Le/la Responsable Administratif et Financier (RAF) est placé·e sous la supervision directe de la Cheffe de projet Facilité 1325, Agenda Femmes, Paix et Sécurité. Le/la RAF intervient comme fonction d’appui stratégique et opérationnel au projet, en accompagnement permanent de la Cheffe de projet et des équipes de mise en œuvre (siège et terrain), en lien étroit avec les Unités de Support Projet (USP) basées dans les pays d’intervention du projet. Membre à part entière de l’équipe projet, le/la RAF contribue activement au pilotage du projet, à la sécurisation administrative, financière et contractuelle, ainsi qu’à la fluidité de la mise en œuvre, dans un environnement multi-acteurs et multi-pays. Le/la RAF accompagne la Cheffe de projet dans la traduction financière des orientations stratégiques, l’anticipation des contraintes, la gestion des risques et la redevabilité vis-à-vis des bailleurs et partenaires.

 De manière plus détaillée (bien que non exhaustive), le.la RAF assure les tâches et responsabilités suivantes :

Modification du projet : 

• -        Appuyer la Cheffe de projet dans la structuration financière des activités et des priorités du projet.
• -        Traduire les orientations stratégiques du projet en scénarios budgétaires opérationnels.
• -        Appuyer les ajustements budgétaires nécessaires à l’évolution du projet.
• -        Contribuer à l’analyse des risques financiers et opérationnels tout au long du projet.
• -        Sécuriser la cohérence entre objectifs, activités, budget et capacités de mise en œuvre.

Mise en œuvre du projet : 

1) Outils de gestion du projet

• -        Mettre à disposition de la Cheffe de projet et de l’équipe des outils de pilotage administratifs et financiers clairs et adaptés.
• -        Garantir la fiabilité des données financières nécessaires au pilotage du projet.
• -        Adapter les outils de suivi aux besoins opérationnels de l’équipe.
• -        Mettre à jour les informations et données identitaires du projet sous Atlas
• -        Utiliser et mettre à jour le Journal Des Dépenses (JDD) produit par l’application métier Atlas (mensuellement)                                                                                                                                  

2) Suivi financier         

• -        Appuyer la Cheffe de projet dans le pilotage financier des activités.
• -        Assurer le suivi budgétaire du projet (engagements, dépenses, écarts) en lien avec les unités de support projet (USP) basées dans les pays d’intervention du projet.
• -        Identifier et signaler de manière proactive les risques ou écarts budgétaires.
• -        Proposer des mesures correctives en appui au pilotage du projet.                                                                                                                                                                                                         

3)Comptabilité/trésorerie                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

• -        Assurer la coordination fonctionnelle avec les USP pour les paiements, remontées comptables et suivis financiers.
• -        Veiller à la fluidité des circuits financiers au service du calendrier du projet et au respect des délais.
• -        Appuyer l’équipe et les partenaires pour éviter les blocages administratifs ou financiers.
• -        S’assurer de la cohérence entre les données comptables et le suivi projet.                                                                   

4) Subventions et accompagnement des partenaires

• -        Appuyer la Cheffe de projet dans la gestion stratégique du dispositif de subventions.
• -        Appuyer la passation de marché et l’octroi de subvention aux OSC en lien avec la Cheffe de projet et l’équipe siège.
• -        Contribuer aux outils de gestion des subventions (tableau de suivi).
• -        Contribuer aux activités d’accompagnement des OSC bénéficiaires dans la gestion administrative et financière.
• -        Contrôler l’appropriation des procédures de gestion (conformité et vérification administrative) par les OSC bénéficiaires.
• -        Contrôler les rapports financiers, vérifier les demandes de versement et consolidation financière.

5) Reporting et Audits

• -        Veiller à l’application des exigences contractuelles du projet.    
• -        Assurer un premier contrôle de cohérence des rapports financiers.
• -        Produire et consolider les reportings financiers périodiques du projet.
• -        Appuyer la préparation des rapports financiers intermédiaires et finaux.
• -        Préparer et accompagner les audits financiers du projet.
• -        Suivre la mise en œuvre des recommandations d’audit.                                  

Transversal / RPP/PA-BI/ clôture comptable : 

 6) Revue de planification des projets (RPP)                                                                                                                                                                                                                                            

• -        Suivre la réalisation des exercices mensuels du projet.                                                                                       
• -        Vérifier la mise à jour du suivi financier par rapport à X3, et contrôler les cohérences du chiffre d’affaires (CA) et du réalisé au moment du reporting du projet.                                                                            

 7) Exercices Budgétaires : PA/BI- BR

• -        Contribuer aux travaux financiers des exercices budgétaires (Budget initial, Budget révisé, Prévision d’atterrissage,) pour le projet Facilité 1325

 8) Clôture comptable                                                                                                                                                                                                                  

• -        Contribuer à la préparation de la clôture comptable de leur projet (semestrielle et annuelle)