordination des prestataires selon les évènements) ;

·         Paiement des perdiems aux experts ou bénéficiaires.

L’appui à la gestion administrative et contractuelle des activités de la composante OS3 au Bénin, Nigéria et au Sénégal

·         Appui auprès de la Coordinatrice de composante dans le suivi contractuel des prestataires de services (experts, fonctionnaires déployés, bureau d’étude, etc.) et des partenaires bénéficiaires des subventions pour la mise en œuvre du projet au Bénin, Nigéria et Sénégal : contribution aux passations de marché, préparation des contrats et des pièces contractuelles, paiement, suivi des jours de travail etc.

·         Gestion des tâches administratives inhérentes au déroulement des activités du projet au Bénin, Nigéria et Sénégal : Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives après le déroulement des activités et missions dans les pays prioritaires ou autres missions ;

·         Préparation des documents nécessaires pour la mise en œuvre des activités et à l’organisation d’évènements dans les trois pays prioritaires ou autres (séminaires, ateliers, comités de pilotages, etc.) et des missions à l'étranger des partenaires, experts et bénéficiaires.

·         En lien avec l’Unité Support Projet d’Expertise France, gérer les consommables et le matériel de fonctionnement (bureautique, informatique, téléphonie, etc.) de l’équipe au Bénin ;

·         Gestion de toutes autres tâches administratives inhérentes au déroulement des activités du projet.

L’appui à la communication, visibilité et contenus

·         Mettre en œuvre et suivre les activités de communication ;

·         Gérer et animer les réseaux sociaux liés au projet (planification, rédaction et publication de contenus) ;

·         Produire et/ou coordonner la production de contenus de communication : textes courts, visuels, supports de présentation, infographies ;

·         Réaliser des contenus audiovisuels simples (photos, vidéos courtes, interviews terrain) et assurer leur archivage et valorisation ;

·         Appuyer la capitalisation des activités (storytelling, témoignages, bonnes pratiques) ;

·         Veiller à une communication inclusive, sensible au genre et respectueuse des principes d’égalité femmes-hommes, notamment dans la représentation des bénéficiaires.

L’appui à l’archivage

·          Assurer l’archivage des documents administratifs de la composante (comptes rendus de missions, comptes rendus de réunions, TdR de formation, TdR de mission(s), bons de commande, factures, rapports techniques, etc.) ;

·         Réaliser des prises de notes et la rédaction de courriers, de documents administratifs simples et de comptes rendus de réunions.