Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau Mutualisé (BM) d’Expertise France au Cameroun, sous la supervision du Responsable des Services Supports (RSS) sur le terrain et en lien avec le Département des Affaires Juridiques au siège d’Expertise France à Paris, le/la Chargé.e des Achats-Contrats est responsable de :

• Réaliser des passations de marché pour le BM ainsi que pour les différents projets hébergés au sein du BM ;
• Assurer le suivi des contrats et subventions signés ;
• Appuyer les porteurs de projets sur les aspects achats et contrats.

De manière détaillée, mais non exhaustive, ses tâches seront :

Contractualisation et gestion des contrats

• Élaborer et actualiser le Plan de Passation des Contrats (PPC) du BM ;
• Identifier, avec les équipes techniques, les besoins annuels et prévisionnels (expertise, services, logistique, équipements) ;
• Définir les procédures applicables en fonction des seuils EF ;
• Réceptionner et analyser les demandes d’achat des équipes ;
• Participer à l’élaboration des cahiers des charges administratif et technique en lien avec les demandeurs ;
• Définir les critères de sélection en concertation avec les demandeurs (chefs de projets, RSS) ;
• Préparer les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE) : pièces administratives ; relecture des spécifications techniques ; grilles d’évaluation ;
• Mettre en ligne les appels d’offres sur la plateforme de dématérialisation des achats ;
• Mettre en œuvre les achats dans le respect des règles et procédures de validation établies par Expertise France et le bailleur de fonds ;
• Suivre la publication des consultations selon les seuils ;
• Piloter l’analyse des offres avec les prescripteurs et assurer la traçabilité de toutes les étapes ;
• Conduire les négociations (prix, délais, garanties) dans le respect de la réglementation ;
• Préparer les rapports de sélection et s’assurer des validations juridiques nécessaires ;
• Rédiger et/ou finaliser les contrats, commandes, notifications et avenants ;
• Mettre en place les contrats-cadres (logistique, consultants, locations, transport de personnes, évènementiel, fournitures de bureaux, interprète, etc.) en lien avec les besoins du bureau et des projets ;
• Assurer une veille sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix) ;
• Gérer la matrice des risques contractuels et les mécanismes de pénalités.

Suivi d’exécution et performance contractuelle

• Assurer le suivi de l’exécution des contrats-cadre et de prestation de service : livrables, délais, conformité technique ;
• Gérer les bons de commande liés aux contrats-cadres ;
• Tenir à jour le PPC et les échéanciers (livrables, échéances de paiement, renouvellements) ;
• Appuyer le RAF pour le suivi des factures uniquement sur la partie conformité contractuelle ;
• S’assurer que le format et les informations reportées sur les devis et factures sont conformes ;
• Gérer les opérations de vérification, de réception des fournitures ou livrables, remise de rapports narratifs et/ou financiers selon les besoins ;
• Initier les créations de fiches/comptes de tiers qui seront soumis au pôle finances pour vérification et transmission au Siège pour validation ;
• Rédiger des avenants en fonction des besoins ;
• Assurer le respect des règles de l’Agence.

Conformité juridique et contrôle interne

• Être le point focal juridique achats/contrats pour le BM ;
• Préparer, gérer et archiver les dossiers contractuels et administratifs, en lien avec les équipes projets et support ;
• Préparer et justifier les procédures en cas d’audit, et veiller à la mise en œuvre des recommandations ;
• Contribuer au manuel des procédures du projet (partie achats/contrats) ;
• Veiller au respect des cadres juridiques et administratifs nationaux (fiscalité, droit du travail, passation des marchés, etc.) ;
• Assurer la sécurisation juridique des contrats et la conformité avec les règles EF ;
• Suivre les évolutions de la législation locale pertinentes pour les opérations d’EF et veiller à l’actualisation des procédures internes en conséquence.

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités du Bureau mutualisé (BM) et la nécessité de pouvoir s’y adapter. De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.