PRINCIPALES RESPONSABILITES:

1. Appui administratif, financier et logistique des projets désignés

Cet appui administratif, financier et logistique comprend, selon les besoins, les éléments ci-après: 

Gestion budgétaire, comptable et financière:

Gestion des achats du projet:

• Préparation des demandes de paiement des fournisseurs, consultants et collaborateurs, en veillant à l'exactitude et à la validité des informations et des pièces justificatives;
• Vérification de la conformité des notes de frais, factures et remboursements liés aux missions d'experts et collaborateurs;
• Suivi des paiements;
• Préparation et suivi des avances et de leurs soldes;
• Contrôle des opérations comptables et des rapprochements bancaires

Préparation et suivi budgétaire: mise à jour et maintenance des outils de suivi budgétaire (suivi et planification financiers)

Contribution à l'élaboration des rapports financiers destinés aux bailleurs et aux exercices de comptabilité et de budgétisation internes, en collaboration avec le/la coordinateur/trice de projet et l'équipe d'appui à Paris

Participation aux audits, évaluations et revues financières, en collaboration avec le coordinateur/trice de projet et les équipes d'appui à Paris

Présentation des rapports financiers à la Direction de Pôle

Contribution à l'analyse de l'environnement opérationnel

Contribution à l'élaboration des rapports d'évaluation des risques

Contribution à l'analyse régulière de l'environnement interne

Contribution aux réseaux de connaissances par le partage d'informations sur la gestion financière et les bonnes pratiques

Gestion administrative et des contrats

Suivi des engagements (contrats et accords)

Préparation des contrats

Gestion des relations avec les fournisseurs, prestataires de services et consultants

Veiller à ce que tous les documents officiels soient préparés et conservés dans les dossiers du projet pour consultation et archivage

Contribuer à la publication des appels d'offres et des fiches de poste

2. Formation et renforcement de compétences

Anime des formations (en Français et en Anglais) – en groupe ou individuelles – sur les procédures administratives, financières et logistiques mission d’Expertise France, au Siège d’Expertise France à Paris ou sur le terrain, pour les nouveaux arrivants (responsable administratif et financier, assistant.e de projets, chef.fe de projets…)

Anime des séances de renforcement de compétences (séance « coaching »), pour les membres du personnel administratif et financier déjà familiers des procédures Expertise France, mais ayant besoin de rappels

3. Permanences administratives et financières

Assure des permanences administratives et financières lorsque le personnel administratif et financier du pôle n'est pas disponible (congés, arrêt maladie, etc.)

4. Appui au recrutement dans le cadre des projets

Conception et mise à jour des exercices de recrutement pour les profils administratifs et financiers

Correction d'exercices