La mission a pour objectif d’appuyer la mise en œuvre des activités infrastructures, équipements et maintenance d’Expertise France, et de produire un guide pratique de référence pour encadrer et harmoniser ces interventions.

 Objectifs spécifiques

•  Structurer et consolider les outils, processus et référentiels nécessaires à la montée en puissance des activités IEM, en étroite collaboration avec les équipes techniques et les chefs de projet ;
•  Renforcer les capacités et la coordination opérationnelle des équipes techniques d’Expertise France afin d’assurer une mise en œuvre maîtrisée et durable des activités IEM ;
•  Réaliser/appuyer le pilotage technique et stratégique des opérations IEM, notamment en matière de planification, de suivi des activités, de suivi administratif et financier et de gestion des risques ;
•   Développer une approche intégrée de suivi et d’analyse, à travers la mise en place d’indicateurs, tableaux de bord et formats de reporting renforçant la visibilité et la redevabilité d’Expertise France auprès des bailleurs ;
•   Capitaliser les acquis à travers l’élaboration d’un guide pratique de référence structurant et harmonisant l’ensemble des étapes et méthodes applicables aux activités d’infrastructures

Résultats à atteindre

•  Le cadre opérationnel IEM est consolidé : outils, processus, référentiels et espaces de travail harmonisés, partagés et adoptés par les équipes ;
•  Les équipes techniques sont renforcées et mieux coordonnées : capacités techniques améliorées, routines de coordination installées et interfaces de travail clarifiées ;
•  Le pilotage du portefeuille IEM est unifié et structuré : planification, suivi des activités, suivi financier, analyse des risques : les respects de la qualité, du coût et des délais sont assurés ;
•  La visibilité et la redevabilité envers les bailleurs sont renforcées : indicateurs, tableaux de bord et formats de reporting harmonisés ;
•  Les retours d’expérience sont formalisés et un guide pratique de référence produit pour harmoniser durablement les pratiques IEM.
   Description de la mission

 Activités prévues

• Structuration et consolidation du cadre opérationnel IEM
  -    Proposer un cadre opérationnel fonctionnel et adopté par les équipes ;
  -    Mettre à jour ou créer les outils nécessaires : trames, checklists, grilles techniques ;
  -    Structurer et organiser un espace documentaire centralisé et définir ses règles de gestion ;
  -    Appuyer la diffusion et l’appropriation des outils et processus par les équipes.
• Renforcement des capacités et coordination des équipes techniques
  -    Identifier les besoins en formation des équipes techniques EF ;
  -    Concevoir et animer des modules de formation ciblés (travaux, maintenance, équipements, gestion contractuelle) ;
  -    Mettre en place des routines de coordination technique (réunions périodiques, points d’avancement, matrices RACI) ;
  -    Appuyer les équipes dans la structuration et le suivi des tâches opérationnelles.
•  Pilotage technique et stratégique
  -    Élaborer/appuyer la planification macro et détaillée des activités IEM ;
  -    Mettre en place une méthodologie de gestion des risques et en assurer le suivi ;
  -    Pilotage de la mise en œuvre des activités : études préalables, appels d’offres, études, travaux, réceptions, acquisition et réceptions des équipements ;
  -    Assurer la budgétisation et le suivi des dépenses des activités IEM ;
  -    Appuyer la préparation des jalons administratifs des activités : revues, clôtures.
• Suivi des indicateurs, reporting et redevabilité
  -    Identifier les indicateurs pertinents pour suivre les activités IEM ;
  -    Structurer les méthodes de collecte, vérification et consolidation des données ;
  -    Développer des tableaux de bord adaptés aux besoins internes et aux bailleurs.
• Capitalisation et élaboration du guide pratique IEM
  -    Mener une revue documentaire et humaine des procédures et pratiques internes/externe existantes ;
  -    Rédiger un guide complet : gouvernance, planification, exécution, sécurité, indicateurs, reporting ;
  -    Produire des fiches pratiques opérationnelles (checklists, processus pas-à-pas, bonnes pratiques) ;
  -    Organiser un atelier de validation et intégrer les retours ;
  -    Élaborer un plan de diffusion et d’appropriation du guide.
•  Périmètre de la mission

La mission couvrira l’accompagnement du portefeuille IEM d’Expertise France en Guinée, incluant les projets suivants :
-    Accompagnement, Mobilité, Insertions et Sensibilisation – AMIS ;
-    Programme d’Appui à la Mobilisation des Ressources Intérieures et aux corps de Contrôle en Guinée – AMRIC ;
-    Projet d’Établissements des Fondamentaux de la Filière Avicole en Guinée – PEFFAG ;
-    Projet d’Appui à la Santé – PASA1
-    Programme d’Appui à la Réforme du secteur de la Justice en République de Guinée – PARJU ;
-    Musée National de Guinée – MNG.

Liste ajustable par bon de commande selon les besoins d’Expertise France et les projets.

La mission couvre également l’élaboration, mise en page et édition digitale d’un guide pratique structurant et harmonisant l’ensemble des étapes et méthodes applicables aux activités d’infrastructures d’Expertise France.

   Livrables attendus

•  Plan de démarrage et organisation
  -    Note méthodologique détaillant l’approche, les outils mobilisés et le calendrier prévisionnel ;
  -    Plan de coordination avec les équipes Expertise France et les projets concernés.
•  Outils, référentiels et processus opérationnels consolidés
  -    Kit opérationnel complet (check-lists, canevas, outils) ;
  -    Structuration des espaces de travail partagés.
• Programme de renforcement de capacités
  -    Plan de formation détaillé ;
  -    Supports pédagogiques (présentations, fiches pratiques) ;
  -    Rapports de sessions de formation et évaluations.
•  Pilotage des activités
  -    Planification unifiée du portefeuille ;
  -    Tableau de bord semestriel des activités IEM ;
  -    Suivis budgétaires y compris prévisionnels par projet ;
  -    Note de suivi trimestriel présentant les progrès, alertes et actions correctives par projet.
• Suivi-évaluation, visibilité et redevabilité
  -    Système d’indicateurs institutionnels et opérationnels ;
  -    Tableaux de bord automatisés.
• Capitalisation et guide pratique de référence IEM
  -    Fiches de bonnes pratiques issues des projets ;
  -    Version complète incluant principes, processus, rôles et outils ;
  -    Annexes opérationnelles prêtes à l’usage ;
  -    Version PDF finalisée + version éditable.
• Rapport final de mission
  -    Rapport final de la mission ;
  -    Perspectives.

Coordination 

Le prestataire désignera un interlocuteur unique pour la mise en œuvre de projet.

M. Nicolas Huet, Directeur Pays Guinée sera l’interlocuteur unique du prestataire pour Expertise France

Une réunion de lancement se tiendra après la notification du contrat.

Une coordination étroite avec les équipes projet concernées, devra impérativement être mise en place dès la préparation des missions et jusqu’à leur finalisation.