Au sein de l’unité Affaires stratégiques, sous la supervision hiérarchique du-e- responsable de pôle ou de son adjointe, et fonctionnelle du coordinateur d’unité, qui définit, oriente et encadre son rôle au sein des équipes, l’assistant-e de projets vient en appui sur la gestion des tâches administratives et de secrétariat, sur la logistique, la gestion budgétaire ainsi que la communication sur un portefeuille défini de projets.

 Gestion logistique :

• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études …) ;
• Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,... ;
• Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité ;
• Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation…;
• Applique les procédures d’achat interne et externe.

Gestion administrative

• Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
• Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques ;
• Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services ;
• Publie les offres d’emploi et d’appels à experts, appuie aux aspects administratifs des recrutements lorsque nécessaire ;
• Appuie à la constitution et l’animation du vivier d’expert, en étroite coordination avec le coordinateur d’unité ;
• Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité interne ;
• Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions, lorsque nécessaire, depuis le siège ou en appui des équipes terrain.

Gestion budgétaire, financière et comptable

• Mène ou appuie à la vérification de la conformité des pièces justificatives de dépenses siège, des justificatifs terrain et/ou partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes ;
• Contribue, lorsque nécessaire, à l'élaboration des rapports financiers auprès des bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture…) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ chargés de projets administratif ;
• Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ chargé.es de projets administratif et financier, le/s responsable.s administratif et financier des projets ;
• Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain ;
• Tient à jour les tableaux de bord existants ;
• Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).

Communication

• Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …).

Appui transversal

• Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc…) et du département.