Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau Mutualisé (BM) d’Expertise France au Cameroun, sous la responsabilité hiérarchique directe du Responsable des Services Supports (RSS) sur le terrain et la supervision fonctionnelle du Département des Affaires Financières au siège d’Expertise France à Paris, le/la Responsable Administratif et Financier (RAF) assure le management du pôle administratif et financier du BM. Elle/il est chargé.e de l’application et du suivi des procédures de gestion administrative et financière au niveau du pays, et des nouveaux outils de gestion interne. Elle/il est responsable de la gestion de la trésorerie (transferts d’argent, paiements aux donateurs, etc.) au niveau du bureau, de préparer les rapports financiers internes et externes et les audits y afférents, ainsi que d’effectuer le suivi du budget du BM. Le/la RAF supervise la gestion administrative du bureau (procédures, archivage, factures, obligations administratives nationales, etc.).

De manière détaillée, mais non exhaustive, ses tâches seront :

Gestion financière et budgétaire :

• Assurer la disponibilité des informations contractuelles et financières ;
• Préparer et assurer le suivi financier opérationnel des projets selon les formats établis à Expertise France, sous la supervision du Responsable des Services Supports ;
• Assurer le contrôle du suivi financier mensuel (affectation des dépenses, consommations, prévisions, etc.) ;
• Assurer la préparation des rapports internes sur une base mensuelle pour les chefs de projet / ou en appui au siège ;
• Assurer la préparation des rapports externes (bailleurs de fonds), pour validation par les chef.fes de projet et le siège ;
• Appuyer la préparation des exercices budgétaires mensuels et annuels (budget initial, budgets révisés, prévisions d’atterrissage), sous la coordination du RSS ;
• Suivre les allocations analytiques des centres de coûts et du personnel pour les différents projets ;
• Proposer et mettre en œuvre les contrôles nécessaires pour assurer la fiabilité des données financières ;
• Soutenir les projets dans la préparation de leurs prévisions de dépenses ;
• Assister les chef.fes de projet dans la préparation des budgets pour les nouveaux projets ou les amendements budgétaires ainsi que pour les analyses internes de rentabilité ;
• Assurer le suivi financier et comptable des subventions ;
• Assurer la gestion opérationnelle de la paie et le contrôle de premier niveau, en lien avec le RSS.

Gestion de la comptabilité : 

• Veiller à la mise en œuvre des procédures de paiement et des bonnes pratiques d'enregistrement comptable ;
• Contrôler les journaux de banque et de caisse, y compris la mise en œuvre de contrôles inopinés ;
• Préparer le dossier comptable mensuel et le transmettre au siège, après validation par le Responsable des Services Supports ;
• Contrôler les pièces comptables avant leur envoi au siège ;
• Vérification de la cohérence des données comptables (description, codes comptables, codes analytiques, taux de change, etc) ;
• Superviser le contrôle des pièces comptables ;
• Assurer le respect de la politique d'archivage des documents comptables ;
• Préparer les documents de clôture comptable mensuels, trimestriels et annuels ;
• Effectuer les clôtures comptables semestrielles avec l'équipe administrative et sous la supervision du responsable du BM (dépenses engagées et imputations analytiques et comptables, dons en nature, immobilisation de matériel, etc.).

Gestion des comptes bancaires :

• Consolider et analyser les prévisions de trésorerie par projet, pour validation par le Responsable des Services Supports ;
• Après validation par le responsable du BM, les envoyer au siège et suivre la réception des fonds avec le comptable-trésorier.

Gestion Administrative :

• Superviser et contrôler la mise en œuvre des règles et procédures administratives et financières ;
• Proposer et participer à l'élaboration ou à l'amélioration des procédures administratives ;
• Superviser et contrôler le respect du calendrier administratif ;
• Superviser l'archivage physique et numérique ;
• Assurer le suivi des contrats de bureau (location, accords-cadres, etc.) en collaboration avec le service des achats et les services concernés du siège :
• Apporter un soutien aux équipes logistiques et achats (procédures, évaluation, négociation, etc.) ;
• Suivre l'évolution des lois et politiques comptables et financières nationales ;
• Coordonner les déclarations et le paiement des taxes ;
• Assister les chef.fes de projet dans la préparation et le développement de projets.

Contrôle interne, audit et conformité

• Mettre en œuvre les procédures de contrôle interne et veiller à leur application opérationnelle ;
• Identifier les risques financiers et opérationnels et proposer des mesures d’atténuation ;
• Promouvoir une culture de redevabilité, de conformité et de transparence financière au sein du BM ;
• Effectuer une veille des règles/normes administratives nationales ;
• Participer aux audits (internes, externes et projets), notamment par la fourniture des pièces justificatives ;
• Appuyer les processus d’audit et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations ;
• Garantir la conformité de toutes les activités financières avec les procédures EF, la législation nationale et les exigences des bailleurs de fonds, et proposer des mesures correctives si nécessaire.

Gestion d’équipe et management :

• Préparer et suivre les calendriers pour les équipes administratives et financières ;
• Évaluer les performances du personnel sous sa supervision directe ;
• Superviser la bonne mise en œuvre des plannings de son équipe ;
• Former les équipes administration-finance aux procédures ;
• Organiser des ateliers de formation sur des thèmes en fonction des besoins identifiés ;
• Participer au briefing des nouveaux arrivants. 

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités du Bureau mutualisé (BM) et la nécessité de pouvoir s’y adapter. De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.