Au sein de l’équipe de Support Projets du Bureau Mutualisé (BM) d’Expertise France au Cameroun, sous la supervision du chef de projet Lead  sur le terrain, et en lien avec le/la responsable de pôle du projet lead, le Département des Affaires Financières, la Direction des Moyens Généraux et le Département Sécurité des Opérations au siège d’Expertise France à Paris, le/la Responsable des Services Supports est responsable d’assurer le fonctionnement efficace du bureau mutualisé, en mettant l’accent sur la supervision stratégique, administrative et financière. Il/elle veille au respect des procédures de l’Agence et des exigences des bailleurs de fonds, tout en favorisant la coordination et la cohérence opérationnelle entre l’ensemble des projets.

De manière détaillée, mais non exhaustive, ses tâches seront :

Gestion stratégique du bureau

• Piloter la mise en place, la structuration et le fonctionnement du bureau EF, en étroite coordination avec le siège (HQ) et les équipes projets ;
• Définir et mettre en œuvre des cadres de coordination (par ex. matrices des rôles et responsabilités, outils de planification) afin d’assurer une collaboration efficace entre les services support, les équipes projets et le siège ;
• Veiller à la mutualisation et à l’harmonisation des services support au bénéfice de l’ensemble des projets ;
• Gérer l’organisation de la vie du bureau (secrétariat, organisation de réunions, prise de comptes rendus, suivi des actions et objectifs) ;
• Superviser les opérations quotidiennes du bureau, y compris les infrastructures, l’informatique, les équipements et les services généraux ;
• Veiller à ce que tous les projets bénéficient de services support appropriés, efficaces et harmonisés.

Supervision des services support

• Diriger et gérer l’équipe des services support (finance, logistique, sécurité, administration) ;
• Superviser les processus de ressources humaines : recrutement, intégration, répartition des tâches, évaluation de la performance et développement professionnel ;
• Définir les objectifs des équipes, coordonner les flux de travail et animer les réunions de coordination afin de renforcer la communication interne et les synergies inter-équipes ;
• Favoriser un environnement de travail performant, inclusif et collaboratif, en cohérence avec la stratégie de décentralisation d’EF.

Planification et supervision financières

• Superviser la préparation, la consolidation et le suivi des budgets, en veillant au respect des contrats bailleurs et des procédures d’EF ;
• Superviser l’exécution budgétaire, l’exactitude des prévisions, l’imputation des coûts et le suivi de la performance financière de l’ensemble des projets ;
• Examiner et valider les rapports financiers (internes et bailleurs) et garantir la préparation aux audits.

Supervision de la comptabilité et de la trésorerie

• Superviser les opérations comptables, valider les clôtures mensuelles et garantir l’exactitude analytique et la conformité ;
• Valider le reporting comptable mensuel destiné au siège d’EF, en veillant au respect des procédures internes d’archivage et de reporting ;
• Superviser les opérations de trésorerie : approuver les prévisions de flux de trésorerie, superviser les transferts de fonds et garantir la liquidité ainsi que la sécurité des fonds ;
• Veiller à la mise à jour du suivi des couts mutualisés (centre de coût FGT) ;
• Valider les demandes d’approvisionnement ;
• Veiller à la remontée des packs comptables (réalisé par la personne en charge de la comptabilité mutualisée) ;
• Veiller à la mise à jour de la clef de répartition.

Gestion des achats et des subventions

• Appuyer et conseiller les équipes projets dans la planification et la mise en œuvre des achats, en garantissant la conformité aux exigences des bailleurs et aux procédures internes ;
• Assurer le suivi des contrats (baux, accords-cadres, contrats de services, bons de commande, subventions), en coordination avec le siège et les équipes terrain ;
• Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des plans de passation de marchés et de contrats ;
• Garantir le contrôle interne des processus d’achats (ex ante et ex post), en lien avec le siège ;
• Appuyer le suivi de la conformité de la mise en œuvre des contrats (livrables, calendriers, échéanciers de paiement) et contribuer à la gestion des risques ;
• Participer aux audits liés aux achats et aux subventions et veiller à la mise en œuvre des recommandations.

Contrôle interne et conformité

• Veiller à la mise en place et au bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne ;
• Veiller au respect des procédures internes, des exigences des bailleurs et de la législation nationale, et proposer des mesures correctives si nécessaire ;
• Superviser l’ensemble des processus d’audit (internes, externes, bailleurs) et assurer le suivi des recommandations;
• Promouvoir une culture de redevabilité, de conformité et de gestion des risques, et proposer des améliorations des systèmes de contrôle interne et des dispositifs opérationnels ;
• Identifier les risques financiers et opérationnels et proposer des mesures d’atténuation ;
• Effectuer une veille des règles/normes administratives nationales.

Gestion logistique et sécurité

• Superviser les opérations logistiques liées aux locaux du bureau, aux déplacements du personnel, au véhicule de service, au suivi des actifs et à la chaîne d’approvisionnement, en conformité avec les procédures d’Expertise France ;
• Veiller à la mise en œuvre, à l’application et à la mise à jour régulière des procédures logistiques conformément aux procédures d’EF au Cameroun ;
• Superviser le respect des protocoles de sûreté et de sécurité d’Expertise France, en coordination avec le Coordonnateur régional sur le terrain et le Département Sécurité des Opérations au siège ;
• Contribuer à l’élaboration, à l’adaptation locale et à la mise à jour régulière du plan de gestion de la sécurité du bureau ainsi que des mécanismes de notification des incidents.

Supervision administrative, juridique et réglementaire

• Veiller au respect des cadres juridiques et administratifs nationaux (fiscalité, droit du travail, passation des marchés, etc.) ;
• Superviser la gestion des contrats au niveau du bureau (par ex. baux, contrats de services et accords-cadres), en coordination avec le/la Chargé.e Achat-Contrat du BM et le Département des Affaires Juridiques au siège d’EF ;
• Assure un lien avec le siège pour toutes informations pertinentes relatives à la gestion du BM ;
• Suivre les évolutions de la législation locale pertinentes pour les opérations d’EF et veiller à l’actualisation des procédures internes en conséquence ;
• Entretenir des relations constructives avec les autorités nationales compétentes, conformément au positionnement institutionnel du Groupe AFD.

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités du Bureau mutualisé (BM) et la nécessité de pouvoir s’y adapter. De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.